Приказ Минобороны РФ от 04.07.1996 N 270

Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации

181. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии с Правилами пожарной безопасности, изложенными в уставе внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, и Руководством по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Приказ министра обороны Российской Федерации 1995 г. N 322.

Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность пожарного оборудования и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несут начальники архивов.

182. В помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне архивохранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Архивохранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

183. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 100 кв. м площади.

Помещения архивов оборудуются противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки архивохранилища.

184. В архивохранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов. В качестве отопления допускается воздушное отопление или центральное водяное отопление низкого давления.

185. Воздуховоды, вентиляционные камеры и шахты приточно - вытяжной вентиляции в помещениях архивохранилищ должны выполняться из несгораемых материалов.

186. Проемы и двери во внутренних стенах и перегородках архивохранилищ, а также проемы и двери, ведущие непосредственно на лестничную клетку из этих помещений, оборудуются в противопожарном отношении.

187. В архивах (в центральных архивах - в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются инструкции по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для охраны. План и расчет утверждаются начальниками архивов, а в центральных архивах - начальниками отделов.

188. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.

Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "выходить здесь", "открытая дверь" и др.

189. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

190. В архивохранилищах категорически запрещается:

курить;

хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы, спички, зажигалки и т.п.;

пользоваться керосиновыми лампами, свечами;

применять временную электропроводку;

самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;

использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.

Температурно-влажностный и световой режим

191. Температурно-властностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным:

-----------------------+--------------------+---------------------
¦    Виды документов   ¦Помещения с регули- ¦Помещения с нерегу- ¦
¦                      ¦  руемым климатом   ¦ лируемым климатом  ¦
¦                      +---------+----------+---------+----------+
¦                      ¦темпера- ¦влажность,¦темпера- ¦влажность,¦
¦                      ¦тура, ° C¦    %     ¦тура, ° C¦    %     ¦
+----------------------+---------+----------+---------+----------+
¦Документы на бумажной ¦+17 - +19¦  50 - 55 ¦+14 - +20¦ 45 - 60  ¦
¦основе                ¦         ¦          ¦         ¦          ¦
¦Кинодокументы (ч/б),  ¦   +12   ¦  50 +-5  ¦ Не выше ¦ 40 - 55  ¦
¦страховые копии       ¦         ¦          ¦   +15   ¦          ¦
¦Фотодокументы         ¦+15 - +20¦  40 - 50 ¦+15 - +25¦ 30 - 60  ¦
-----------------------+---------+----------+---------+-----------

192. В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

193. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр, термограф) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.

194. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +- 0,1 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.

Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

195. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

196. Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

применением в окнах светорассеивающих стекол;

покраской обычных стекол белой краской;

хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.

197. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

198. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк.

199. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

Санитарно-гигиенический режим

200. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб. м).

201. Для защиты документов от пыли необходимо:

обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

проводить систематическую влажную уборку помещений архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

нижнюю часть стен архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой;

периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

202. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.

203. При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению.

Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 3 - 5% раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются коробки, папки и другие средства упаковки.

Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3% водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. необходима дезинсекция всего архивохранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции.

Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться в санитарно-эпидемиологическую станцию.

О каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг докладывается начальнику архива.

204. Для проведения санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Оборудование архивов (архивохранилищ)

205. Архивохранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см;

расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

ширина проходов между стеллажами - 75 см;

расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее 1 м;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

208. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы или металлические шкафы <*>.

--------------------------------

<*> При большом объеме документов для них выделяются отдельные хранилища.

Для размещения справочных картотек к документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.

209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки.

210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.

211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии лица, ответственного за правильную их эксплуатацию.

212. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должны быть предусмотрены:

порядок и место эвакуации и укрытия документов;

перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2 и 3 очереди;

список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;

меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и место укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должны быть согласованы с соответствующими службами и утверждены начальником, в подчинении которого находится архив.

С планом эвакуации и местом укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

Б. Размещение документов в архивохранилищах. Топографирование

213. Принятые архивные документы с постоянным и длительными сроками хранения укладываются и хранятся в архивах в специальных коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут хранится в пачках, обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (пачки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

214. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18 - 20 см и обвязываются шпагатом.

215. Документы одного и того же фонда за период Великой Отечественной войны и последующие годы хранятся в центральных архивах, как правило, раздельно <*>.

--------------------------------

<*> Документы фондообразователей, расформированных по 1960 год включительно, хранятся вместе с документами периода Великой Отечественной войны.

216. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах хранятся вместе.

217. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других, не предназначенных для этих целей местах.

218. Порядок размещения фондов в центральных архивах по архивохранилищам определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в архивохранилищах.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (формы N 40, 41). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем архивохранилище.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

219. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах хранятся в папках с клапанами и завязками с трех сторон. Описи группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми.

Описи на принятые дела в центральных архивах группируются в хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки отдельно по каждому фонду. Описи дел главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабов и управлений округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабов и управлений родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, а также высших военно-учебных заведений, научно - исследовательских и проектных институтов группируются и подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению (службе).

Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов или в специально выделенных для этих целей комнатах в закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах.

220. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.

221. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, а в центральных архивах, кроме того, указывается и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам документов:

архивные дела с постоянным сроком хранения;

архивные дела по учету личного состава;

архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).

На пачках с архивными документами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.

В. Порядок выдачи дел из архивов (архивохранилищ), транспортирование и упаковка дел

222. Дела выдаются из архивохранилищ:

для использования (исследователям <*> - в читальный зал, сотрудникам архива - в рабочие помещения, воинским частям и учреждениям);

для проведения архивных работ с документами (усовершенствование научно-справочного аппарата, экспертиза ценности документов и др. - в рабочие помещения сотрудникам архива);

для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию или специальной обработке документов в целях обеспечения их сохранности (в лаборатории архива).

--------------------------------

<*> Исследователями в настоящем Наставлении именуются лица, допущенные к работе с архивными документами.

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы, для использования из архивохранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению начальника архива.

223. По запросам воинских частей и учреждений, а также государственных органов в их адрес могут быть высланы во временное или постоянное пользование личные и пенсионные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, уголовные и гражданские дела по разрешению;

из окружных и флотских архивов - начальников штабов, в подчинении которых находятся архивы;

из центральных архивов - начальников этих архивов.

Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и др. в исключительных случаях могут быть высланы во временное пользование на срок более трех месяцев по разрешению:

из ЦАМО - начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации;

из ЦВМА - начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;

из архива Ракетных войск стратегического назначения - начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения;

их архива военно-медицинских документов - начальника Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации.

224. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.

Сведения о наличии указанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и учреждениям, государственным органам.

Запрещается изъятие документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы архивов. В исключительных случаях (для приобщения документов к уголовному делу и др.) изъятие документов производится с разрешения начальника, в подчинении которого находится архив. В дело на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа.

С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки - заместители.

225. Дела выдаются их архивохранилищ сотрудникам архива, исполняющим запросы (задания), на срок, не превышающий 10 дней, а занимающимся научной работой - до 30 дней.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.

Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения начальника архива.

226. Выдача из архивов во временное пользование оперативных, боевых, по учету личного состава и других документов оформляется актом (форма N 42), который составляется в двух экземплярах - один остается в архиве, а другой - выдается получателю.

227. Дела выдаются их архивохранилищ для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из архивохранилищ для использования дело должно иметь лист использования дела (форма N 30).

Архивные дела выдаются сотрудниками архива и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи (форма N 31).

228. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате. Карты - заместители на возвращенные дела хранятся в архивохранилищах до минования надобности.

229. Состояние дел, возвращаемых в архивы (архивохранилища) после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива (архивохранилища) составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется командиру воинской части (начальнику учреждения), использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, или в соответствующие органы для привлечения воинской части (учреждения) к ответственности; другой - остается в архиве (архивохранилище).

230. Выдача дел их архивохранилищ и прием их обратно производятся хранителями фондов.

231. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудников архива.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).

Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки).

Г. Проверка наличия и состояния дел и описей

232. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

233. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

234. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится один раз в 10 лет.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз в 15 лет.

В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно.

Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:

а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;

б) при передаче документов из архива (архивохранилища);

в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;

г) при смене начальника архива округа, группы войск, флота, флотилии, в центральных архивах - хранителя фондов.

235. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

236. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документах категорически запрещается.

Проверкой устанавливаются:

а) наличие описей;

б) количество архивных дел, числящихся по описям;

в) количество архивных дел, оказавшихся налицо;

г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

д) количество архивных дел, не включенных в описи;

е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

з) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;

и) условия хранения документов.

Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма N 34). Листы проверки включаются в дело фонда.

237. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

изымать не внесенные в опись дела фонда;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива).

238. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.

В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 37).

239. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 35).

При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.

Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют:

в окружных и флотских архивах - начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы;

в центральных архивах - начальники этих архивов.

240. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.

Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.

241. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.

В случае когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма N 36). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.

242. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт (форма N 37), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается:

в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы;

в центральных архивах - начальниками этих архивов.

Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

243. Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

244. Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

245. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.

Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов количества негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.

Д. Микрофильмирование документов в архивах. Снятие электрографических копий с документов

246. Микрофильмирование документов производится в целях:

создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов;

обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов);

расширения возможностей использования документов путем создания тематических микрофильмов.

247. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов. К страховому фонду создается необходимый научно - справочный аппарат.

Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов.

248. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм 1 поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов.

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из 2 позитивных микрофильмов 2 поколения, изготовленных с негативных микрофильмов 1 поколения.

249. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяется инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по этим вопросам Росархива и утверждаемыми начальниками центральных архивов.

250. В целях обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с них для использования в читальных залах.

Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

251. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на Центральное управление материальных ресурсов и внешнеэкономических связей Министерства обороны Российской Федерации, а в Военно-Морском Флоте - на Главное техническое управление Военно-Морского Флота.

252. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

Е. Обеспечение физико-химической сохранности документов

253. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями центральных архивов.

254. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

255. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

256. Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.

ГЛАВА IX

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

А. Общие положения

257. Документы, хранящиеся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

258. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации информируют заинтересованные воинские части и учреждения, государственные органы и общественные организации о документах по актуальным военным проблемам, выполняют их запросы в установленном порядке, а гражданам Российской Федерации и государств - участников Содружества Независимых Государств выдают справки социально - правового характера, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.

259. Командиры воинских частей (начальники учреждений), руководители организаций и предприятий других министерств и ведомств, в также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

260. Использование документов сотрудниками архива проводится с разрешения начальника архива.

261. Воинские части и учреждения, организации и граждане при использовании документов архивов Вооруженных Сил Российской Федерации обязаны делать ссылки на место хранения документов.

262. Центральным архивам наряду с предоставлением бесплатных услуг разрешается заключать соглашения и лицензионные договоры на использование архивной информации, оказывать юридическим и физическим лицам платные услуги <*>.

--------------------------------

<*> "Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями" и методические рекомендации "Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями" утверждены Приказом Росархива 8 февраля 1993 г. N 10.

Право заключения соглашений и лицензионных договоров на использование архивной информации и оказание других услуг предоставляется центральным архивам только по согласованию с вышестоящими органами военного управления при условии обеспечения услугами архивов потребностей Министерства обороны Российской Федерации в полном объеме.

Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными Гражданским кодексом Российской Федерации.

Бесплатно осуществляются:

социально-правовые запросы граждан о подтверждении прохождения военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим вопросам;

обслуживание в читальном зале архива. Исключение составляет обслуживание по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала и др.);

предоставление документов во временное пользование воинским частям и учреждениям (без права копирования и тиражирования);

предоставление информации о документах, копий документов воинским частям (учреждениям), находящимся на сметно-бюджетном финансировании.

Центральные архивы имеют право определять в конкретных случаях категории юридических и физических лиц (пенсионеры, участники Великой Отечественной войны, дома инвалидов и др.), для которых услуги осуществляются бесплатно.

263. Денежные средства, полученные от предоставления платных услуг, в пределах расходов на содержание и эксплуатацию зданий, сооружений, фондов и оборудования архивов, включая амортизацию, коммунальные расходы, отопление, капитальный и текущий ремонт и других расходов, связанных с предоставлением платных услуг, зачисляются на восстановление соответствующих статей сметы Министерства обороны и используются в порядке, установленном Классификацией расходов по смете Министерства обороны <*>.

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 200.

Оставшиеся после восстановления на смету Министерства обороны суммы денежных средств распределяются:

20 процентов перечисляются довольствующему финансовому органу для зачисления в Централизованный фонд Министерства обороны Российской Федерации на вид N 203 внебюджетных средств;

80 процентов расходуются центральными архивами в соответствии с их годовыми сметами доходов и расходов, согласованными с довольствующими финансовыми органами.

264. Документы, хранящиеся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, предоставляются для использования, кроме тех, использование которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации или отдельных граждан.

265. Характер и объем использования документов устанавливаются должностными лицами, которым предоставлено право допуска к документам, и определяются в зависимости от цели и темы работы.

Б. Допуск к архивным документам

266. Допуск исследователей к архивной военной документации разрешают:

а) к документам, хранящимся в ЦАМО:

главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, группы войск, штабов и управлений родов войск, штабов и управлений округов, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации - начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации;

к секретным документам штабов и управлений фронтов и ниже - начальник ИАиВМЦ;

к несекретным документам штабов и управлений фронтов и ниже - начальник ЦАМО;

б) к документам, хранящимся в ЦВМА:

к документам штаба и управлений Главного штаба Военно-Морского Флота и к секретным документам штабов и управлений флотов и ниже - заместитель начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;

к несекретным документам штабов и управлений флотов и ниже - начальник ЦВМА;

в) к документам, хранящимся в архиве Ракетных войск стратегического назначения:

к документам штаба и управлений Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения и к секретным документам штабов и управлений армий и ниже - заместитель начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения;

к несекретным документам штабов и управлений армий и ниже -

начальник архива Ракетных войск стратегического назначения;

г) к документам, хранящимся в архиве военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации:

к документам Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации и к секретным документам военно-медицинских частей и учреждений - начальник Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации;

к несекретным документам военно-медицинских частей и учреждений - начальник Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

д) к документам военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации, хранящимся в ЦАМО, - председатель военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации

е) к документам военных судов, хранящимся в ЦАМО, - заместитель Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - начальник Главного управления обеспечения деятельности военных судов;

Допуск к архивным документам, разработанным в 1946 году и последующие годы, осуществляется только с письменного согласия фондообразователя или соответствующего главного штаба вида Вооруженных Сил Российской Федерации (главного, центрального управления Министерства обороны Российской Федерации).

267. Допуск к документам, находящимся на хранении в окружных и флотских архивах, разрешают начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы.

268. Допуск исследователей к секретной военной документации за 1918 - 1940 годы, находящейся на хранении в Российском государственном военном архиве и Российском государственном архиве Военно-Морского Флота, находящихся в ведении Росархива, производится в соответствии с соглашением между Государственной архивной службой России и Министерством обороны Российской Федерации о сроках и условиях временного хранения и использования военной архивной документации <*>.

--------------------------------

<*> Соглашение между Государственной архивной службой России и Министерством обороны Российской Федерации от 9 ноября 1994 года.

Заявки на допуск к работе с документами в указанных государственных архивах должны представляться в Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в двух экземплярах (форма N 28в).

269. Допуск исследователей к работе с архивными документами производится на основании письменных заявок заинтересованных в их работе воинских частей и учреждений, государственных органов и общественных организаций или личных заявлений граждан <*>.

--------------------------------

<*> Допуск исследователей из государств - участников Содружества Независимых Государств к несекретным архивным документам воинских частей и учреждений за 1941 - 1992 годы производится на общих основаниях.

Заявки на допуск исследователей к работе с секретными архивными документами представляются только на лиц, имеющих допуск к секретным документам и работам. Заявки составляются на бланках установленного образца (формы N 28 и 28а) и заверяются гербовой печатью. А заявлении граждан на допуск к работе с несекретными архивными документами должны быть указаны наименование воинской части (учреждения), к документам которой необходимо оформить допуск, тема, хронологические границы и цели исследования, а также другие необходимые данные (форма N 28б).

270. К заявкам на допуск к архивным документам лиц, ведущих научно-исследовательские работы (диссертации, дипломные работы, монографии и т.п.), прилагаются утвержденные и заверенные гербовой печатью краткие планы - проспекты этих работ.

271. Заявка на допуск исследователя к документам, находящимся на хранении в центральных архивах, должна поступать в соответствующие учреждения на рассмотрение за месяц до намеченного срока работы исследователя в архиве.

272. Допуски (разрешения) к работе с документами архива оформляются на бланках с угловым штампом и заверяются гербовой печатью (форма N 29).

273. Исследователь, прибывающий в архив для работы с документами, обязан иметь уведомление о допуске к работе с архивными документами, удостоверение личности (паспорт) и, при необходимости, справку по соответствующей форме о том, что он допущен к работе с секретными документами.

В. Работа исследователей с архивными документами. Ведение записей в рабочих тетрадях

274. Работа исследователей с документами производится только в читальных залах или специально отведенных для этих целей комнатах архива.

Для работы с документами, не снятыми с секретного хранения, оборудуются отдельные комнаты.

Распорядок работы исследователей в читальных залах окружных и флотских архивов утверждается начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками указанных архивов.

275. Исследователи обязаны соблюдать существующие в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации правила работы с документами.

276. Выдача архивных документов производится по письменным заявкам (требованиям), составляемым лично исследователями. Заявки (требования) составляются на основании описей. Описи исследователям выдаются только тех фондов, к документам которых они допущены. В заявки включаются только те архивные дела, в которых содержатся документы согласно допуску. В одну заявку включается не более 15 архивных дел и, как правило, одного фонда.

277. Исследователям для работы выдаются только те архивные документы, которые указаны в допусках. Выдача документов, не указанных в допусках, и ознакомление исследователей с документами и описями фондов, не относящимися к теме и цели их работы, не разрешается.

Документы следственных, уголовных <*>, гражданских, персональных и личных дел, содержащие компрометирующие сведения как о лицах, на которых они заведены, так и о третьих лицах, а также тайны личной жизни граждан, исследователям не выдаются до истечения 75 лет с момента их создания.

--------------------------------

<*> Доступ к уголовным делам в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированным в установленном законом порядке, в том числе к материалам кассационного, надзорного и реабилитационного производств, а также к материалам личного дела заключенного, если таковые приложены к уголовному делу, осуществляется в соответствии с Регламентом доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации. М., Росархив, 1993.

Предоставление документов, затрагивающих охраняемые законом интересы, честь и достоинство лица, на которое заведено дело, возможно при наличии согласия его, а после его смерти - его прямых наследников.

Доступ к другим официальным документам следственных, уголовных, гражданских, персональных и личных дел не ограничивается.

278. Архивные дела, в которых имеются одновременно сведения или описания событий за военный и послевоенный периоды (исторические формуляры, книги учета личного состава и т.п.), исследователям, имеющим допуск к документам только военного периода, не выдаются. Указанные дела могут быть выданы заведующему читальным залом, который знакомит исследователя с содержанием только указанных в допуске сведений или документов.

279. Одновременно у исследователя может находиться в пользовании не более 15 архивных дел (позитивов микрофильмов) и по времени - не свыше одного месяца.

Отсрочка в предоставлении исследователя архивных документов и научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование воинским частям (учреждениям).

При выполнении сотрудниками архивы срочных заданий документы, находящиеся у исследователей, изымаются и возвращаются в соответствующие архивохранилища.

280. Архивные дела по учету личного состава (приказы по личному составу, книги учета личного состава и др.) выдаются исследователям на срок до 3 дней.

281. Архивные дела (оригиналы документов), на которые имеются позитивы микрофильмов, исследователям, как правило, не выдаются. Вместо оригиналов документов для ознакомления выдаются позитивы микрофильмов.

282. Архивные дела, выдаваемые исследователям, должны быть проверены полистно и полностью оформлены (документы подшиты, листы пронумерованы, заверительные надписи и внутренние описи на них заверены, на обложках дел разборчиво написаны номера фонда, описи и дела или инвентарный номер). Особое внимание при подготовке дел обращается на наличие и физическое состояние имеющихся в делах фотографий, схем и другого иллюстративного материала.

Выдача в читальный зал непроверенных, неоформленных и находящихся в ветхом состоянии архивных дел запрещается.

Состояние позитивов микрофильмов перед выдачей в читальный зал проверяется на аппарате для чтения микрофильмов.

283. В каждом выдаваемом архивном деле (позитиве микрофильма) должны быть лист использования дела (форма N 30) и карточка выдачи (форма N 31).

284. Архивные дела, подлежащие выдаче в читальный зал для обеспечения работы исследователей, вносятся в книгу учета архивных дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование внутри архива (форма N 32), и вместе с заявками (требованиями) доставляются в читальный зал.

285. Архивные дела выдаются исследователям и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи.

Исследователи, получая архивные дела, должны проверить их состояние в присутствии лица, выдающего дела, и расписаться за их получение в карточке выдачи.

286. Полученные архивные дела, а также справочные пособия, рабочие тетради и металлические печати, выдаваемые исследователям, учитываются ими в описи архивных дел (форма N 33).

287. Исследователи несут ответственность за состояние, сохранность и использование полученных ими документов. Об обнаруженных дефектах они обязаны поставить в известность заведующего читальным залом (начальника архива).

Если в архивных делах, принимаемых от исследователей, будет обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом сотрудниками читального зала (архива) составляется акт. После рассмотрения и утверждения один экземпляр акта помещается в дело фонда, а другой - докладывается по команде для принятия соответствующих мер. Недостача или повреждение документов оговариваются в заверительных надписях дел со ссылкой на акт.

Исследователи, допустившие порчу или хищение документов, а также грубо нарушившие правила работы с документами, лишаются права работы в архиве, о чем начальником архива письменно докладывается начальнику, разрешившему допуск. Одновременно начальник архива сообщает воинской части (учреждению), по ходатайству которой был выдан допуск, о лишении исследователя права работать с архивными документами.

288. В целях сбережения документов в процессе использования и исключения разглашения государственной тайны всем работающим с документами запрещается:

а) исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и т.п., делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;

б) снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу, а также использовать для копирования прозрачный материал (кальку);

в) производить записи в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах и на отдельных листах бумаги;

г) держать документы под воздействием прямых солнечных лучей;

д) вносить в читальный зал продукты питания, а также портфели, папки, свертки, фотоаппараты, газеты, журналы, книги;

е) выносить за пределы читального зала архивные документы, справочную литературу и рабочие тетради;

ж) оставлять дела на столах при выходе их читального зала;

з) передавать документы или сообщать сведения из них другим лицам.

289. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за каждым исследователем на время работы его в читальном зале закрепляется сейф (металлический шкаф). Обращение с секретными документами производится в соответствии с требованиями приказов министра обороны Российской Федерации по работе с этими документами.

Для хранения несекретных архивных документов и несекретных рабочих тетрадей исследователям выдаются специальные коробки или чемоданы.

290. Выписки из архивных документов и справочной литературы исследователями производятся только в оформленных и учтенных в архиве рабочих тетрадях. Одновременно у исследователя может находиться не более трех рабочих тетрадей.

О характере использования документов архивного дела (позитива микрофильма) исследователи производят соответствующие записи в листе использования дела. Правильность заполнения этого листа проверяют лица, принимающие дела от исследователей.

291. Записи в рабочие тетради должны производиться исследователями с соблюдением следующих требований:

а) записи делаются чернилами, текст должен быть написан только на русском языке, разборчивым почерком и на одной стороне листа;

б) после каждой выписки из документов должна быть сделана ссылка на источники: номера фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий. При записи в рабочие тетради сведений из микрофильмов ссылки делаются на поисковые данные оригиналов документов и на те архивы, в которых хранятся эти оригиналы;

в) запрещается выписывать в несекретные рабочие тетради сведения их архивных документов и справочной литературы, имеющих грифы секретности, вычерчивать с секретных топографических карт планы и схемы в масштабе с обозначением на них координатной сетки;

г) не разрешается выписывать в рабочие тетради полное содержание документов (копировать документы), если на то нет разрешения в допуске, а также выписывать в рабочие тетради сведения и данные, не относящиеся к теме исследования.

292. Записи в рабочих тетрадях, сделанные исследователями, проверяются сотрудниками архивов.

После проверки рабочие тетради, схемы и другие материалы с выписками из архивных документов и справочной литературы высылаются в адрес, указанный в допуске.

Рабочие тетради и схемы, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки.

Рабочие тетради с выписками, сделанными с нарушением требований настоящего Наставления, в адрес исследователей не высылаются, а уничтожаются в установленном порядке в архиве.

Рабочие тетради и схемы с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей (учреждений) и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.

Невостребованные рабочие тетради хранятся в читальном зале (архиве) один год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

293. Воинские части (учреждения), государственные органы, издательства и отдельные лица, опубликовавшие работы, основанные на документах архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, предоставляют (направляют) один экземпляр этих работ в те архивы, документы которых ими были использованы при написании работ.

Г. Изготовление копий с архивных документов, их публикация и экспонирование

294. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменных заказов исследователей и с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам, в соответствии со ст. ст. 266 - 267 настоящего Наставления. Объем одного заказа определяется архивом исходя из технических возможностей копировальной техники и других объективных причин.

295. Разрешается копирование в размерах, не превышающих 5 процентов фонда, документы которого предоставлены исследователю. Копирование целостных фондов или коллекций документов архива допускается в исключительных случаях с разрешения начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации.

296. Изготовление копий в порядке оказания платных услуг производится после предварительной оплаты стоимости выполняемых работ.

297. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные или фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с самих подлинников.

298. Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

299. Изготовление графических копий чертежных и иллюстративных материалов (при наличии разрешения в допуске) производится непосредственно исследователями.

В случае необходимости исследователи приглашают для выполнения этой работы специалистов - исполнителей (чертежников, копировщиков, художников). Допуск специалистов - исполнителей оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность графических копий, изготовленных таким способом, архивы не несут.

300. При изготовлении копий техническим средствами архива, их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом. Архивные копии заверяются подписью начальника архива (архивохранилища) и гербовой печатью архива.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и гербовая печать - на обороте последнего листа документа.

301. Копии документов, изготовленные по заказам исследователей, проверяются сотрудниками архива.

После проверки копии документов высылаются в адрес, указанный в допуске.

Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки.

Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей (учреждений) и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.

302. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, производятся с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам, в соответствии со ст. ст. 266 - 267 настоящего Наставления.

Д. Использование архивных документов в целях справочной работы

303. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации исполняют запросы воинских частей (учреждений), государственных органов и общественных организаций <*>, а также письма и заявления граждан и выдают им архивные справки, архивные копии, архивные выписки.

--------------------------------

<*> Правила составления и адресования запросов устанавливаются Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации.

Архивные справки по заявлениям отдельных граждан могут быть выданы только по вопросам социально-правового характера, касающимся их личных прав и законных интересов (о прохождении военной службы, пребывании в действующей армии, награждениях и т.п.).

Архивом военно-медицинских документов, кроме того, выдаются справки о ранении, заболевании и лечении в военно-медицинских учреждениях за периоды советско-финляндской войны 1939 - 1940 годов, Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, участия в боевых действиях в послевоенный период.

Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка.

Копии наградных листов и истории болезней в адрес отдельных граждан архивами не высылаются.

304. Заявления и запросы о судимости, мере наказания и лишения воинских званий по приговорам военных судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских званиях и реабилитации, о высылке копий приговоров и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в архивах в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах.

305. Поступившие в архивы запросы воинских частей и учреждений, государственных органов и общественных организаций, письма и заявления граждан учитываются в журналах регистрации и учета исполнения запросов (писем), рассматриваются должностными лицами и направляются на исполнение.

Для контроля за ходом исполнения писем и заявлений граждан и нахождения копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) в архивах ведется картотека.

306. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: