Приказ Минюста СССР от 17.09.1980 N 13

Об утверждении Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов

В целях упорядочения работы судов по хранению документов приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов.

Инструкцию ввести в действие с 1 января 1981 г.

2. Министрам юстиции союзных и автономных республик, начальникам отделов юстиции исполкомов краевых, областных, городских Советов народных депутатов, председателям судов - организовать изучение Инструкции всеми судьями, секретарями судов, заведующими архивов и архивариусами, судебными исполнителями, работниками органов юстиции и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности при работе с документами.

Председателям Верховных судов союзных республик организовать изучение Инструкции работниками аппарата и членами Верховных судов, обеспечить четкое выполнение правил хранения, отбора и передачи в архив судебных дел и других документов.

Утверждена
17 сентября 1980 года

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ СУДОВ

1. Общие положения

1.1. Упорядочение работы архива суда, своевременное и квалифицированное формирование нарядов и оформление судебных дел, обеспечение долговременной сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является одной из важных задач органов юстиции и судов.

Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив суда и надлежащее их хранение служат важным средством в деле оперативного получения достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Настоящая Инструкция составлена в соответствии с "Положением о Государственном архивном фонде СССР", утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г., "Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства", "Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов", утвержденным Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г., типовыми инструкциями по делопроизводству в судах.

В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок хранения их в архиве суда, методика отбора дел для постоянного хранения и к уничтожению, правил передачи дел в государственные архивы.

2. Экспертиза научной и практической ценности документов суда

2.1. Ежегодно, по окончании делопроизводственного года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом председателя суда.

В комиссию включаются не менее трех - пяти человек. Председателем экспертной комиссии в районном (городском) народном суде назначается один из народных судей, в вышестоящих судах - заместитель председателя суда. В состав комиссии должны входить архивариус или работник, ответственный за архив, а также заведующий канцелярией.

По согласованию с заинтересованным архивным учреждением в состав комиссии может быть включен представитель государственного архива, в который будут сдаваться документы данного суда.

2.3. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

проверяет правильность определения срока хранения уголовных, гражданских дел, нарядов и других документов;

организует работу по отбору судебных дел, нарядов и других документов для постоянного хранения и к уничтожению;

рассматривает годовые разделы описей на уголовные дела и наряды постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, а также описи дел по личному составу; выносит решения о представлении описей на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

рассматривает акты об отборе к уничтожению судебных дел, нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и согласовывает с ЭПК архивного учреждения акты об отборе к уничтожению уголовных и гражданских дел;

рассматривает графики передачи дел в архив суда и по согласованию с соответствующим архивным учреждением - в государственный архив; представляет эти графики на утверждение председателя суда;

принимает участие в разработке проектов номенклатур нарядов, которые ведутся в суде, и рассматривает их на своем заседании.

2.4. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному председателем суда.

Заседания комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Заседание комиссии оформляется протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются председателем суда, а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

3. Подготовка и оформление дел, нарядов и других документов к последующему хранению

3.1. До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к сдаче.

3.2. Подготовка и оформление уголовных и гражданских дел

3.2.1. В уголовных и гражданских делах, подлежащих сдаче в архив, секретарь суда (коллегии) должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, закончить внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составить заверительную надпись.

3.2.2. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив должен давать народный судья (член суда), под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Народный судья (член суда) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

При этом необходимо руководствоваться следующими правилами:

уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;

уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к условному осуждению с обязательным привлечением к труду, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания;

уголовное дело, по которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят судом на учет для осуществления контроля за его поведением. Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается законченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя.

В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания - после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;

уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении его приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к исправительным работам, считается законченным после поступления уведомления от органов, исполняющих этот вид наказания, о получении копии приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;

уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении его применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;

уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст. ст. 5, 6, 9 УПК РСФСР и соответствующими статьями УПК других союзных республик, подлежит сдаче в архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается законченным после получения судом документа об уплате штрафа, или исполнения определения суда об аресте, или поступления сообщения от органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с передачей материалов на рассмотрение товарищеского суда или комиссии по делам несовершеннолетних, считается законченным после получения сообщения о результатах его рассмотрения;

материал о направлении лица в лечебно-трудовой профилакторий для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считается законченным после получения сообщения о направлении лица в ЛТП;

уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном взыскании сводного исполнительного производства.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения (ст. 340 ГПК РСФСР и соответствующие статьи ГПК других союзных республик).

Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы.

3.2.3. Проверив производство по делу, народный судья (член суда) дает разрешение на сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа "архив" ставит свою подпись и дату. Здесь же, на обложке, народный судья (член суда), руководствуясь "Перечнем", обязан указать дату (год), до которого включительно дело должно храниться в архиве суда, или сделать надпись "постоянно", если дело согласно "Перечню" подлежит постоянному хранению.

Эта дата переносится секретарем суда (коллегии) в учетно-статистическую карточку и указывается красным карандашом в правом углу карточки.

3.2.4. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, имя, отчество осужденного и полное наименование статьи уголовного кодекса, по которой лицо осуждено.

Пример: дело N 1-128 по обвинению Ситина Василия Кузьмича в хищении государственного или общественного имущества в особо крупных размерах - ст. 93.1 УК РСФСР.

3.3. Подготовка и оформление нарядов, исполнительных производств и других документов

3.3.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов производят работники канцелярии суда, на которых возложена обязанность по их ведению.

3.3.2. В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы, на отдельном чистом листе делается заверительная надпись.

На обложке наряда указывается наименование органа юстиции и суда, индекс (номер) наряда по номенклатуре, заголовок наряда, дата его начала и окончания, срок хранения и количество листов в наряде.

Заголовок наряда переносится на обложку из номенклатуры нарядов.

В заголовки нарядов, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, а также указывается подлинность или копийность помещенных в наряд документов.

В тех случаях, когда наряд состоит из нескольких томов, всем томам дается общий заголовок по номенклатуре, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2-х томах. Том N 1 - Уголовные дела.

Документы изучения и обобщения судебной практики в 2-х томах. Том N 2 - Гражданские дела.

Срок хранения указывается в соответствии с "Перечнем". Если наряд подлежит постоянному хранению, на обложке делается надпись "постоянно".

Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов.

3.3.3. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку, составленную по форме, указанной в Приложении N 5. Все металлические скрепления (булавки, скрепки) из них удаляются.

3.3.4. В наряде с документами по личному составу должна быть сделана внутренняя опись (Приложение N 6) с указанием их номеров и наименования, даты и номера листа в наряде.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через знак (+).

3.3.5. Наряды временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно, они не подшиваются (могут оставаться в скоросшивателях). Уточнение заголовков на обложках не производится, внутренняя опись не составляется.

3.3.6. Исполнительные производства готовятся к сдаче в архив судебными исполнителями. В оконченных исполнительных производствах все документы должны быть пронумерованы. На обложке исполнительного производства проставляется срок хранения. Оформленное производство передается народному судье, который проверяет исполнение путем просмотра документов, после чего дает разрешение на сдачу производства в архив и ставит на обложке рядом со штампом "архив" дату и подпись.

3.3.7. Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки готовятся к сдаче в архив секретарем суда (коллегии), который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. На обложке журнала или книги согласно "Перечню" проставляется срок хранения и указывается количество листов в журнале.

Перед сдачей в архив карточек секретарь суда (коллегии) проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают в обложки, то для удобства пользования не следует формировать слишком толстые тома с карточками, т.е. не более 100 - 150 карточек в один том. Картотека должна сдаваться в архив вместе с алфавитным указателем к ней.

3.4. Порядок нумерации листов и составления заверительной надписи

3.4.1. Нумерация листов в делах и нарядах производится с соблюдением следующих правил:

Листы дела, разделенного на тома, должны быть пронумерованы по каждому тому отдельно.

Фотографии и другие иллюстративные документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями должны быть пронумерованы, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя (например, личные документы), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

Если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются, а не исправляются.

При небольшом количестве недочетов нумерация листов исправляется следующим образом: на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д., а при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

Все недочеты и исправления нумерации отмечаются в заверительной надписи.

3.4.2. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов, наличие в деле фотографий, иллюстративных материалов и других вложений.

Заверительная надпись должна быть подписана секретарем суда (коллегии) с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: В настоящем деле 83 (восемьдесят три) листа, в том числе 3 фотографии на л. д. 19, 45, 46. Имеются листы с номерами 31а, 31б. В конверте (номер листа 57) находится трудовая книжка и водительские права осужденного. Секретарь суда Виноградова 28.08.79.

3.5. Порядок определения сроков хранения

3.5.1. Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем".

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены "Перечнем", устанавливаются экспертной комиссией исходя из их научной и практической ценности.

3.5.2. Срок хранения, указанный в "Перечне", исчисляется:

для гражданских дел

а) со дня вступления решения в законную силу;

б) со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел

а) со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

в) со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

г) со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора несовершеннолетнему. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направлении осужденного для отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания;

д) с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнительных производств срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов - со дня исполнения решения в данном суде.

По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т.п.) срок исчисляется с 1 января, следующего за годом окончания их делопроизводством.

3.6. Составление описей на дела и наряды постоянного хранения и дела по личному составу

3.6.1. До передачи в архив суда на все судебные дела и наряды, подлежащие постоянному хранению, составляются описи дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов и охватывает определенную группу документов. Если в деятельности суда за год образуется не более 20 дел и нарядов постоянного хранения, то в раздел описи могут включаться дела и наряды за 2 - 3 года.

3.6.2. В народных судах составляются две описи: одна на дела постоянного хранения, вторая - на дела по личному составу.

В опись N 1 подлежат включению:

наряды с управленческой документацией. Они вносятся в опись в порядке расположения их в номенклатуре нарядов. Если номенклатура нарядов за прошлые годы не составлялась или не сохранилась, - то в порядке расположения их в "Перечне";

уголовные дела, которые согласно "Перечню" должны храниться постоянно. Они располагаются в описи в алфавитном порядке;

наряды с копиями частных (особых) определений, вынесенных по гражданским и уголовным делам, и переписка по их исполнению;

наряд с подлинными приговорами и последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов;

наряд с подлинными решениями и последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

Поскольку наряды с подлинными приговорами и решениями, изъятыми из уничтожаемых дел, к моменту составления описи еще не сформированы, для них в конце годового раздела описи оставляются резервные порядковые номера.

Порядок формирования нарядов с подлинными приговорами и решениями, изъятыми из отобранных к уничтожению дел, определен в п. 5.4 Инструкции.

3.6.3. Расчет необходимого числа резервных порядковых номеров, оставляемых в описи N 1 для последующего включения наряда с подлинными приговорами, производится путем деления общего числа уголовных дел, рассмотренных в определенном году, на 25 (в каждый том наряда помещаются приговоры не более чем по 25 делам). Частное, полученное в результате деления, является числом резервных порядковых номеров, которое оставляется в годовом разделе описи.

Аналогично производится расчет резервных порядковых номеров для наряда с подлинными решениями. Однако общее число рассмотренных гражданских дел делится не на 25, а на 50, поскольку в каждый том помещаются решения не более чем по 50 делам.

Дела и наряды, включенные в опись N 1, подлежат передаче на государственное хранение.

Годовые разделы этой описи должны утверждаться экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

3.6.4. В опись N 2 включаются документы по личному составу. Сначала в опись вносятся приказы по личному составу, лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), списки личного состава и т.п., а затем в алфавитном порядке - личные дела или карточки уволенных работников.

3.6.5. В Верховных судах союзных республик, областных и соответствующих им судах составляются три описи на дела постоянного хранения и одна опись на дела по личному составу.

В опись N 1 подлежат включению:

наряды с управленческой документацией суда. Они вносятся в опись в порядке расположения их в номенклатуре нарядов. Если номенклатура нарядов за прошлые годы не сохранилась или не составлялась, - то в порядке расположения их в "Перечне".

3.6.6. В опись N 2 включаются:

уголовные дела, которые согласно "Перечню" должны храниться постоянно;

наряд с копиями частных (особых) определений, вынесенных первой, кассационной и надзорной инстанциями суда по уголовным делам, и переписка по их исполнению;

наряд с копиями приговоров по делам, рассмотренным по первой инстанции Верховным судом союзной республики;

наряды с копиями определений по делам, рассмотренным кассационной инстанцией Верховного суда союзной республики;

наряды с копиями определений областных и соответствующих им судов, которыми в кассационном порядке изменены или отменены приговоры районных (городских) народных судов;

наряды с копиями определений и постановлений, вынесенных надзорной инстанцией;

контрольные производства на дела осужденных к смертной казни;

наряд с подлинными приговорами и последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

В опись прежде всего вносятся уголовные дела, которые располагаются в алфавитном порядке, затем включаются наряды в вышеуказанном порядке.

Для наряда с подлинными приговорами и последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов, который будет сформирован впоследствии, в конце годового раздела описи оставляется несколько резервных порядковых номеров.

Порядок формирования наряда с подлинными приговорами, изъятыми из подлежащих уничтожению дел, определен в п. 5.4 Инструкции.

3.6.7. Расчет необходимого числа резервных порядковых номеров, оставляемых в описи N 2, производится следующим образом: от общего числа рассмотренных в определенном году уголовных дел вычитается количество дел, включенных в годовой раздел этой описи. Разность чисел делится на 10 (в каждый том наряда помещаются приговоры не более чем по 10 делам). Частное, полученное в результате деления, является числом резервных порядковых номеров, которое оставляется в конце годового раздела описи.

3.6.8. В опись N 3 включаются:

наряды с копиями частных (особых) определений, вынесенных первой, кассационной и надзорной инстанциями суда по гражданским делам, и переписка по их исполнению;

наряды с копиями решений по делам, рассмотренным по первой инстанции Верховным судом союзной республики;

наряды с копиями определений по делам, рассмотренным кассационной инстанцией Верховного суда союзной республики;

наряды с копиями определений областных и соответствующих им судов, которыми в кассационном порядке изменены или отменены приговоры районных (городских) народных судов;

наряды с копиями определений и постановлений, вынесенных надзорной инстанцией;

наряд с подлинными решениями и последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

Наряды включаются в опись в вышеуказанном порядке. Для наряда с подлинными решениями и последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов, который будет сформирован впоследствии, в конце годового раздела описи оставляется несколько резервных порядковых номеров.

Порядок формирования наряда с подлинными решениями, изъятыми из дел, выделенных к уничтожению, определен в п. 5.4 Инструкции.

3.6.9. Расчет необходимого числа резервных порядковых номеров, оставляемых в описи N 3 для последующего включения наряда с подлинными решениями, производится путем деления общего числа гражданских дел, рассмотренных первой инстанцией в определенном году, на 20 (в каждый том наряда помещаются решения не более чем по 20 делам). Частное, полученное в результате деления, является числом резервных номеров, которое оставляется в конце годового раздела описи.

3.6.10. В опись N 4 включаются документы по личному составу. Порядок их включения в опись определен в п. 3.6.4 Инструкции.

3.6.11. Документы Верховных судов союзных республик, областных и соответствующих им судов, внесенные в описи N 1, 2, 3, подлежат передаче на государственное хранение.

Годовые разделы этих описей, а также описи N 4 должны утверждаться экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

3.6.12. Годовые разделы описей на дела постоянного хранения во всех судах составляются секретарями суда (коллегии) по форме, указанной в Приложении N 2.

При внесении дел в опись необходимо иметь в виду следующее:

каждое дело вносится в опись под отдельным порядковым номером. Если оно состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

каждая опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением. В связи с эти номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении в описях графы "индексы нарядов и номера дела" для уголовных дел указываются их регистрационные номера, а для нарядов - индексы по номенклатуре нарядов;

графа "заголовки нарядов и дел" заполняется на основании описи, сделанной на обложке дела или наряда; заголовок с обложки переносится в опись без изменений и сокращений.

Если в опись должны быть внесены подряд дела с однородным содержанием и одинаковыми заголовками, то вносится полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". Например:

78. Уголовное дело по обвинению Козлова Степана Ильича в умышленном убийстве при отягчающих обстоятельствах - п. "д" ст. 102 УК РСФСР.

79. То же по обвинению Лукашева Петра Владимировича в нарушении правил о валютных операциях - ч. 1 ст. 88 УК РСФСР.

В графе "дата" для уголовных дел указывается число, месяц и год вынесения приговора.

3.6.13. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, которая должна содержать следующие данные: количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел и нарядов, должность и фамилию составителя описи. Итоговая запись заверяется заведующим канцелярией и председателем экспертной комиссии и согласовывается с председателем суда.

3.6.14. После внесения наряда или дела в опись на его обложке рядом с пометкой "постоянно" проставляется номер описи и номер дела по описи.

3.6.15. При первой передаче дел и нарядов в государственный архив к каждой описи составляется заглавный лист и предисловие, а после окончания описи - заверительный лист.

Заглавный лист описи составляется по форме, указанной в Приложении N 1. В предисловии коротко излагается история суда: когда он создан; дата и причины переименования; принципы отбора дел на постоянное хранение и порядок систематизации дел и нарядов в описи.

В заверительном листе к законченной описи (Приложение N 3) указывается количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи. Заверительный лист подписывается заведующим канцелярии и удостоверяется печатью суда. Заверительный лист помещается в конце описи за ее последней страницей.

3.7. Порядок представления описей на утверждение

3.7.1. Годовые разделы описей на дела и наряды, подлежащие сдаче на государственное хранение, должны представляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения не позднее чем через два года после окончания дела или наряда в делопроизводстве (например, годовые разделы описей на дела, рассмотренные в 1979 году, представляются на утверждение ЭПК не позднее 1982 года).

Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел и нарядов, заключенных в эти описи.

3.7.2. Описи на дела постоянного хранения печатаются в четырех экземплярах. На утверждение направляются два экземпляра каждой описи.

Первые экземпляры после утверждения остаются в государственном архиве в качестве контрольного документа, по которому будет производиться сдача дел на государственное хранение, вторые экземпляры описей возвращаются в суд и хранятся у лица, ответственного за архив, в специальном наряде.

3.7.3. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историческая справка, которая состоит из двух разделов.

В первом разделе должны быть отражены следующие данные:

когда был создан суд, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции (согласно Закону о судоустройстве союзной республики);

изменения названия, структуры и подведомственности суда с указанием соответствующих нормативных актов;

система делопроизводства суда и ее изменения;

дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного акта, а также наименование суда, унаследовавшего его функции.

Во втором разделе приводятся сведения об истории документального фонда и его составе:

за какие годы в архиве суда хранятся документы;

сведения о передаче дел из других судов в случае слияния или реорганизации суда;

проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и экспертиза ценности документов;

передавались ли дела в государственный архив и за какие годы.

Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся дел.

Историческая справка подписывается руководителем суда.

3.7.4. После утверждения годовых разделов описей архивным учреждением суд получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (за исключением уголовных и гражданских дел), по которым истек срок хранения, установленный "Перечнем".

4. Передача дел, нарядов и других документов в архив суда, порядок их хранения в архиве

4.1. Подготовленные и оформленные уголовные и гражданские дела, наряды и другие документы передаются в архив суда ежегодно по графику, утвержденному руководителем суда. Передачу необходимо производить не позднее 1 ноября следующего года.

4.2. Уголовные и гражданские дела передаются в архив по учетно-статистическим карточкам. О передаче дела отмечается на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего дела и принимающего их.

Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем суда (коллегии) и архивариусом и утверждается председателем суда.

Если по делу не закончено исполнение, оно в архив не сдается, на учетно-статистической карточке в этом случае делается отметка о том, у кого оно находится на хранении. По окончании исполнения на карточке отмечается передача дела в архив и составляется отдельный акт сдачи.

4.3. Наряды, материалы об административных правонарушениях, исполнительные производства, производства по делам, рассмотренным кассационной и надзорной инстанциями суда, регистрационные журналы и книги, картотеки передаются в архив суда по сдаточным описям (Приложение N 7).

4.4. В графе описи "индекс наряда", "N дела" проставляется номер, присвоенный делу или материалу при регистрации его в суде, а для нарядов, журналов, картотек - индекс по номенклатуре нарядов, для кассационных и надзорных производств - номер, по которому они заведены. Исполнительные производства вносятся в опись обобщенно с указанием их номеров.

В графе описи "Заголовки нарядов и дел" для нарядов проставляется его наименование по номенклатуре.

В графе "срок хранения" указывается год, в котором истекает срок хранения. Если по "Перечню" определен постоянный срок хранения, то в описи делается пометка "постоянно".

В графе "примечания" в дальнейшем делаются отметки о передаче документов в государственный архив или о выделении их к уничтожению.

4.5. Описи печатаются в трех экземплярах, два из них хранятся в отдельной папке у архивариуса или лица, его заменяющего, один - у заведующего канцелярией (секретаря суда).

Опись подписывается лицом, сдающим дела и принимающим их на хранение, и утверждается председателем суда.

4.6. При передаче дел в архив суда особое внимание должно быть обращено на правильность оформления дел и нарядов, которые согласно "Перечню" должны храниться постоянно.

4.7. Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела, наряды и другие документы хранятся по годам в порядке номеров.

Уголовные, гражданские дела, исполнительные производства, надзорные производства и т.п. систематизируются в зависимости от объема дел по 10 - 25 - 50 дел в пачке (связке). К каждой пачке прикрепляется бирка с указанием начального и конечного номеров дел, помещенных в пачку.

4.8. Из архива суда дело может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, роспись в получении дела или номер почтового отправления и дата возвращения дела.

Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.

5. Отбор документов и оформление их на уничтожение

5.1. Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек установленный "Перечнем" срок хранения, отбираются к уничтожению.

Работу по отбору нарядов и дел к уничтожению в районных (городских) народных судах осуществляют секретари канцелярии, в вышестоящих судах - секретари соответствующих судебных коллегий с участием архивариусов; исполнительные производства отбираются судебными исполнителями и архивариусом.

5.2. Отбор дел и других документов к уничтожению оформляется актами, которые составляются по форме, указанной в Приложении N 4. Акты рассматриваются экспертной комиссией суда, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются руководителем суда.

Акты о выделении к уничтожению уголовных и гражданских дел согласовываются с соответствующим архивным учреждением.

5.3. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть проставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.

5.4. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений, и постановлений по гражданским делам.

По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.

В районных (городских) народных судах в каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам, в вышестоящих судах - не более чем по 10 уголовным или 20 гражданским делам.

На обложке каждого тома пишется заголовок: "Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в ____ году. Том N ___, дела с N ___ по N ___".

5.5. При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

в графе "Заголовки дел" указывается номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья УК, фамилия и инициалы истца и ответчика и о чем дело;

в графе "Годы дел и документов" проставляется год рассмотрения дела;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

5.6. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

5.7. Одновременно с уголовными и гражданскими делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также дела, связанные с исполнением приговора, о снятии судимости и др., материалы об административных правонарушениях, о направлении лиц в ЛТП, производства по делам, рассмотренным кассационной и надзорной инстанциями судов, исполнительные производства, регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли сроки хранения, установленные "Перечнем".

Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно статье "Перечня" с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов, дел, производств.

В графе акта "Годы дел и документов" должен быть проставлен для нарядов, регистрационных книг и журналов, исполнительных и других производств год заведения их в делопроизводстве; для дел и материалов - год их рассмотрения.

Акты об отборе к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела, материала или производства с указанием даты составления акта.

5.8. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносится: фамилия, И.О. владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.

5.9. Судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумагоперерабатывающие фабрики или сжигаются.

Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.

Сдача оформляется приемосдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

Использование отобранных к уничтожению дел и документов для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.

6. Сроки и порядок сдачи дел на государственное хранение

6.1. Все дела постоянного хранения, включенные в годовой раздел описи N 1 в районных (городских) народных судах и годовые разделы описей N 1, 2, 3 в вышестоящих судах, подлежат сдаче на государственное хранение после того, как истек срок хранения последнего дела, рассмотренного в определенном году, и технически оформлены наряды с подлинными приговорами и решениями, изъятыми из уничтоженных дел.

При этом следует иметь в виду, что дела должны сдаваться на государственное хранение не ранее сроков, установленных "Положением о государственном архивном фонде СССР", утвержденным Постановлением Совета Министров СССР 4 апреля 1980 г.

6.2. После истечения срока хранения последнего дела, рассмотренного в определенном году, в утвержденных архивным учреждением годовых разделах описей заполняются резервные строки, оставленные для нарядов с подлинными приговорами и решениями.

Наличие подлинных приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками.

6.3. Перед сдачей дел в государственный архив экспертная комиссия районного (городского) народного суда организует проверку наличия и состояния дел и нарядов, включенных в опись N 1, экспертная комиссия вышестоящего суда проверяет наличие и состояние дел и нарядов, включенных в описи N 1, 2, 3.

При необходимости следует заново провести техническую обработку нарядов и дел.

6.4. Дела Верховных судов союзных и автономных республик подлежат передаче в центральные государственные архивы соответствующих республик. Дела краевых, областных, городских и районных (городских) народных судов подлежат передаче в краевые (областные, окружные) или городские государственные архивы по месту нахождения суда.

6.5. Сдача дел в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах по форме, указанной в приложении N 8 (не приводится).

Сдатчик (архив суда) и приемщик (госархив) расписываются в сдаче-приеме нарядов и дел на всех экземплярах описей и акте сдачи документов.

Описи в двух экземплярах (включая контрольную опись) и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращаются суду.

7. Оборудование архива суда, режим его работы

7.1. Для обеспечения сохранности дел и создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специальное помещение.

Помещение архива должно быть изолировано от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления.

Хранилища дел отделяются от рабочих комнат архива. Окна первого этажа архивохранилища заделываются металлическими решетками. Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилища не допускается.

В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

Помещение, отведенное под архивохранилище, должно отвечать действующим противопожарным нормам. В целях сохранности приобщенных к делам пленок звукозаписи они помещаются в несгораемый шкаф.

Использование в качестве архивохранилищ чердачных и неприспособленных для хранения архивных дел подвальных помещений не разрешается.

7.2. Архивохранилища оборудуются стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 м, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов - 70 - 80 см.

Для экономии площади архивохранилищ рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

7.3. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, создаются определенные технические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность дел и условия работы с ними.

В архивохранилище рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до 20 °С, относительную влажность воздуха от 50 до 60%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

7.4. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранятся у заведующего архивом (архивариуса) или у сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии.

7.5. В случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора, государственного архива и т.д.) и принимаются меры к охране архивных материалов.

Приложение N 1

Заглавный лист описи

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                       (наименование органа юстиции)
___________________________________________________________________________
                            (наименование суда)

                               ОПИСЬ N ____
                         дел постоянного хранения
___________________________________________________________________________
                   (или наименование группы документов)

                                                за ___________________ годы

                                                      Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 2

Форма годового раздела описи

                                                       УТВЕРЖДАЮ
                                            _______________________________
                                            ЭПК ___________________________
                                                       (протокол N)
                                            Дата __________________________

___________________________________________________________________________
                       (наименование органа юстиции)
___________________________________________________________________________
                            (наименование суда)

                               ОПИСЬ N ____
                         Дела постоянного хранения
                                за 19__ год

    В данный раздел включено __________________________________________ дел
                                             (цифрами)
с N ________________________________ по N _________________________________
___________________________________________________________________________
                (должность, инициалы, фамилия составителя)

Итоговую запись к разделу описи за ____ год заверяю:

    Подпись _______________________________________________________________
                    (должность, инициалы, фамилия зав. канцелярией)

    Председатель экспертной комиссии                              (подпись)

                                                                  Дата

    СОГЛАСОВАНО
___________________________
(подпись руководителя суда)

                                                      Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 3

Заверительный лист
к описи дел постоянного хранения

В данной описи пронумеровано ______________________________________________
                                          (цифрами и прописью)
______________________________________________________________ листов
Листов оглавления _________________________________________________________
                                          (цифрами)
В опись внесено ___________________________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ дел
за ____________________________________ годы

    Подпись __________________________________________________
              (зав. канцелярией (секретарь суда), фамилия)

Дата                                                                   М.П.

                                                      Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 4

Форма акта
о выделении к уничтожению
документов и дел

Министерство юстиции                                   УТВЕРЖДАЮ
___________________________________         Председатель _____________ суда
___________________________________         _______________________________
        (наименование суда)                      (инициалы и фамилия)
                                            _______________________________
                                                       (подпись)
                                            _______________________________
                                                        (дата)

                                    АКТ
                __________________________________________
                        (дата, место составления)

                о выделении к уничтожению документов и дел

    Основание: приказ N _____________ от __________________________________
                                                       (дата)
    Составлен: экспертной комиссией
    Председатель комиссии: ________________________________________________
                                    (должность, инициалы, фамилия)
    Члены комиссии: _______________________________________________________
                                (должности, инициалы, фамилии)
___________________________________________________________________________
    Присутствовали: _______________________________________________________
                                (должности, инициалы, фамилии)

    Комиссия, руководствуясь перечнем _____________________________________
                                             (наименование перечня)
___________________________________________________________________________
отобрала  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение следующие дела и документы:

Всего дел _________________________________________________________________
                                (цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
                                            (инициалы, фамилия)

Подпись

Члены:                 Подписи ____________________________________________
                                           (инициалы, фамилия)

Документы   сданы  для  уничтожения  на  бумагоперерабатывающую  фабрику по
приемосдаточной накладной от ________________________
                                      (дата)

Председатель экспертной комиссии       Подпись ____________________________
                                                   (инициалы, фамилия)
                                       Дата

                                                      Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 5

                                            Д. N __________________________
                                            Оп. N _________________________
                                            Ф. N __________________________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                            (наименование суда)

НАРЯД N ___________________________________ том N _________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                            (заголовок наряда)
___________________________________________________________________________
                                   (год)

                                            на _____________________ листах
                                            Хранить _______________________

Ф. N ______________________________
Оп. N _____________________________
Д. N ______________________________

Приложение N 6

Форма внутренней описи документов

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов, находящихся в деле N __

                                            Должность _____________________
                                            Подпись _______________________

_______________________________
            (дата)

                                                      Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 7

Наименование суда                                      УТВЕРЖДАЮ
                                            Председатель _____________ суда
                                            _______________________________

                                ОПИСЬ N ___
             дел и других документов, поступивших в архив суда
                            за ____________ год

            Всего в опись включено:

                                            Дела сдал:
                                            _______________________________
                                                 (должность и подпись)

                                            Дела принял:
                                            _______________________________
                                                 (должность и подпись)
"__" _________________ 19__ г.

                                                      Формат А4 (210 х 297)

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: