Основные правила работы ведомственных архивов

<*> Или директора ведомственного архива, если последний является самостоятельным учреждением.

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма годового плана работы ведомственного архива

Приложение 43
к п. 12.4.6

КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1. Общие сведения об организации

Наименование организации и
ее непосредственная подчиненность ________________________________
                                  ________________________________
Адрес организации ________________________________________________
Название архива   ________________________________________________
Адрес архива      ________________________________________________

                  Название, дата и N документа

Об образовании организации _______________________________________
О реорганизации организации ______________________________________
О ликвидации организации _________________________________________

               Фамилия, имя, отчество, N телефона

Руководителя организации _________________________________________

Начальника управления делами
(Управляющего делами,
начальника общего или 1-го отдела) _______________________________

Начальника канцелярии ____________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ____________________________________________

Заведующего архивом или лица,
ответственного за архив __________________________________________

Дата и N приказа о назначении лица,
ответственного за архив __________________________________________

2. Дата согласования или утверждения нормативно - методических
   и плановых документов

Положения об архиве ______________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________
Номенклатуры дел организации _____________________________________
Плана - графика передачи дел в
ведомственный архив ______________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________
Плана - графика рассмотрения описей
ЭПК архивного учреждения _________________________________________
Плана - графика передачи дел в госархив __________________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)

Продолжение приложения 43

3. Сведения о проверках работы ведомственного архива

---------+-------------+--------------------+-----------+---------
¦  Дата  ¦Организация, ¦Основные предложения¦Результаты ¦Примеча-¦
¦проверки¦осуществившая¦ по итогам проверки ¦реализации ¦ние     ¦
¦        ¦  проверку   ¦                    ¦предложений¦        ¦
+--------+-------------+--------------------+-----------+--------+
¦   1    ¦     2       ¦           3        ¦     4     ¦   5    ¦
+--------+-------------+--------------------+-----------+--------+
¦        ¦             ¦                    ¦           ¦        ¦
¦        ¦             ¦                    ¦           ¦        ¦
¦        ¦             ¦                    ¦           ¦        ¦
---------+-------------+--------------------+-----------+---------

4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив

----------+------+-------+--------------+------------------------------------+---------------
¦Дата и N ¦Кол-во¦Крайние¦ Утверждение  ¦       Одобрение описей ЭПК         ¦Согласование  ¦
¦протокола¦дел   ¦ даты  ¦  описей ЭПК  ¦                                    ¦с ЭПК описей  ¦
¦ ЭПК или ¦(ед.  ¦ дел   +--------------+--------------+---------------------+на дела по    ¦
¦ акта о  ¦хр.), ¦       ¦дела посто-   ¦ особо ценных ¦  копий страхового   ¦личному сос-  ¦
¦приеме - ¦пере- ¦       ¦янного хра-   ¦    дел       ¦        фонда        ¦таву          ¦
¦передаче ¦данных¦       ¦нения         ¦              ¦                     ¦              ¦
¦  дел    ¦в гос-¦       +------+-------+------+-------+------+------+-------+------+-------+
¦         ¦архив ¦       ¦кол-во¦крайние¦кол-во¦крайние¦кол-во¦кол-во¦крайние¦кол-во¦крайние¦
¦         ¦      ¦       ¦ дел  ¦ даты  ¦ дел  ¦ даты  ¦ ед.  ¦  ед. ¦ даты  ¦ дел  ¦ даты  ¦
¦         ¦      ¦       ¦      ¦ дел   ¦      ¦ дел   ¦учета ¦  хр. ¦ дел   ¦      ¦ дел   ¦
+---------+------+-------+------+-------+------+-------+------+------+-------+------+-------+
¦    1    ¦   2  ¦   3   ¦   4  ¦   5   ¦  6   ¦   7   ¦  8   ¦  9   ¦  10   ¦  11  ¦   12  ¦
+---------+------+-------+------+-------+------+-------+------+------+-------+------+-------+
¦         ¦      ¦       ¦      ¦       ¦      ¦       ¦      ¦      ¦       ¦      ¦       ¦
¦         ¦      ¦       ¦      ¦       ¦      ¦       ¦      ¦      ¦       ¦      ¦       ¦
¦         ¦      ¦       ¦      ¦       ¦      ¦       ¦      ¦      ¦       ¦      ¦       ¦
----------+------+-------+------+-------+------+-------+------+------+-------+------+--------

Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)

Приложение 44
к п. 14.1.1

Наименование организации

АКТ                                     УТВЕРЖДАЮ

_______________ N ______________        Наименование должности

________________________________        руководителя организации
    (место составления)
                                        Подпись       Расшифровка
приема - передачи при смене                           подписи
заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)         Дата

Дата

В соответствии с приказом от ____________________ N ______________
______________________________ передал, а ________________________
    (Ф.И.О. передающего)                    (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии  (третьего  лица),  образованной  на
основании данного приказа, в составе председателя ________________
                                                       (Ф.И.О.)
и членов   _________________  документы  архива,  страховые  копии
             (Ф.И.О.)
документов за  ________________ годы и учетно - справочный аппарат
к ним:

----+-----------+-----------+-------------------+----------+------
¦ N ¦Название и ¦Количество ¦Количество принятых¦Количество¦При- ¦
¦п/п¦номер описи¦экземпляров¦ дел - числитель,  ¦  ед. хр. ¦ме-  ¦
¦   ¦           ¦   описи   ¦  знаменатель -    ¦страхового¦ча-  ¦
¦   ¦           ¦           ¦  количество ОЦД   ¦  фонда   ¦ние  ¦
+---+-----------+-----------+-------------------+----------+-----+
¦ 1 ¦     2     ¦     3     ¦        4          ¦     5    ¦  6  ¦
+---+-----------+-----------+-------------------+----------+-----+
¦   ¦           ¦           ¦                   ¦          ¦     ¦
¦   ¦           ¦           ¦                   ¦          ¦     ¦
¦   ¦           ¦           ¦                   ¦          ¦     ¦
----+-----------+-----------+-------------------+----------+------

ИТОГО принято _______________________________________________ дел,
                       (цифрами и прописью)
в том числе ____________________________________ особо ценных дел;
                     (цифрами и прописью)
_______________________________________ ед. хр. страхового фонда и
    (цифрами и прописью)
_________________________________ описей в _______________________
    (цифрами и прописью)                    (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда и описей:
__________________________________________________________________
                (общая характеристика состояния)
Одновременно передаются __________________________________________
                             (виды НСА и их объемы, состояние)
Состояние помещения архива:
__________________________________________________________________
                (общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
__________________________________________________________________
                (общая характеристика состояния)

Передал:                Подпись               Расшифровка подписи

Принял:                 Подпись               Расшифровка подписи

Председатель комиссии
(Третье лицо)           Подпись               Расшифровка подписи

Члены комиссии:         Подписи               Расшифровка подписей

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

    Форма акта приема - передачи при смене заведующего архивом
                 (лица, ответственного за архив)

СПИСОК НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>

--------------------------------

<*> В список включена основная действующая нормативно - методическая литература, которая может быть использована в работе ведомственных архивов с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

1. Закон СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.

2. Постановление Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 629.

3. Указ Президиума Верховного Совета "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.

4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении "Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР". - СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.

5. Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр - образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.

7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

8. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно - технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

9. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

10. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1974.

11. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

12. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.

13. Правила работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях СССР. М., 1984.

14. Правила издания исторических документов в СССР. М., 1969.

15. Унифицированная система организационно - распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1981.

16. Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными органами (учреждениями). М., 1961.

17. Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов. М., 1963.

18. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов. М., 1967.

19. Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969.

20. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

21. Перечень документов, образующихся в деятельности научно - исследовательских и проектных организаций. М., 1978.

22. Типовое положение об архиве учреждения. М., 1965.

23. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М., 1969.

24. Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М.: НИИТруда, 1972.

25. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно - производственного объединения. М., 1977.

26. Типовые нормы времени на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах. М., 1977.

27. Типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и союзной республики и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. М., 1977.

28. Типовое положение об экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления - отдела автономной республики, края, области. М., 1978.

29. Типовое положение о Центральной экспертно - проверочной комиссии (ЦЭПК) главного архивного - архивного управления союзной республики. М., 1979.

30. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов. М., 1980.

31. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М., 1983. (Приказ Главархива СССР от 25.04.83 N 114).

32. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980.

33. Методические указания по осуществлению контроля за постановкой документальной части делопроизводства архивными учреждениями в ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. М., 1963.

34. Рекомендации по улучшению контроля вышестоящих учреждений за состоянием архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и на предприятиях: Методическое пособие. М., 1965.

35. Рекомендации по организации и проведению общественных смотров постановки делопроизводства и архивов учреждений, организаций и предприятий. М., 1966.

36. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел: Методическое пособие. М., 1966.

37. Рекомендации по созданию объединенных ведомственных архивов и комплектованию их документальными материалами. М., 1968 (Главархив СССР).

38. Методические рекомендации по комплектованию Государственного архивного фонда СССР документальными материалами личных фондов. М., 1969.

39. Организация работы архивных учреждений с ведомственными архивами: Методическое пособие. М., 1969.

40. Методические рекомендации по научно - технической обработке документов личного происхождения. М., 1971.

41. Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. М., 1976.

42. Методические указания по внедрению и применению государственных стандартов на организационно - распорядительную документацию (ГОСТ 6.15.1-75; ГОСТ 6.38-72; ГОСТ 6.39-72) в архивных учреждениях. М., 1981.

43. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М., 1982.

44. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. М., 1983.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: