Постановление Центризбиркома РФ от 21.04.2011 N 6/37-6

О Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации

Заслушав и обсудив сообщение секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н.Е. Конкина, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (прилагается).

2. Рекомендовать избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации до 1 июля 2011 года переработать с учетом одобренной Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации и согласовать с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела инструкции по делопроизводству в избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации.

3. Признать утратившим силу Постановление Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 15 декабря 2000 года N 118/1197-3.

4. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".

Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
В.Е.ЧУРОВ

Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
Н.Е.КОНКИН

Приложение
к Постановлению Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 21 апреля 2011 г. N 6/37-6

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - избирательная комиссия).

Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.

Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, Постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции.

1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.4. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.6. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").

Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии.

Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).

Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела проводятся в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

1.8. В Инструкции используются следующие понятия:

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот избирательной комиссии;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) избирательной комиссии.

Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (Приложение N 1).

2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (Приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.

Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.

2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

2.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.

При необходимости к РК прикрепляется электронный образ документа в формате pdf.

2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.

Подлинник документа либо передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.

2.12. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (Приложение N 3).

В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания избирательной комиссии;

бланк постановления (решения) избирательной комиссии;

бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;

бланк председателя избирательной комиссии;

бланк заместителя председателя избирательной комиссии;

бланк секретаря избирательной комиссии;

общий бланк избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма избирательной комиссии.

3.2. На бланках документов может помещаться герб субъекта Российской Федерации в соответствии с законом об избирательной комиссии или эмблема избирательной комиссии в соответствии с регламентом избирательной комиссии.

3.3. В случае помещения на бланках документов герба субъекта Российской Федерации, они должны быть изготовлены типографским способом и иметь нумерацию на обороте.

Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства, который отвечает также за учет бланков, имеющих нумерацию.

Уничтожение испорченных бланков осуществляется с составлением акта.

3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (Приложение N 4).

3.5. При подготовке и оформлении документов члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.5.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2011 г.

3.5.2. Регистрационный номер документа.

Например, для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.4. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                         Правительство Российской Федерации

                                                Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

                                                           Правительство
                                                        Ростовской области
                                                        Заведующему отделом

                                                           Н.П. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

                                       Заместителю директора Всероссийского
                                        научно-исследовательского института
                                         документоведения и архивного дела

                                                   П.П. Смирнову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                      Центральная избирательная комиссия
                                             Российской Федерации

                                   Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

                                              Председателям территориальных
                                                 избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (Приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                  Фомичеву П.И.

                                       ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,
                                                      115156

3.5.5. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                           Председатель Избирательной
                                          комиссии Краснодарского края

                                      личная подпись      инициалы, фамилия
                                                      Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                       УТВЕРЖДЕН
                                             постановлением Избирательной
                                              комиссии Кировской области
                                           от 25 января 2011 г. N 130/144-4

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.6. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 х 147) установленной формы (Приложение N 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                               Семенову Н.И.
                               Краснову П.Н.

                               Прошу подготовить проект письма
                               к 22.03.2011

                               Личная подпись
                               Дата

3.5.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение О создании Экспертной комиссии

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент ведущего специалиста

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

3.5.8. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("избирательная комиссия не считает возможным...", "избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

3.5.9. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
            2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Избирательной комиссии Псковской области
            от 15.11.2010 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

                                                 Приложение
                                        к постановлению Избирательной
                                          комиссии Приморского края
                                      от 11 января 2011 г. N 101/577-5

                                                 Приложение
                                  к распоряжению председателя Избирательной
                                          комиссии Липецкой области
                                         от 15 марта 2010 г. N 27-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

3.5.10. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель                             личная подпись   инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

    Заместитель председателя
     Избирательной комиссии
      Астраханской области               личная подпись   инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель                 личная подпись               инициалы, фамилия

Главный бухгалтер            личная подпись               инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

    Начальник правового отдела                        Начальник
                                            организационно-методического
                                                       отдела

личная подпись   инициалы, фамилия       личная подпись   инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии              личная подпись         инициалы, фамилия
Члены комиссии                     личная подпись         инициалы, фамилия
                                   личная подпись         инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.9, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата избирательной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

3.5.11. Гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

            СОГЛАСОВАНО
       Руководитель аппарата
      Избирательной комиссии
        Красноярского края
личная подпись   инициалы, фамилия
               Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

           СОГЛАСОВАНО
протокол заседания аттестационной
            комиссии
     Избирательной комиссии
       Магаданской области
   от 15 февраля 2011 г. N 16

    или:

         СОГЛАСОВАНО
      письмо Росархива
от 25 марта 2011 г. N 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

3.5.12. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

    Начальник правового отдела

    личная подпись      инициалы, фамилия

    Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

    Замечания прилагаются

    Начальник правового отдела

    личная подпись      инициалы, фамилия

    Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

3.5.13. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.5.14. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

    Верно
    консультант организационного отдела

    личная подпись      инициалы, фамилия

    Дата

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.5.15. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

А.П. Сидоров
(2432) 20-94-25

3.5.16. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

3.5.17. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

PC110309K/doc.

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

4.2. Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ "Дело", по факсимильной связи или сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с руководителем избирательной комиссии, отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии на соответствующих бланках.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером избирательной комиссии.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ "Дело" документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или электронной почтой сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.

После регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R).

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (Приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.12. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.

4.13. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.14. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.15. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан

5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ "Дело".

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

5.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

5.5. После регистрации обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

5.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

5.7. Обращения, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.8. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

5.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 5.9 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.11. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 10.5 и 10.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.12. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

5.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.16. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

5.17. Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

5.18. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) избирательной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем избирательной комиссии.

Информация о порядке приема граждан размещается на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.

5.19. Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

На личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

5.20. Переданные на приеме гражданами обращения регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

6. Порядок работы с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации

6.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов, внутригородских территорий городов федерального значения, а в случаях, предусмотренных законом субъекта Российской Федерации, - города федерального значения, - от руководителей территориальных органов исполнительной власти города федерального значения (далее - глава местной администрации), органов регистрационного учета населения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут содержаться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

6.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного Постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" для задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного Постановлением ЦИК России от 28 февраля 2006 года N 172/1112-4, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного Постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.

6.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

6.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют работники аппарата избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

6.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением (решением) избирательной комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории субъекта Российской Федерации.

6.6. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы документа пометку "Для служебного пользования".

На документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, на машиночитаемых носителях информации пометка "Для служебного пользования" ставится в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

6.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

6.8. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, - работником избирательной комиссии, отвечающим за делопроизводство. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "Для служебного пользования".

Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним и протоколы передачи фрагмента базы данных ГАС "Выборы", пересылаются посредством фельдъегерской почты либо нарочным.

6.9. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения указанные документы уничтожаются по акту (Приложение N 15). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА избирательной комиссии, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

6.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

6.11. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.

За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата избирательной комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта, нормативного акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.

7.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений (решений) избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и после согласования с председателем подписывается секретарем избирательной комиссии.

7.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями (решениями) избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.

7.1.3. Согласованный с председателем избирательной комиссии и подписанный секретарем избирательной комиссии проект повестки дня заседания избирательной комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства для рассылки членам избирательной комиссии.

Проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть размещен на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.

7.1.4. Членам избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет.

7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии, готовятся членами избирательной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата избирательной комиссии и других специалистов.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления (решения) с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: