Приказ Минобороны РФ от 04.07.1996 N 270

Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации

Воинским частям (учреждениям) и государственным органам архивные справки могут быть выданы и по официально не оформленным и не заверенным документам (неподписанный список, проект приказа, незаверенная автобиография и т.п.), о чем указывается в выдаваемом документе.

307. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется архивная справка.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметов запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

308. Архивные копии изготовляются архивами путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.

При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.

О снятии копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.

Архивные копии и выписки из документов высылаются при сопроводительных письмах.

309. Исполненные архивные справки сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:

в окружных и флотских архивах - начальниками архивов;

в центральных архивах, архиве Ракетных войск стратегического назначения и архиве военно-медицинских документов - начальниками отделов (архивохранилищ) и отделений.

310. Архивные справки при высылке их отдельным гражданам, а также в адрес органов социального обеспечения заверяются гербовой печатью архива.

Архивные справки по вопросам социально-правового характера, не содержащие государственной тайны, а также личные документы (свидетельства о рождении, браке, об образовании, дипломы, трудовые книжки и др.) могут выдаваться архивами на руки заявителям с разрешения должностных лиц, указанных в ст. 309 настоящего Наставления.

Копии архивных справок (без штампа и печати архива) остаются в архиве и заверяются исполнителями.

Архивные справки в адрес "до востребования" архивами не высылаются.

311. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

Если запрос или заявление содержат не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные данные.

312. При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (учреждения) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

313. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, архивами не исполняются. Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и учреждения, государственные органы и общественные организации направляют в архивы своих представителей. Допуск этих лиц к архивным документам осуществляется в порядке, изложенном в ст. ст. 266 - 267 настоящего Наставления.

ГЛАВА X

КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ И РАБОТОЙ АРХИВОВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

314. Штабы и управления всех степеней обязаны систематически проверять состояние и работу подчиненных архивов, а также порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (учреждениях).

ИАиВМЦ совместно с ЦАМО и ЦВМА проверяют состояние и работу окружных и флотских архивов не реже одного раза в 5 лет.

315. Проверка архивов может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивами, или по отдельным видам их работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка. В необходимых случаях по итогам может издаваться приказ.

316. Представители Росархива допускаются к проверке состояния и обеспечения сохранности и использования документов в центральных архивах по согласованию с Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации и при наличии специальных удостоверений.

317. Начальники центральных архивов один раз в 3 года к 30 декабря отчетного года представляют в Росархив паспорта архивов (форма N 4), предварительно согласованные с начальником ИАиВМЦ, а начальники округов и группы войск в соответствии с Табелем срочных донесений ежегодно представляют в ЦАМО доклады о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год. Начальники архивов флотов и флотилий аналогичные доклады представляют в ЦВМА.

Доклады составляются в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:

а) состояние архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и кубатура архивохранилищ, общая емкость архивохранилищ и наличие свободных площадей для приема архивных дел);

б) движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения. Наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временных сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в центральные архивы, крайние даты дел, количество фондов);

в) состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных писем и запросов, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);

г) какая проведена работа по проверке хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (учреждениях);

д) устранение недочетов, отмеченных в актах проверки архива;

е) штат и укомплектованность архива личным составом;

ж) предложения по улучшению работы архива.

318. Начальники ЦАМО и ЦВМА (последний через Главный штаб Военно-Морского Флота) ежегодно к 1 февраля представляют в ИАиВМЦ доклады о работе и состоянии центральных, окружных и флотских архивов.

Аналогичные доклады представляют в ИАиВМЦ начальник архива Ракетных войск стратегического назначения (через Главный штаб Ракетных войск стратегического назначения) и начальник архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (через Главное военно - медицинское управление Министерства обороны Российской Федерации).

319. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на хранении в архивах Министерства обороны Российской Федерации, по истечении 75-летнего срока хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы <*>.

--------------------------------

<*> В необходимых случаях сроки хранения документов в архивах Министерства обороны Российской Федерации могут быть продлены Росархивом по согласованию с Министерством обороны Российской Федерации.

Передача документов в государственные архивы производится по акту (форма N 38). Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву - приемщику, а второй - остается у архива - сдатчика.

Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Росархивом.

ГЛАВА XI

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОВ

А. Общие положения

320. Работа архивов Вооруженных Сил Российской Федерации организуется в соответствии с положениями об архивах.

Положения о центральных архивах вводятся в действие приказами министра обороны Российской Федерации.

Положение об архиве Ракетных войск стратегического назначения утверждается начальником Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения.

Положения об окружных и флотских архивах утверждаются начальниками штабов, в подчинении которых находятся эти архивы.

321. Положения о структурных подразделениях центральных архивов (отделах, архивохранилищах, отделениях) разрабатываются на основании положений о центральных архивах и утверждаются начальниками архивов.

322. На имеющиеся в архивах должности согласно штатным расписаниям (за исключением должности начальника архива) составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников архивов.

Должностные инструкции утверждаются:

в центральных архивах - начальниками этих архивов;

в архиве Ракетных войск стратегического назначения - заместителем начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения;

в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся эти архивы.

Б. Методическая работа

323. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.

324. Основными формами методической работы являются:

составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;

обсуждение и решение методических вопросов на методической и экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях;

изучение и обобщение передового опыта;

методическая помощь сотрудникам архива;

методическая помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях, по вопросам формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в архивы.

325. Методические пособия по направлениям и видам работ архивов Вооруженных Сил Российской Федерации создаются на основе нормативно-методических документов Росархива и научных разработок Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. При подготовке методических пособий учитывается и обобщается имеющийся опыт работы.

326. В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов. В пособии определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.

327. Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации и перечни документов со сроками их хранения согласовываются с Росархивом и вводятся в действие приказами министра обороны Российской Федерации.

Методические пособия, разработанные архивами для внутреннего пользования, вводятся в действие приказами начальников архивов.

328. Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работ в центральных архивах создаются методические комиссии. Состав комиссий и положения о них утверждаются начальниками архивов.

В. Планирование работы

329. В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации составляются:

годовые планы работы центральных архивов, архива Ракетных войск стратегического назначения и архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

годовые и месячные планы работы окружных и флотских архивов;

годовые и месячные планы работы подразделений архивов (отделов, архивохранилищ, отделений, лабораторий).

330. Годовое планирование работы архивов производится на основе определения главных задач работы архивов на планируемый год. Планы разрабатываются в соответствии с приказами министра обороны Российской Федерации, директивами начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

331. Годовой план работы архива составляется с указанием конкретных видов работ (форма N 43).

По каждому виду работы определяется его объем. В случае если объем работ показать невозможно, их трудоемкость выражается только затратой времени.

Для определения бюджета времени, который необходимо затратить на выполнение видов работ в предусмотренном планом объеме, следует использовать Нормы времени и нормы выработки на виды работ, проводимые в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждены начальником ИАиВМЦ.

К плану прилагается расчет рабочего времени личного состава архива, в котором указываются количество сотрудников в архиве по штату и общий бюджет рабочего времени.

Годовые и месячные планы работы составляются по единым формам и показателям.

План работы архива утверждается начальником, которому непосредственно подчинен архив.

Г. Работа с кадрами

332. Подбор кадров, расстановка и использование сотрудников архивов осуществляются в соответствии с задачами архивов, их организационно-штатной структурой и квалификационными характеристиками должностей.

333. В целях повышения уровня знаний и совершенствования профессиональных навыков сотрудников архива проводятся мероприятия по повышению их квалификации. Формы повышения квалификации (курсы переподготовки, совещания, лекции, семинары и другие мероприятия) определяются годовыми планами работы архивов.

334. Для вновь принятых в архив сотрудников обязателен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.

Д. Учет труда и отчетность

335. Учет труда в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации ведется в табеле учета рабочего времени сотрудников архива и в листах учета ежедневной работы.

Табельный учет является основой для контроля за использованием рабочего времени и начисления заработной платы. Лист учета ежедневной работы является учетным и отчетным документом сотрудника, по которому определяются ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки и времени, процент выполнения плана и производительность труда.

336. Отчетность, так же как и планирование, является одной из функций управления, от постановки и правильного ведения которой зависит организация работы архивов, ее эффективность.

337. По итогам работы архивами, а также их подразделениями (отделами, архивохранилищами, отделениями и лабораториями) составляются отчеты о выполнении годового плана работы. Сведения о выполнении годового плана включаются в ежегодный доклад о проделанной работе за истекший год.

Начальник Историко-архивного
и военно-мемориального центра
Генерального штаба Вооруженных Сил
Российской Федерации,
полковник
Ю.СЕМИН

Приложение
к Наставлению по архивному делу
в Вооруженных Силах
Российской Федерации,
утвержденному Приказом
Министра обороны
Российской Федерации
от 4 июля 1996 г. N 270

ОБРАЗЦЫ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В АРХИВАХ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Форма N 1
к статьям 41, 44, 45 Наставления

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБЛОЖКИ (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА) СЕКРЕТНОГО ДЕЛА

                                                 Хранить постоянно
                                                             Ст. 4
                                                         Инв. N 15
                                          ________________________
                                                (гриф секретности)

            МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

               2 гвардейский механизированный полк
             с 14.05.93 2 гвардейский мотострелковый
                   полк (войсковая часть 00000)
           ____________________________________________
            (наименование воинской части, учреждения)

                             ДЕЛО N 5
            ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ
                            N 1 - 100
           ____________________________________________
                       (наименование дела)

------+-----T-------+-----T--------
¦Архив¦Номер¦ Номер ¦Номер¦ Номер ¦
¦     ¦фонда¦ описи ¦дела ¦коробки¦        Начато 1 января 1993 г.
+-----+-----+-------+-----+-------+    Окончено 31 декабря 1993 г.
¦МВО  ¦  171¦ 17172с¦  2  ¦   125 ¦                 На 100 листах.
+-----+-----+-------+-----+-------+
¦ЦАМО ¦ 1725¦189327с¦  2  ¦ 13642 ¦
------+-----+-------+-----+--------

    Кроме того, внутренняя опись на 3 листах и 8 приложений к делу
на 24 листах.
    Верно: _______________________________________________________
              (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
                               ответственного за делопроизводство)

Форма N 2
к статьям 41, 44, 45 Наставления

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБЛОЖКИ (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА) НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛА

                                      Хранить 25 лет, до 2019 года
                                                          Ст. 1721

            МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                      Военный госпиталь N 12
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
            (наименование воинской части, учреждения)

                             ДЕЛО N 7
                       ТОМ I (ДЕВЯТЬ ТОМОВ)
                  ИСТОРИИ БОЛЕЗНЕЙ НА БУКВЫ А, Б
           ____________________________________________
                       (наименование дела)

------+-----T-------+-----T--------
¦Архив¦Номер¦ Номер ¦Номер¦ Номер ¦
¦     ¦фонда¦ описи ¦дела ¦коробки¦        Начато 1 января 1993 г.
+-----+-----+-------+-----+-------+    Окончено 30 декабря 1993 г.
¦ДВО  ¦  215¦ 12782 ¦  1  ¦   125 ¦                 На 224 листах.
+-----+-----+-------+-----+-------+
¦ЦАМО ¦ 1721¦178652 ¦  1  ¦  2773 ¦
------+-----+-------+-----+--------

    Кроме того, внутренняя опись на 4 листах и приложения к делу в
2 пакетах на 10 листах.
    Верно: _______________________________________________________
              (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
                               ответственного за делопроизводство)

Форма N 3
к статьям 44, 45, 48, 52 Наставления

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ИСТОРИЙ БОЛЕЗНЕЙ, ПОДШИТЫХ В ДЕЛО N ______ ЗА 19___ ГОД

----+-----------------------------------+-----------------+-------
¦ N ¦       Фамилия, имя, отчество      ¦  Номера листов  ¦Приме-¦
¦п/п¦                                   ¦      в деле     ¦чание ¦
+---+-----------------------------------+-----------------+------+
¦ 1 ¦Андреев Федор Иванович             ¦      1 - 12     ¦      ¦
¦ 2 ¦Аникеев Борис Гаврилович           ¦     13 - 16     ¦      ¦
¦ 3 ¦Афанасьев Иван Семенович           ¦     17 - 18     ¦      ¦
¦   ¦и т.д.                             ¦                 ¦      ¦
----+-----------------------------------+-----------------+-------

    Всего в опись внесено 42 (сорок две) истории на 387 листах.
__________________________________________________________________
       (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
               ответственного за делопроизводство)
М.П.
                                    "____" _____________ 19____ г.

Форма N 4
к статьям 156, 317 Наставления

    Кому представляется ___________________________________

                         (наименование и адрес получателя)
____________________________________________________________
    Кем представляется _____________________________________
                               (наименование и адрес
____________________________________________________________
                  отчитывающегося архива)

ПАСПОРТ ________________________________________________________ (полное название архива и его подчиненность на 1 декабря 19__ г.)

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

      ---------+-----------+--------------+-----------------
      ¦  Код   ¦Количество ¦   Площадь    ¦  Загруженность ¦
      ¦ строки ¦  фондов   ¦архивохранилищ¦ архивохранилищ ¦
      ¦        ¦           ¦   в кв. м    ¦   в процентах  ¦
      +--------+-----------+--------------+----------------+
      ¦   А    ¦     1     ¦      2       ¦        3       ¦
      +--------+-----------+--------------+----------------+
      ¦  101   ¦           ¦              ¦                ¦
      ¦        ¦           ¦              ¦                ¦
      ---------+-----------+--------------+-----------------

2. СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ

---------+-----T--------------------------------------------------
¦ Показа-¦ Код ¦         Количество единиц хранения              ¦
¦  тели  ¦стро-+-----+----------+--------------+--------+--------+
¦        ¦ ки  ¦всего¦  крайние ¦из них внесено¦хранится¦образу- ¦
¦        ¦     ¦     ¦   даты   ¦   в описи    ¦ сверх  ¦  ется  ¦
¦        ¦     ¦     +-----+----+----+---------+установ-¦ в год  ¦
¦        ¦     ¦     ¦ на- ¦ко- ¦все-¦ крайние ¦ленного ¦  дел   ¦
¦        ¦     ¦     ¦чаль-¦неч-¦ го ¦  даты   ¦ срока  ¦        ¦
¦        ¦     ¦     ¦ная  ¦ная ¦    +----+----+        ¦        ¦
¦        ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦на- ¦ко- ¦        ¦        ¦
¦        ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦ча- ¦неч-¦        ¦        ¦
¦        ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦ль- ¦ная ¦        ¦        ¦
¦        ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦ная ¦    ¦        ¦        ¦
+--------+-----+-----+-----+----+----+----+----+--------+--------+
¦    А   ¦  Б  ¦  1  ¦  2  ¦ 3  ¦ 4  ¦ 5  ¦ 6  ¦   7    ¦    8   ¦
+--------+-----+-----+-----+----+----+----+----+--------+--------+
¦Постоян-¦ 201 ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦        ¦        ¦
¦ного    ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦        ¦        ¦
¦хранения¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦        ¦        ¦
+--------+-----+-----+-----+----+----+----+----+--------+--------+
¦По      ¦ 202 ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦        ¦        ¦
¦личному ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦        ¦        ¦
¦составу ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦        ¦        ¦
---------+-----+-----+-----+----+----+----+----+--------+---------

       3. Кадры        4. Условия хранения документов (нужное
                       подчеркнуть)
---------+------------ Архивохранилища: есть, нет; сухие, сырые;
¦Код     ¦Количество ¦ светлые, темные.
¦строки  ¦штатных    ¦ Отопление: центральное, печное;
¦        ¦работников ¦ отсутствует.
+--------+-----------+ Стеллажи: металлические, деревянные,
¦  301   ¦           ¦ комбинированные; нет.
¦        ¦           ¦ Шкафы: деревянные, металлические;
---------+------------ отсутствуют.
                       Сигнализация: пожарная: есть, нет;
                       охранная: есть, нет.
                       Читальный зал: есть, нет.
                       Температурно-влажностный режим:
                       соблюдается, не соблюдается.
         Начальник архива ________________________________________
                            (воинское звание, подпись, фамилия)
                                     "___" _____________ 19____ г.

Форма N 5
к статьям 49, 147 Наставления

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА N ____________________________ НА ЛИЧНОЕ (ПЕНСИОННОЕ) ДЕЛО __________________________________________________________________ (ненужное зачеркнуть)

----+--------------------------------+----------------------------
¦ 1 ¦Фамилия, имя, отчество          ¦Иванов Иван Иванович       ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 2 ¦Воинское звание                 ¦полковник                  ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 3 ¦Год рождения                    ¦1920                       ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 4 ¦Место рождения                  ¦г. Касимов, Рязанской обл. ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 5 ¦За какие годы отражена служба в ¦1940 - 1970 гг.            ¦
¦   ¦Вооруженных Силах               ¦                           ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 6 ¦Количество листов _________,  фотокарточек ________________ ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 7 ¦Личный N ______________________ ¦Коробка N _________________¦
----+--------------------------------+----------------------------

Оборотная сторона карточки
(форма N 5)

ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА

------------------------------+-----------------------------------
¦         Дело выслано        ¦         Дело возвращено          ¦
+-----+------+----------------+-----+---------+------------------+
¦дата ¦исх. N¦  кому выслано  ¦дата ¦  вх. N  ¦     расписка     ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦ принявшего дело  ¦
+-----+------+----------------+-----+---------+------------------+
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦

------+------+----------------+-----+---------+-------------------

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).

2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.

3. Номер карточке присваивается в центральных архивах и является номером личного (пенсионного) дела.

4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в центральных архивах.

5. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

Форма N 6
к статьям 53, 147 Наставления

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА НА ЛИЦО, ПРОХОДЯЩЕЕ ПО УГОЛОВНОМУ (ГРАЖДАНСКОМУ) ДЕЛУ, НАБЛЮДАТЕЛЬНОМУ, НАДЗОРНОМУ И КАССАЦИОННОМУ ПРОИЗВОДСТВАМ

----+--------------------------------+----------------------------
¦ 1 ¦Фамилия, имя, отчество          ¦Иванов Иван Иванович       ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 2 ¦Год рождения                    ¦1950                       ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 3 ¦Место рождения                  ¦г. Касимов, Рязанской обл. ¦
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 4 ¦Каким военным судом осужден или ¦Московским окружным военным¦
¦   ¦в какой военной прокуратуре     ¦судом                      ¦
¦   ¦велось дело                     ¦                           ¦
 
+---+--------------------------------+---------------------------+
¦ 5 ¦Дата осуждения (дата прекращения¦15 октября 1993 года,      ¦
¦   ¦дела), статья УК, мера наказания¦103, 9 л. ИТЛ              ¦
+---+--------+--------------+--------+----+----------+-----------+
¦   номер    ¦  номер дела  ¦  количество ¦   номер  ¦отметка об ¦
¦   описи    ¦   по описи   ¦листов в деле¦  коробки ¦уничтожении¦
+------------+--------------+-------------+----------+-----------+
¦            ¦              ¦             ¦          ¦           ¦
¦            ¦              ¦             ¦          ¦           ¦
¦            ¦              ¦             ¦          ¦           ¦
¦            ¦              ¦             ¦          ¦           ¦
¦            ¦              ¦             ¦          ¦           ¦
¦            ¦              ¦             ¦          ¦           ¦
-------------+--------------+-------------+----------+------------

Оборотная сторона карточки
(форма N 6)

ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА

------------------------------+-----------------------------------
¦        Дело выслано         ¦          Дело возвращено         ¦
+-----+------+----------------+-----+---------+------------------+
¦дата ¦исх. N¦  кому выслано  ¦дата ¦  вх. N  ¦     расписка     ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦  принявшего дело ¦
+-----+------+----------------+-----+---------+------------------+
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
¦     ¦      ¦                ¦     ¦         ¦                  ¦
------+------+----------------+-----+---------+-------------------

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).

2. Карточки заполняются чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.

При подготовке дел для сдачи в архив заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и графа "Количество листов в деле". Остальные графы заполняются в центральных архивах.

3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в одном экземпляре.

4. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

Форма N 7
к статьям 57, 64, 68, 156 Наставления
________________________
(гриф секретности)
"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
___________________________________
(начальник штаба воинской
___________________________________
части, учреждения)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)

М.П. "___" _____________ 19____ г.

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N _______ СЕКРЕТНЫХ ДЕЛ 1 ГВАРДЕЙСКОГО МОТОСТРЕЛКОВОГО ПОЛКА (ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ 00000) __________________________________________________________________ (ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНОЕ И УСЛОВНОЕ НАИМЕНОВАНИЯ __________________________________________________________________ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) ЗА 1993 - 1994 ГГ.

Ос-  ----+-----T------------+-----T-----+------+----------+-------
та-  ¦ N ¦Номер¦Наименование¦Нача-¦Окон-¦Коли- ¦   Срок   ¦Отмет-¦
вля- ¦п/п¦ дела¦    дела    ¦ то  ¦чено ¦чество¦хранения и¦ ка о ¦
ет-  ¦   ¦     ¦            ¦(чис-¦(чис-¦листов¦   номер  ¦месте ¦
ся   ¦   ¦     ¦            ¦ ло, ¦ ло, ¦      ¦ статьи по¦хране-¦
ме-  ¦   ¦     ¦            ¦ ме- ¦ ме- ¦      ¦  перечню ¦ ния  ¦
сто  ¦   ¦     ¦            ¦сяц) ¦сяц) ¦      ¦          ¦(выбы-¦
для  ¦   ¦     ¦            ¦     ¦     ¦      ¦          ¦ тии) ¦
под- +---+-----+------------+-----+-----+------+----------+------+
шив- ¦ 1 ¦  2  ¦      3     ¦  4  ¦  5  ¦   6  ¦     7    ¦   8  ¦
ки   +---+-----+------------+-----+-----+------+----------+------+
2    ¦   ¦     ¦За 1993 год ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
см   ¦  1¦3т. 1¦Приказы     ¦02.01¦06.06¦ 185  ¦  Пост.   ¦      ¦
     ¦   ¦-----¦командира   ¦     ¦     ¦      ¦----------¦      ¦
     ¦   ¦123с ¦полка по    ¦     ¦     ¦      ¦    4     ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦строевой    ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦части       ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦N 1 - 120   ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦  2¦3т. 2¦То же       ¦07.06¦31.12¦ 112  ¦  Пост.   ¦      ¦
     ¦   ¦-----¦N 121 - 180 ¦     ¦     ¦      ¦----------¦      ¦
     ¦   ¦124с ¦            ¦     ¦     ¦      ¦    4     ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦За 1993 -   ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦1994 гг.    ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦  3¦  7  ¦Книга       ¦02.10¦31.12¦ 100  ¦  Пост.   ¦      ¦
     ¦   ¦-----¦алфавитного ¦-----¦-----¦      ¦----------¦      ¦
     ¦   ¦112с ¦учета       ¦ 1993¦ 1994¦      ¦   231    ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦рядового и  ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦сержантского¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦состава     ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦срочной     ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦службы      ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦призыва 1993¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦года        ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦

     ¦   ¦     ¦За 1994 год ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦  4¦   1 ¦Приказы     ¦02.01¦31.12¦ 289  ¦  Пост.   ¦      ¦
     ¦   ¦-----¦командира   ¦     ¦     ¦      ¦----------¦      ¦
     ¦   ¦162с ¦полка по    ¦     ¦     ¦      ¦    4     ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦строевой    ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦части       ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ¦   ¦     ¦N 1 - 265   ¦     ¦     ¦      ¦          ¦      ¦
     ----+-----+------------+-----+-----+------+----------+-------

    Всего в опись внесено 4 (четыре) секретных дела.
__________________________________________________________________
       (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
               ответственного за делопроизводство)
                                     "___" _____________ 19____ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ

1. Почетные наименования воинской части (учреждения) пишутся только на описи, в которую вносится выписка из исторического формуляра (журнала) или историческая справка.

2. При внесении в опись дел с приказами и директивами указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким вопросам. Например:

"Приказы командующего войсками Уральского военного округа по боевой подготовке";

"Приказы командующего войсками Уральского военного округа по личному составу";

"Директивы командующего и начальника штаба Уральского военного округа по оргмероприятиям".

3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра (журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за какие годы отражено организационное строительство части.

4. Дела с документами, послужившими основанием для издания приказов, при внесении в опись должны иметь ссылку, к каким номерам приказов они относятся. Например: "Материалы к приказам министра обороны Российской Федерации N 01 - 05 о присвоении воинских званий личному составу".

5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи указываются номер дела, а ниже под чертой - номер дела по инвентаризационной книге и степень его секретности. Например:

                      2           3
                    ------  или ------.
                     147с        123с

6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а под ним - номер статьи действующего перечня.

7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в графах "Фонд N _______" и "Опись N _______" записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы N 7 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4, 5 и 6 - по 15 мм; графы 2 и 7 - по 20 мм; графа 8 - 30 мм и графа 3 - 60 мм.

Форма N 8
к статьям 156, 159, 163 Наставления

________________________
(гриф секретности)
"Утверждаю"
______________________________
(должность
______________________________
воинское звание,
______________________________
подпись, фамилия)

М.П. "___" _____________ 19____ г.

ОПИСЬ N _______ СТРАХОВОГО ФОНДА

Ос-  --------+-----T--------+------+------------------------+-----
тав- ¦   N   ¦Дата ¦ Количе-¦Коли- ¦    Сведения о делах,   ¦При-¦
ля-  ¦  п/п  ¦копи-¦  ство  ¦чество¦   входящих в единицу   ¦ме- ¦
ет-  ¦единиц ¦рова-¦кадров в¦ дел, ¦   хранения страхового  ¦ча- ¦
ся   ¦ хране-¦ ния ¦единицах¦вклю- ¦          фонда         ¦ние ¦
ме-  ¦  ния  ¦доку-¦хранения¦ченных+--------+------+--------+    ¦
сто  ¦страхо-¦ мен-¦ страхо-¦  в   ¦ номера ¦номера¦ номера ¦    ¦
для  ¦ вого  ¦ тов ¦  вого  ¦едини-¦ фондов ¦описей¦  дел   ¦    ¦
под- ¦ фонда ¦     ¦  фонда ¦  цу  ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
шив- ¦       ¦     ¦        ¦хране-¦        ¦      ¦        ¦    ¦
ки   ¦       ¦     ¦        ¦ ния  ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
2    +-------+-----+--------+------+--------+------+--------+----+
см   ¦   1   ¦  2  ¦    3   ¦  4   ¦   5    ¦   6  ¦    7   ¦  8 ¦
     +-------+-----+--------+------+--------+------+--------+----+
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     ¦       ¦     ¦        ¦      ¦        ¦      ¦        ¦    ¦
     --------+-----+--------+------+--------+------+--------+-----

    Всего в опись внесено ________________________ единиц хранения
                            (цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
       (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
__________________________________________________________________
               ответственного за делопроизводство)
                                     "___" _____________ 19____ г.

Примечание. Графы бланка формы N 8 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 - по 20 мм, графы 3, 6, 8 - по 30 мм.

Форма N 9
к статьям 57, 65, 68, 156 Наставления

"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
___________________________________
(начальник штаба воинской
___________________________________
части, учреждения)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)

М.П. "___" _____________ 19____ г.

ОПИСЬ N _______ НЕСЕКРЕТНЫХ ЛИЧНЫХ (ПЕНСИОННЫХ) ДЕЛ, СДАВАЕМЫХ РЯЗАНСКИМ ОБЛАСТНЫМ ВОЕННЫМ КОМИССАРИАТОМ __________________________________________________________________ (наименование воинской части, учреждения)

-------------+------+------------------------------+------+-------
¦Ос- ¦¦Инвен-¦Номер ¦    Фамилия, имя и отчество   ¦Коли- ¦Отмет-¦
¦та- ¦¦тарный¦ дела ¦   (фамилия, имя и отчество   ¦чество¦ ка о ¦
¦вля-¦¦номер ¦      ¦      получателя пенсии)      ¦листов¦месте ¦
¦ет- ¦¦ дела ¦      ¦                              ¦в деле¦хране-¦
¦ся  ¦¦      ¦      ¦                              ¦      ¦ ния  ¦
¦ме- ¦¦      ¦      ¦                              ¦      ¦(выбы-¦
¦сто ¦¦      ¦      ¦                              ¦      ¦ тии) ¦
¦для ¦¦      ¦      ¦                              ¦      ¦ дела ¦
¦под-¦+------+------+------------------------------+------+------+
¦ши- ¦¦    1 ¦   2  ¦                3             ¦   4  ¦  5   ¦
¦вки ¦+------+------+------------------------------+------+------+
¦2   ¦¦      ¦  145 ¦Андреев Борис Владимирович    ¦  16  ¦      ¦
¦см  ¦¦      ¦   46 ¦Борисов Николай Константинович¦  27  ¦      ¦
¦    ¦¦      ¦      ¦(Борисова Нина Ивановна)      ¦      ¦      ¦
¦    ¦¦      ¦  189 ¦Воронов Иван Васильевич       ¦  21  ¦      ¦
¦    ¦¦      ¦      ¦и т.д.                        ¦      ¦      ¦
-------------+------+------------------------------+------+-------

    Всего в  опись  внесено  2300  (две тысячи триста) несекретных
дел.
__________________________________________________________________

       (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
               ответственного за делопроизводство)
                                     "___" _____________ 19____ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ

1. Фамилии в описях располагаются в алфавитном порядке.

2. Графа 1 заполняется в центральных архивах. В графе 2 проставляются номера, за которыми дела были учтены в воинской части (учреждении).

3. Если опись состоит из 30 листов и более, то каждый экземпляр описи брошюруется или переплетается в твердую обложку.

4. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в графе "Опись N _______" записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы N 9 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 40 мм, графа 2 - 20 мм, графа 3 - 85 мм, графа 4 - 15 мм и графа 5 - 30 мм.

Форма N 10
к статьям 57, 66, 68, 156 Наставления

________________________
(гриф секретности)
"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
___________________________________
(председатель военного суда)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)

М.П. "___" _____________ 19__ г.

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N _______ СЕКРЕТНЫХ УГОЛОВНЫХ ДЕЛ РЯЗАНСКОГО ГАРНИЗОННОГО ВОЕННОГО СУДА __________________________________________________________________ (наименование военного суда) ЗА 1993 - 1995 ГГ.

----------+---T----------------------------+------+--------+-------
¦Ос- ¦¦ N ¦Но-¦   Фамилия, имя и отчество  ¦Коли- ¦  Срок  ¦Отмет-¦
¦та- ¦¦п/п¦мер¦                            ¦чество¦хранения¦ ка о ¦
¦вля-¦¦   ¦де-¦                            ¦листов¦    и   ¦месте ¦
¦ет- ¦¦   ¦ла ¦                            ¦в деле¦  номер ¦хране-¦
¦ся  ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦ статьи ¦ ния  ¦
¦ме- ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦   по   ¦(выбы-¦
¦сто ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦перечню ¦ тии) ¦
¦для ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦        ¦ дела ¦
¦под-¦+---+---+----------------------------+------+--------+------+
¦ши- ¦¦ 1 ¦ 2 ¦             3              ¦  4   ¦    5   ¦   6  ¦
¦вки ¦+---+---+----------------------------+------+--------+------+
¦2   ¦¦   ¦   ¦За 1993 год                 ¦      ¦        ¦      ¦
¦см  ¦¦  1¦ 42¦Андреев Тимофей Иванович    ¦  25  ¦ 20 лет ¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦--------¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦  1223  ¦      ¦
¦    ¦¦  2¦125¦Воронов Сергей Лукич,       ¦ 342  ¦ 20 лет ¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦Мартынов Владимир Федорович,¦      ¦--------¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦Федотов Геннадий Семенович, ¦      ¦  1223  ¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦том 1                       ¦      ¦        ¦      ¦
¦    ¦¦  3¦125¦То же, том 2                ¦ 158  ¦ 20 лет ¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦--------¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦  1223  ¦      ¦
¦    ¦¦  4¦ 12¦Городовский Борис Сидорович ¦  18  ¦ 20 лет ¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦--------¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦                            ¦      ¦  1223  ¦      ¦
¦    ¦¦   ¦   ¦и т.д.                      ¦      ¦        ¦      ¦
----------+---+----------------------------+------+--------+-------

    Всего в  опись  внесено  187  (сто восемьдесят семь) секретных
дел.
__________________________________________________________________
       (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
               ответственного за делопроизводство)
                                       "___" _____________ 19__ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ

1. В опись вносятся уголовные дела только одного военного суда.

2. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральный архив, в графах "Фонд N _______" и "Опись N _______" записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы N 10 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2 и 4 - по 15 мм, графа 3 - 95 мм, графа 5 - 25 мм и графа 6 - 30 мм.

Форма N 11
к ст. 89 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО В ДЕЛАХ, ИМЕЮЩИХ ДЕФЕКТЫ

------------------------------------------------------------------
¦Всего листов в деле ____________________________________________¦
¦Дефекты:                                                        ¦
¦а) отсутствуют листы ___________________________________________¦
¦б) залиты чернилами листы ______________________________________¦
¦в) порваны листы _______________________________________________¦
¦г) прочие дефекты (дело поражено плесневым грибком и др.)       ¦
¦________________________________________________________________¦
¦Проверил: ______________________________________________________¦
¦             (должность, воинское звание, подпись, фамилия)     ¦
¦Сдал: __________________________________________________________¦
¦             (должность, воинское звание, подпись, фамилия)     ¦
¦                               "_______" _____________ 19____ г.¦
------------------------------------------------------------------

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 10 см, по вертикали - 8 см.

Форма N 12
к ст. 93 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ДЕЛАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

--------------------------+---------+---------+--------+----------
¦   Наименование архива   ¦  Номер  ¦  Номер  ¦  Номер ¦  Номер  ¦
¦                         ¦  фонда  ¦  описи  ¦  дела  ¦ коробки ¦
+-------------------------+---------+---------+--------+---------+
¦Архив Московского        ¦   201   ¦   12351 ¦   17   ¦   1351  ¦
¦военного округа          ¦         ¦         ¦        ¦         ¦
+-------------------------+---------+---------+--------+---------+
¦Центральный архив        ¦   971   ¦ 1253147 ¦   17   ¦  12800  ¦
¦Министерства обороны     ¦         ¦         ¦        ¦         ¦
--------------------------+---------+---------+--------+----------

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 3,5 см.

Форма N 13
к ст. 93 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ДЕЛАХ, КОТОРЫЕ НЕ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ В ДРУГИЕ АРХИВЫ, А ТАКЖЕ ЦЕНТРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПРИ ПРИЕМЕ ДЕЛ НЕПОСРЕДСТВЕННО ОТ ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ

      ------------------------------------------------------
      ¦          Архив Московского военного округа         ¦
      +----------------------------------+-----------------+
      ¦Номер фонда                       ¦      10253      ¦
      +----------------------------------+-----------------+
      ¦Номер описи                       ¦      78542      ¦
      +----------------------------------+-----------------+
      ¦Номер дела по описи               ¦        121      ¦
      +----------------------------------+-----------------+
      ¦Номер коробки                     ¦      18270      ¦
      -----------------------------------+------------------

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 5,5 см, по вертикали - 5,5 см.

Форма N 14
к ст. 94 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ОПИСЯХ, ДЕЛА ПО КОТОРЫМ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

------------------------------------------------------------------
¦Принято ________________________________________________________¦
¦                     (наименование архива)                      ¦
¦_____________ полистной проверкой ______________________________¦
¦                                       (количество дел цифрами  ¦
¦________________ дел и описи на них в _____________ экземплярах ¦
¦и прописью)                                                     ¦
¦Принял: начальник архива _______________________________________¦
¦                                         (подпись, фамилия)     ¦
¦Дела проверил: _________________________________________________¦
¦                                         (подпись, фамилия)     ¦
¦"_______" _____________ 19____ г.                               ¦
¦__________________________________________________________ дел  ¦
¦             (количество дел цифрами и прописью)                ¦
¦и описи на них в __________ экземплярах.                        ¦
¦Принял: хранитель фондов _______________________ архивохранилища¦
¦_____________ отдела ____________ архива _______________________¦
¦                                         (подпись, фамилия)     ¦
¦                               "_______" _____________ 19____ г.¦
------------------------------------------------------------------

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.

Форма N 15
к ст. 94 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ОПИСЯХ, ДЕЛА ПО КОТОРЫМ НЕ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

------------------------------------------------------------------
¦Принято ______________________________________________ полистной¦
¦                     (наименование архива)                      ¦
¦проверкой ______________________________________________________¦
¦                      (количество дел цифрами и прописью)       ¦
¦дел и описи на них в _____________ экземплярах.                 ¦
¦                                                                ¦
¦Принял: начальник архива _______________________________________¦
¦                                         (подпись, фамилия)     ¦
¦Дела проверил: _________________________________________________¦
¦                                         (подпись, фамилия)     ¦
¦"___" _____________ 19__ г.                                     ¦
------------------------------------------------------------------

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.

Форма N 16
к ст. 94 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО НА ОПИСЯХ ЦЕНТРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПРИ ПРИЕМЕ ДЕЛ НЕПОСРЕДСТВЕННО ОТ ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ (УЧРЕЖДЕНИЙ)

------------------------------------------------------------------
¦Принято ______________________________________________ полистной¦
¦                     (наименование архива)                      ¦
¦проверкой ______________________________________________________¦
¦                      (количество дел цифрами и прописью)       ¦
¦дел и описи на них в _____________ экземплярах.                 ¦
¦                                                                ¦
¦Принял: хранитель фондов _______________________ архивохранилища¦
¦__________________ отдела ______________________________________¦
¦                                         (подпись, фамилия)     ¦
¦                                     "___" _____________ 19__ г.¦
------------------------------------------------------------------

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.

Форма N 17
к ст. 135 Наставления

"Разрешаю уничтожить"
___________________________________
(начальник штаба воинской части,
___________________________________
учреждения)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" _____________ 19__ г.

                               АКТ

"___" _____________ 19__ г.           г. _________________________

    Комиссия в составе председателя ____________________________ ,
членов комиссии _________________________________________________,
действуя на основании приказа от ______________ N _______________,
                                  (приказ о создании комиссии)
произвела отбор следующих несекретных дел для уничтожения, которым
согласно приказу   Министра   обороны   Российской   Федерации  от
______________ N _______________ истекли сроки хранения:

----------+------+---------------+-----T-----+----T-----+----------
¦Ос- ¦¦ N ¦Инвен-¦  Наименование ¦  За ¦Коли-¦Ко- ¦Коли-¦Основание¦
¦та- ¦¦п/п¦тарный¦   дел (книг,  ¦какой¦ че- ¦ли- ¦ че- ¦    к    ¦
¦вля-¦¦   ¦номер ¦    журналов)  ¦ год ¦ство ¦че- ¦ство ¦уничтоже-¦
¦ет- ¦¦   ¦ (но- ¦               ¦     ¦лис- ¦ство¦лис- ¦   нию   ¦
¦ся  ¦¦   ¦ мер  ¦               ¦     ¦тов  ¦при-¦тов  ¦ (номера ¦
¦ме- ¦¦   ¦ дела)¦               ¦     ¦  в  ¦ло- ¦вну- ¦  статей ¦
¦сто ¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦деле ¦же- ¦трен-¦    по   ¦
¦для ¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦     ¦ний ¦ней  ¦ перечню)¦
¦под-¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦     ¦ и  ¦опи- ¦         ¦
¦ши- ¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦     ¦лис-¦ си  ¦         ¦
¦вки ¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦     ¦тов ¦дела ¦         ¦
¦2   ¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦     ¦ в  ¦     ¦         ¦
¦см  ¦¦   ¦      ¦               ¦     ¦     ¦деле¦     ¦         ¦
¦    ¦+---+------+---------------+-----+-----+----+-----+---------+
¦    ¦¦ 1 ¦  2   ¦        3      ¦  4  ¦  5  ¦ 6  ¦  7  ¦    8    ¦
¦    ¦+---+------+---------------+-----+-----+----+-----+---------+
¦    ¦¦ 1 ¦  2   ¦Реестры        ¦1989 ¦ 237 ¦  - ¦  -  ¦   536   ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦денежных       ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦аттестатов,    ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦выданных       ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦военнослужащим ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦срочной        ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦службы         ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦ 2 ¦  3   ¦Заявки и наряды¦1989 ¦ 421 ¦  - ¦  -  ¦   549   ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦на техническую ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦документацию,  ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦том 1          ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦ 3 ¦  3   ¦То же, том 2   ¦1989 ¦ 217 ¦  - ¦  -  ¦   549   ¦
¦    ¦¦   ¦      ¦и т.д.         ¦     ¦     ¦    ¦     ¦         ¦
----------+------+---------------+-----+-----+----+-----+----------

    Всего внесено в акт и подлежит уничтожению  18  (восемнадцать)
несекретных дел.
    Записи акта с учетными данными сверены.
    Все дела,  отобранные  для уничтожения,  комиссией просмотрены
полистно и  документов,  представляющих  военное,   экономическое,
научное, социально-культурное  и  практическое значение,  в них не
имеется.
           Председатель комиссии _________________________________
                               (воинское звание, подпись, фамилия)
           Члены комиссии ________________________________________
                               (воинские звания, подписи, фамилии)
    После утверждения акта перечисленные дела,  приложения к ним и
внутренние описи перед уничтожением сверили с записями  в  акте  и
полностью уничтожили путем _______________________________________
                             (указывается, переработаны на фабрике
__________________________________________________________________
                  или уничтожены путем сожжения)
__________________________________________________________________
           Председатель комиссии _________________________________
                               (воинское звание, подпись, фамилия)
           Члены комиссии ________________________________________
                               (воинские звания, подписи, фамилии)
                                       "___" _____________ 19__ г.

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. В графе 2 указываются делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем).

2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках - количество листов в них.

3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел, в которых предусмотрено ведение внутренней описи.

4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (по годам) и в порядке возрастающих номеров дел.

5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастающих номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется "То же".

6. Самостоятельные акты составляются:

на сов. секретные и секретные дела;

на несекретные дела.

Примечание. Графы бланка формы N 17 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 - по 15 мм, графа 3 - 90 мм.

Форма N 18
к ст. 137 Наставления

"Утверждаю"
__________________________________
(должность,
__________________________________
воинское звание, подпись, фамилия)
"___" _____________ 19__ г.

                          АКТ N _______

"___" _____________ 19__ г.                 г. ___________________

    Экспертная комиссия в составе председателя комиссии __________
_________,  членов комиссии _____________________________________,
действуя на основании приказа от ______________ N _______________,
                           (приказ о создании экспертной комиссии)
произвела отбор несекретных дел для уничтожения,  которым согласно
приказу министра обороны Российской Федерации от _________________
N _______________ истекли сроки хранения.

       ___________________________________________________
                   (наименование и номер фонда)

----------+----------------+----T------+----------+-----T----------
¦Ос- ¦¦ N ¦  Наименование  ¦За  ¦Номер ¦Порядковые¦Коли-¦Основание¦
¦та- ¦¦п/п¦       дел      ¦ка- ¦описи ¦  номера  ¦ че- ¦    к    ¦
¦вля-¦¦   ¦                ¦кой ¦      ¦  дел по  ¦ство ¦уничтоже-¦
¦ет- ¦¦   ¦                ¦год ¦      ¦  описи   ¦ дел ¦   нию   ¦
¦ся  ¦¦   ¦                ¦    ¦      ¦          ¦     ¦ (номера ¦
¦ме- ¦¦   ¦                ¦    ¦      ¦          ¦     ¦  статей ¦
¦сто ¦¦   ¦                ¦    ¦      ¦          ¦     ¦    по   ¦
¦для ¦¦   ¦                ¦    ¦      ¦          ¦     ¦ перечню)¦
¦под-¦+---+----------------+----+------+----------+-----+---------+
¦ши- ¦¦ 1 ¦       2        ¦  3 ¦  4   ¦     5    ¦  6  ¦    7    ¦
¦вки ¦+---+----------------+----+------+----------+-----+---------+
¦2   ¦¦ 1 ¦Отчеты и доклады¦1961¦ 12873¦  1 - 2   ¦  2  ¦   394   ¦
¦см  ¦¦   ¦о смотрах       ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦художественной  ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦самодеятельности¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦ 2 ¦Карточки на     ¦1981¦ 82873¦  8 - 12  ¦  5  ¦   688   ¦
¦    ¦¦   ¦больных,        ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦поступивших в   ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦лечебные        ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦учреждения      ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
¦    ¦¦   ¦и т.д.          ¦    ¦      ¦          ¦     ¦         ¦
----------+----------------+----+------+----------+-----+----------

    Всего внесено в акт  145  (сто сорок пять) несекретных дел.
    Записи акта с учетными данными сверены.
    Все дела,  отобранные  для уничтожения,  комиссией просмотрены
полистно и  документов,  представляющих  военное,   экономическое,
научное, социально-культурное  и  практическое значение,  в них не
имеется.
    Председатель экспертной комиссии _____________________________
                                          (воинское звание,
__________________________________________________________________

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: