- Законы
- Кодексы
- Форум
Основные правила работы ведомственных архивов
В начале плана указывается количество работников в архиве и общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, на временную нетрудоспособность и т.д.).
12.3.5. В ведомственном архиве систематически должна проводиться работа по улучшению организации и условий труда.
12.3.6. В целях развития трудовой, общественно - политической активности, повышения трудовой и производственной дисциплины, ответственности за порученное дело работники ведомственного архива участвуют в социалистическом соревновании, проводимом в организации, в структуре которой функционирует архив, или организуемом учреждениями государственной архивной службы СССР.
12.4. Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве
12.4.1. Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве осуществляется в соответствии со структурой отрасли и звенностью управления: центральный отраслевой, центральный архив, архив союзно - республиканского министерства совместно со службой делопроизводства контролирует состояние архивов и организацию документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских министерств; центральный архив республиканского министерства совместно со службой делопроизводства соответственно осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских (АССР), краевых, областных организаций; архивы республиканских (АССР) министерств, краевых, областных организаций осуществляют совместно со службами делопроизводства контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения, а также городского и районного звеньев.
Центральный отраслевой архив, центральный архив союзного министерства совместно со службой делопроизводства осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций союзного подчинения.
12.4.2. С целью выполнения задач, указанных в п. 12.4.1, ведомственный архив совместно со службой делопроизводства проводит плановые проверки состояния архивов, организации документов в делопроизводстве не реже 1 раза в пять лет в организациях непосредственного подчинения, а состояние организации документов в делопроизводстве структурных подразделений самой организации - не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в ведомственный архив.
При необходимости могут осуществляться и внеплановые проверки.
12.4.3. Проверки проводятся комплексные и тематические. В подготовку к проверкам должно входить составление плана изучения проверяемых вопросов. Если проверка проводится несколькими сотрудниками, то в плане указывается распределение обязанностей между ними.
12.4.4. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководитель соответствующего структурного подразделения. В необходимых случаях по итогам проверок руководителем организации или руководителем вышестоящей организации могут издаваться приказы.
12.4.5. Одной из форм ведомственного контроля является проведение общественных смотров состояния архивов и делопроизводства организаций отрасли (группы организаций отрасли на одном или нескольких уровнях). Порядок организации и проведения смотра определяется министерством (ведомством) и т.д. совместно с соответствующими учреждениями государственной архивной службы СССР.
12.4.6. В целях осуществления систематического и качественного анализа состояния ведомственного контроля архивом ведутся карточки учета работы с организациями (Приложение 43).
12.5. Работа с кадрами
12.5.1. Подбор кадров, расстановка и использование работников ведомственного архива осуществляются в соответствии с задачами архива, типовой номенклатурой штатной численности, квалификационными характеристиками должностей в отрасли.
12.5.2. Повышение квалификации работников архива и службы делопроизводства организации проводится по согласованию с ее администрацией.
Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно со службой делопроизводства и отделом кадров.
12.5.3. Основными формами обучения работников архивов и служб делопроизводства являются: институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.
12.5.4. Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.
12.6. Учет труда, отчетность, контроль за работой
12.6.1. Учет труда в ведомственном архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
12.6.2. В дневнике каждого работника ведомственного архива ежедневно учитывается плановая (в соответствии с индивидуальными планами) и внеплановая работа. В дневнике записываются: даты, виды и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.
12.6.3. С целью выполнения запланированных мероприятий и предложений проверок ведомственный архив осуществляет систематический контроль за ходом их исполнения.
12.6.4. По итогам работы ведомственным архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов - графиков (см. п. 12.3.1), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план, последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
Один экземпляр отчета по взаимной договоренности государственного архива и организации может направляться в соответствующий государственный архив.
Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
13.1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве
13.1.1. Документы ГАФ СССР, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР:
- для документов высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет, районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;
- для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;
- для научно - технической документации - по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет;
- для кинофильмов, киножурналов и сюжетов кинолетописи, а также звукозаписей и видеозаписей - по окончании копирования, но не свыше 3 лет;
- для фотоснимков - 3 года;
- для магнитных лент и дисков, перфокарт, перфолент и других машиночитаемых документов - 5 лет.
Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.
Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машиночитаемые документы, входящие в состав научно - технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно - технической документации.
Примечание. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
13.1.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственных архивах могут быть продлены Главархивом СССР.
13.1.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.
Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные архивы от ликвидированных организаций производится только в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственный акт о передаче документов на постоянное государственное хранение.
13.2. Порядок передачи документов на госхранение
13.2.1. Государственный архив, в который подлежат передаче из ведомственного архива документы ГАФ СССР, определяется соответствующим архивным органом.
13.2.2. Организации, в деятельности которых не создаются документы ГАФ СССР, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определяемыми типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов, а также номенклатурами дел.
13.2.3. Передача документов ГАФ СССР от организаций в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями организаций и соответствующих архивных учреждений.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) и организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков созыва, допускается передача документов один раз в три - пять лет.
Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям (Приложение 19) вместе с необходимым научно - справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии.
13.2.4. Документы организаций передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи (Приложение 41), составляемым в двух экземплярах.
13.2.5. Перед передачей документов ГАФ СССР от организаций на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарно - гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
13.2.6. При передаче документов организацией в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно - проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Организация, передающая документы ГАФ СССР на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.
13.2.7. При первой передаче документов организацией в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов этой организации в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.
Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
При смене руководителя организации наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в ведомственном архиве, а также учетно - справочного аппарата к ним отражается в акте приема - передачи организации.
В соответствии с учетными данными службы делопроизводства и ведомственного архива в акте указывается раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в ведомственном архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу ГАФ СССР, особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов.
14.1. Прием - передача документов при смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
14.1.1. При смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) прием - передача документов и учетно - справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44).
Для приема - передачи дел заведующим архивом приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы делопроизводства.
Прием - передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации.
14.1.2. При приеме - передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
- учетных документов и научно - справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);
- печатей и штампов архива;
- противопожарного и охранного оборудования;
необходимо проверить также:
- условия хранения документов.
14.1.3. Акт приема - передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации.
14.1.4. В случае обнаружения при приеме - передаче документов их недостачи необходимо об этом немедленно информировать руководителя организации и принять меры к их розыску.
14.2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации
14.2.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при реорганизации или ликвидации последней предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации.
Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.
При реорганизации организации с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и ее архив.
14.2.2. Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то ее документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, должны быть переданы в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.
Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников передаются в организацию - правопреемник, которой переданы функции реорганизованной организации.
При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
14.2.3. При ликвидации организации без передачи ее функции другим организациям документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.
14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом (Приложение 41).
14.2.5. Если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих Правил и после этого передать документы по принадлежности.
ПРИЛОЖЕНИЯ (формы)
Приложение 1
к п. 2.1.26
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
_________ N ____ Наименование должности
руководителя организации
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ____ год Дата
__________________________________________________________________
Название раздела
------------+--------------+-------+------------------+----------- ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения дела¦Примечание¦ ¦ ¦(тома, части) ¦ дел ¦(тома, части) и N ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томов,¦статей по перечню ¦ ¦ ¦ ¦ ¦частей)¦ ¦ ¦ +-----------+--------------+-------+------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-----------+--------------+-------+------------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------+--------------+-------+------------------+-----------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО <*> СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК
архивного учреждения
от _______________ N ___ от ______________ N ___
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
--------------------------------
<*> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации
--------------------------+-------+------------------------------- ¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦ ¦ ¦ +------------+-----------------+ ¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой "ЭПК" ¦ +-------------------------+-------+------------+-----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-------------------------+-------+------------+-----------------+ ¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------+-------+------------+-----------------+ ¦временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------+-------+------------+-----------------+ ¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------+-------+------------+-----------------+ ¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------------+-------+------------+------------------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 2
к п. 2.1.26
Наименование структурного подразделения (общественной организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ N ______________
________________________________
(место составления)
на _______________ год <*>
__________________________________________________________________
Название раздела
------------+--------------+-------+------------------+----------- ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦ Кол-во¦Срок хранения дела¦Примечание¦ ¦ ¦(тома, части) ¦ дел ¦(тома, части) и N ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томов,¦статей по перечню ¦ ¦ ¦ ¦ ¦частей)¦ ¦ ¦ +-----------+--------------+-------+------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-----------+--------------+-------+------------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------+--------------+-------+------------------+-----------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО <**> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного подразделения Заведующий архивом
(лицо, ответственное
за архив)
от _______________ N ___ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
--------------------------------
<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения (общественной организации) по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 1, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу делопроизводства организации.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
Приложение 3
к п. 3.4.2
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
_______________ N ______________ Подпись Расшифровка
________________________________ подписи
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____
__________________________________________________________________
(название фонда)
----+---------+-----T-------+-----------+-------+-----------+-----
¦ N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела¦Кол-во ¦Сроки хра- ¦При-¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦(тома, час-¦ дел ¦нения дела ¦ме- ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номен-¦ти) по но- ¦(томов,¦(тома, час-¦ча- ¦
¦ ¦заголовок¦край-¦клатур)¦менклатуре ¦частей)¦ти) и номе-¦ние ¦
¦ ¦ дел ¦ние ¦за ____¦или N дела ¦ ¦ра статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦год(ы) ¦по описи ¦ ¦по перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+-----
Итого _______________________ дел за ________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного
учреждения)
(протокол от _______________ N _______________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ____________ N _____________
Документы в количестве _______________________ дел, весом ________
(цифрами и прописью)
___________________ кг сданы в ___________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________
N ________________
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
делопроизводства), внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 4
к пп. 4.1.3, 4.1.17, 8.2.2
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы _____________________________________,
пропущенные номера ____________________________________ + листов
внутренней описи _________________________________________________
-----------------------------------+------------------------------ ¦Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦ ¦ и формирования дела ¦ ¦ +----------------------------------+-----------------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +----------------------------------+-----------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------------+------------------------------
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа - заверителя дела
Приложение 5
к пп. 4.1.3, 4.1.22, 8.2.2
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
----+----------------+---------+---------+-------------+---------- ¦ N ¦Индекс документа¦ Дата ¦Заголовок¦Номера листов¦Примеча- ¦ ¦п/п¦ ¦документа¦документа¦ дела ¦ние ¦ +---+----------------+---------+---------+-------------+---------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+----------------+---------+---------+-------------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------+---------+---------+-------------+----------
Итого ________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 6
к пп. 4.2.6, 8.2.2
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N ___
__________________________________________________________________
Название раздела
----+------+----------+------+-------------+-------------+-------- ¦ N ¦Индекс¦Заголовок ¦ Дата ¦Кол-во листов¦Срок хранения¦Приме- ¦ ¦п/п¦ дела ¦дела (то- ¦ дела ¦в деле (томе,¦ дела (тома, ¦чание ¦ ¦ ¦(тома,¦ма, части)¦(тома,¦ части) ¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ¦части)¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+----------+------+-------------+-------------+-------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <*> ¦ 7 ¦ +---+------+----------+------+-------------+-------------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------+----------+------+-------------+-------------+--------
В данную опись внесено _____________________ дел с N _____________
(цифрами и прописью)
по N _____________, в том числе:
литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО <**>
Наименование должности руководителя Протокол ЭК
службы делопроизводства организации структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _____________ N _______
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно - контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <*>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял ______________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно - контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива Подпись Расшифровка
подписи
Дата
--------------------------------
<*> Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
Приложение 7
к п. 5.1.17
-------+----------------------------------+-----------+----------- ¦ Дата ¦ Климатические параметры воздуха ¦ Подпись ¦Примечание¦ ¦записи+---------------+------------------+сотрудника,¦ ¦ ¦ ¦Наружный воздух¦Воздух в хранилище¦сделавшего ¦ ¦ ¦ +-------+-------+--------+---------+ запись ¦ ¦ ¦ ¦темпе- ¦относи-¦темпе- ¦относи- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ратура,¦тельная¦ратура, ¦тельная ¦ ¦ ¦ ¦ ¦град. С¦влаж- ¦град. С ¦влаж- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ность, ¦ ¦ность, % ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦% ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+-------+--------+---------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +------+-------+-------+--------+---------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+-------+-------+--------+---------+-----------+-----------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации показаний контрольно - измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха
Приложение 8
к п. 5.2.8
Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Стеллаж N ________________ Хранилище N ______________
-----+-----T----+-------+----------------------------+------------ ¦Шкаф¦Полка¦Фонд¦Опись N¦Дела с N __________________ ¦ Примечание¦ ¦ N ¦ N ¦ N ¦ (н/д) ¦ по N __________________ ¦ ¦ +----+-----+----+-------+----------------------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+-----+----+-------+----------------------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+-----+----+-------+----------------------------+------------
Формат А6 (148 х 105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
-----+-----T----+-------+----------------------------+------------ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+-----+----+-------+----------------------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+-----+----+-------+----------------------------+------------
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
Приложение 9
к п. 5.2.8
Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Фонд N ___________________ Хранилище N ______
Название фонда ___________ __________________________
--------+---------------------------+------+----T-----+----------- ¦Опись N¦Дела с N __________________¦Стел- ¦Шкаф¦Полка¦Примечание¦ ¦ (н/д) ¦ по N __________________¦лаж N ¦ N ¦ N ¦ ¦ +-------+---------------------------+------+----+-----+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +-------+---------------------------+------+----+-----+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------+---------------------------+------+----+-----+-----------
Формат А6 (148 х 105 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя (лицевая сторона)
--------+---------------------------+------+----T-----+----------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +-------+---------------------------+------+----+-----+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------+---------------------------+------+----+-----+-----------
Форма карточки пофондового топографического указателя (оборотная сторона)
Приложение 10
к п. 5.3.6, 10.5.6, 10.5.7
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЗАКАЗ РАЗРЕШАЮ выдачу дел
_______________ N ______________ Заведующий архивом
________________________________ (читальным залом)
(место составления)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
на выдачу дел
__________________________________________________________________
(фамилия и инициалы исследователя)
__________________________________________________________________
(тема исследования)
-----+-----T----+---------+------------------+-------------------- ¦Фонд¦Опись¦Дело¦Заголовок¦Расписка исследо- ¦Расписка сотрудника¦ ¦ N ¦ N ¦ N ¦ дела ¦вателя в получении¦ читального зала в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦ приеме дела ¦ +----+-----+----+---------+------------------+-------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+-----+----+---------+------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+-----+----+---------+------------------+--------------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
-----+-----T----+---------+------------------+-------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+-----+----+---------+------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+-----+----+---------+------------------+--------------------
Подпись исследователя
Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
Приложение 11
к пп. 5.3.6, 5.3.8, 5.3.9
Наименование организации
АКТ
_______________ N ______________
________________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
________________________________
(наименование организации,
ее почтовый индекс и адрес)
Основание ________________________________________________________
__________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _____________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N _______________________________
(название фонда)
----+-----T----+--------------+---------+-------------+-----------
¦ N ¦Опись¦Дело¦Заголовок дела¦Дата дела¦Кол-во листов¦Примечание¦
¦п/п¦ N ¦ N ¦ ¦ ¦ в деле ¦ ¦
+---+-----+----+--------------+---------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-----+----+--------------+---------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-----+----+--------------+---------+-------------+-----------
__________________________________________________________________
Всего выдается _____________________________ дел, срок возвращения
(цифрами и прописью)
_________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним
копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения
организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив
организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации - выдающего дела получателя
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка
подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ______________________________
(наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _____________________________
(наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности:
Сдал по поручению руководства организации - получателя заведующий ведомственным архивом.
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела, заведующий ведомственным архивом.
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 12
к п. 5.3.10
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
Фонд N ____________ Опись N _____________ Дело N _________________
Заголовок дела ___________________________________________________
-------------+-------------+-------------+---------+-------------- ¦Дата исполь-¦Кому выдано: ¦ Характер ¦Номера ¦Подпись лица,¦ ¦зования ¦Фамилия, ини-¦использования¦использо-¦использовав- ¦ ¦ ¦циалы, наиме-¦(копирование,¦ванных ¦шего дело ¦ ¦ ¦нование орга-¦ выписки, ¦листов ¦ ¦ ¦ ¦низации и ¦ просмотр ¦ ¦ ¦ ¦ ¦т.д. ¦ и др.) ¦ ¦ ¦ +------------+-------------+-------------+---------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------------+-------------+-------------+---------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------------+-------------+-------------+---------+--------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа использования дела
Приложение 13
к п. 5.3.11
Наименование организации
Название архива
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд _____________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до ______________________
(дата возврата)
Наименование должности сотрудника,
выдавшего дело Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карты - заместителя дела
Приложение 14
к п. 5.5.2
Наименование организации Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_______________ N ______________ Внести изменения в учетные
________________________________ документы архива в
(место составления) соответствии с актом, за
исключением пп. 2 и 8.6
проверки наличия и
состояния дел Наименование должности
руководителя организации
________________________________ Подпись Расшифровка
(постоянного, временного подписи
хранения, по личному составу)
Дата
Фонда N ________________________
(название фонда)
Основание проверки _______________________________________________
(плановая, перемещение документов,
стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ____________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с ___________________ по ____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых
записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых
записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в
описи)
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных
в описи) имеется в наличии
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
из них: 8.1. требующих дезинфекции
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ___________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ___________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения
документов. Основные отрицательные явления в
состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...) Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ________________ N _________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЛИСТ ПРОВЕРКИ N
наличия и состояния дел фонда N
Наличие дел
-----+-----------+---------+-----------------+-----------------+------------ ¦N ¦Кол-во дел,¦N необна-¦Литерный N дела, ¦Пропущенный N ¦N дела, вы-¦ ¦опи-¦числящихся ¦руженных ¦ не отраженный в ¦дела, не отра- ¦данного во ¦ ¦си ¦ по описи ¦дел ¦ итоговой записи ¦женный в ито- ¦временное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦говой записи ¦пользование¦ ¦ ¦ ¦ +------+----------+------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦не уч-¦не пере- ¦не уч-¦не пере- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тенный¦численный,¦тенный¦численный,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦но учтен- ¦ ¦но учтен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ный в ¦ ¦ный в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦объеме ¦ ¦объеме ¦ ¦ +----+-----------+---------+------+----------+------+----------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +----+-----------+---------+------+----------+------+----------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+-----------+---------+------+----------+------+----------+------------
Итого: ______________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников, производивших проверку Подписи
Дата
Форма листа проверки наличия
Приложение 15
к п. 5.5.4
_______________________________
_______________________________
(название фонда или его части)
Состояние дел
---------+--------+-----------+----------------------------------+-------+----- ¦Кол-во ¦Времен- ¦Шифр дела, ¦ N дела, требующего: ¦N дела,¦При-¦ ¦дел, ¦ный шифр¦неправильно+------+------+-----T-----+--------+неис- ¦ме- ¦ ¦оказав- ¦необра- ¦подложенно-¦дезин-¦дезин-¦рес- ¦пере-¦восста- ¦правимо¦ча- ¦ ¦шихся в ¦ботанно-¦го в данный¦фекции¦секции¦тав- ¦плета¦новления¦повреж-¦ние ¦ ¦наличии ¦го дела ¦фонд ¦ ¦ ¦рации¦или ¦затухаю-¦денного¦ ¦ ¦(описан-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦под- ¦щих ¦ ¦ ¦ ¦ных) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦шивки¦текстов ¦ ¦ ¦ +--------+--------+-----------+------+------+-----+-----+--------+-------+----+ ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ +--------+--------+-----------+------+------+-----+-----+--------+-------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---------+--------+-----------+------+------+-----+-----+--------+-------+-----
Расшифровка подписей
Формат А3 (297 х 420 мм)
и состояния дел фонда
Приложение 16
к п. 5.5.7
Наименование организации Фонд N ___________________
(название фонда)
Название ведомственного архива
Опись N _________________,
__________________________
КАРТОЧКА УЧЕТА (название описи)
НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
-------+--------------+--------------+-----------+---------------- ¦N дела¦Заголовок дела¦Отметки о ходе¦Дата записи¦ Наименование ¦ ¦ ¦ ¦и результатах ¦ ¦ должности и ¦ ¦ ¦ ¦ розыска ¦ ¦ подпись лица, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦внесшего запись¦ +------+--------------+--------------+-----------+---------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+--------------+--------------+-----------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+--------------+--------------+-----------+----------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма карточки необнаруженных дел
Приложение 17
к п. 5.5.14
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_______________ N ______________ руководителя организации
________________________________
(место составления) Подпись Расшифровка
о необнаружении дел, пути розыска подписи
которых исчерпаны Дата
Фонд N ___________________
(название фонда)
В результате ____________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
------+----T--------------+---------+----------+------------------ ¦Опись¦Дело¦Заголовок дела¦Дата дела¦Количество¦Предполагаемые ¦ ¦ N ¦ N ¦ ¦ ¦ листов в ¦причины отсутст- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦вия дела ¦ +-----+----+--------------+---------+----------+-----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +-----+----+--------------+---------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------+----+--------------+---------+----------+------------------
Итого ______________________ дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами: _______________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <*> ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК)
организации
от ________________ N _________ от ________ N ______
Изменения в учетные документы архива внесены Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)
Дата Подпись Расшифровка подписи
--------------------------------
<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 18
к п. 5.5.14
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте:
Федеральное