Распоряжение администрации городского округа Электросталь МО от 30.03.2011 N 167-р

Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов

В соответствии с постановлением администрации городского округа Электросталь Московской области от 15.06.2010 N 360/5 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг)":

1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов" (приложение N 1).

2. Начальнику отдела по связям с общественностью Управления по потребительскому рынку, услугам и связям с общественностью администрации городского округа Электросталь Московской области опубликовать настоящее распоряжение в газете "Официальный вестник".

3. Начальнику отдела информационных технологий и защиты информации Управления по территориальной безопасности администрации городского округа Электросталь Московской области разместить настоящее распоряжение на официальном сайте городского округа Электросталь Московской области.

4. Источником финансирования для данных публикаций принять денежные средства по разделу 0114 "Другие общегосударственные расходы".

5. Контроль за исполнением административного регламента возложить на начальника управления бухгалтерского учета и контроля - главного бухгалтера администрации городского округа Электросталь Московской области Филиппенко С.А.

Глава городского округа
А.А. Суханов

Приложение N 1
к распоряжению администрации
городского округа Электросталь
Московской области
от 30 марта 2011 г. N 167-р

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, содержит стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги, сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного сектора управления бухгалтерского учета и контроля администрации городского округа Электросталь Московской области (далее - сектор) при осуществлении предоставления муниципальной услуги, формы контроля за его исполнением, ответственность специалистов при предоставлении услуги, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется гражданам, организациям, общественным объединениям, их полномочным представителям (далее - заявители) по их запросам на основании документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов, находящихся на хранении в секторе.

1.3. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов заявителей по документам архивных фондов осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Уставом городского округа Электросталь Московской области;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- постановлением главы городского округа Электросталь Московской области от 04.07.2008 N 456/6 "Об утверждении Положения об управлении бухгалтерского учета и контроля администрации городского округа Электросталь Московской области".

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Результат предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов заявителей по документам архивных фондов осуществляется на базе документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов, хранящихся в секторе.

Муниципальная услуга предоставляется сектором в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, тематических подборок копий архивных документов:

- архивная справка - документ сектора, составленный на бланке сектора, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная выписка - документ сектора, составленный на бланке сектора, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

- информационное письмо - письмо, составленное на бланке сектора по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в комитете архивных документах по определенной проблеме, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых документов, рекомендацию обратиться в другой архив, организацию, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;

- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный сектором по запросу получателя муниципальной услуги.

2.2. Оказание муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов осуществляется сектором.

Место нахождения сектора и его почтовый адрес: ул. Мира, д. 5, г. Электросталь Московской области, 144003; адрес официального сайта администрации городского округа Электросталь Московской области в сети Интернет: http://www.electrostal.ru, контактные телефоны: (8-496) 571-97-99, 571-98-04.

Режим работы:

понедельник - четверг: 8.45-18.00;

пятница: 8.45-16.45;

обеденный перерыв с 13.00 до 14.00;

выходные дни: суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.

2.3. Прием заявителей осуществляется начальником сектора и главным специалистом сектора в следующие приемные дни:

понедельник: 10.00-18.00;

четверг: 11.00-18.00;

обеденный перерыв с 13.00 до 14.00.

2.4. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении заявителя;

- на стенде в уголке для посетителей;

- на Интернет-сайте администрации городского округа Электросталь Московской области.

2.5. Сроки предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения. При консультировании заявителей по письменным обращениям, телефону, в электронном виде и на личном приеме работники сектора обязаны дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции. При консультировании должны соблюдаться следующие требования: компетентность, своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала. Консультирование проводится по следующим вопросам: наличие в секторе документов по запрашиваемой тематике, представление необходимых документов для исполнения запроса, срок исполнения запроса, время выдачи документов, возможные места хранения архивных документов, не поступивших на хранение в сектор.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги - 1 рабочий день.

Запросы заявителей регистрируются в день обращения в сектор или получения запроса в форме почтового отправления.

Запросы заявителей о предоставлении информации рассматриваются в секторе в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то сектор уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения обращения на определенный срок, но не более чем на 30 дней.

2.6. Основание для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес сектора.

В запросе должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый адрес заявителя;

- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка);

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата отправления.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

- запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса заявителя;

- запросы не поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства;

- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.8. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется сектором бесплатно. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) государственного органа или органа местного самоуправления муниципального образования Московской области, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, исполняются сектором в первоочередном порядке.

2.9. Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги.

В секторе оборудуются рабочие места должностных лиц, ответственных за запросы, связанные с предоставлением документальной архивной информации, и состоят из комплектов мебели, компьютеров в сборе, стульев (кресел), образцов документов, расходных материалов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

Места для ожидания заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны;

- стульями;

- информационными стендами.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов, рассмотрение их начальником сектора и главным специалистом сектора в пределах своей компетенции;

- анализ тематики запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление справок, архивных выписок и архивных копий;

- направление ответов заявителям (блок-схема прилагается - не приводится).

3.1.1. Регистрация запросов, рассмотрение их начальником сектора и главным специалистом сектора в пределах своей компетенции.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в сектор письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются в день поступления начальником сектора и главным специалистом сектора в пределах своей компетенции, установленной должностными инструкциями, в установленном порядке и поступают на их рассмотрение.

3.1.2. Анализ тематики запросов.

Начальник сектора и главный специалист сектора осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяются:

- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих персональную информацию;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

При поступлении в сектор запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, сектор в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в секторе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

3.1.3. По итогам анализа запроса сектор:

- продолжает работу с запросом в установленном порядке;

- при отсутствии запрашиваемых сведений в секторе информирует об этом автора запроса и при необходимости дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

По итогам анализа запроса работники сектора при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам сектора и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения обращений. Работники сектора в соответствии с архивными шифрами изымают из архивохранилищ необходимые для исполнения обращения дела. По окончании исполнения обращения все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.1.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка". Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.

Архивные справки и выписки должны оформляться на бланке сектора. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по обращениям архивных справок и выписок удостоверяется подписью заместителя главы администрации городского округа Электросталь Московской области, начальника сектора или главного специалиста сектора, гербовой печатью администрации городского округа Электросталь Московской области.

На обороте каждого листа архивной копии (ксерокопии) проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии (ксерокопии) скрепляются. Архивная копия (ксерокопия) заверяется подписью начальника сектора или главного специалиста сектора и печатью сектора.

3.1.6. Направление заявителям.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются сектором на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям. Ответы на письменные обращения заявителей, поступившие по почте, факсимильной связью, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного обращения заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение обращения считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.2. Направление запросов сектора по запросам заявителей на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их запросов.

По итогам анализа тематики поступившего запроса сектор подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности. Государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от сектора запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес автора запроса.

В случае необходимости сектор может запрашивать у организаций - исполнителей запросов сектора копии ответов о результатах рассмотрения запросов.

Сектор письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и/или иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.

Последовательность действий сектора при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам обозначена в блок-схеме (прилагается).

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц сектора.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам, и принятием решений осуществляется начальником сектора.

Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником сектора проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Московской области.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

Работники сектора, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению обращений заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении обращений;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации обращений, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- несохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении обращений и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой городского округа Электросталь Московской области назначается служебная проверка.

При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения работниками сектора возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава городского округа Электросталь Московской области принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику.

6. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

Начальник сектора:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- может запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником сектора.

Ответ на жалобу, поступившую в сектор, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая в сектор, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник сектора может продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

В течение 7 дней со дня регистрации:

сектор при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, может оставить без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник сектора может принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в сектор. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.

Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками сектора при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе городского округа Электросталь Московской области или куратору управления бухгалтерского учета и контроля.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) работников сектора нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: