Приказ Минвуза СССР от 06.06.1956 N 470

Об основных формах первичной документации и внутривузовской отчетности, связанной с приемом и обучением студентов

До настоящего времени в высших учебных заведениях существует чрезвычайно разнообразная, изобилующая излишними показателями первичная документация и внутривузовская отчетность, связанная с приемом и обучением студентов.

В целях сокращения, упрощения и унификации этой документации и отчетности приказываю:

1. Ввести в действие с 1956/57 учебного года прилагаемые к Приказу основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности и указания по их заполнению (Приложение).

2. Директорам высших учебных заведений в 2-месячный срок пересмотреть действующую в вузе вспомогательную документацию, связанную с приемом и обучением студентов, в целях возможного ее упрощения и сокращения.

3. Считать утратившими силу инструктивные письма ВКВШ от 8 мая 1944 г. N Д-09-10 и 9 августа 1944 г. N Д-09-21.

Приложение
к Приказу по Министерству
высшего образования СССР
от 6 июня 1956 г. N 470

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕКОМЕНДУЕМЫХ ОСНОВНЫХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ВНУТРИВУЗОВСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ, СВЯЗАННОЙ С ПРИЕМОМ И ОБУЧЕНИЕМ УЧАЩИХСЯ

1. Основные формы и указания о порядке регистрации заявлений и документации по приему в высшие учебные заведения

Форма N 01 - Образец заявления. Заготовляется для удобства желающих поступать в вуз и упрощения работы в вузе <*>.

------------------------------------

<*> Утверждается ежегодно Правилами приема в высшие учебные заведения.

Форма N 02 - Регистрационный журнал. Является основным документом, отражающим главнейшие данные и сведения о поступающем вплоть до его зачисления в вуз или возврата документов.

Регистрационный журнал должен быть пронумерован, прошнурован сургучной печатью вуза и подписан председателем приемной комиссии.

Для облегчения быстрого нахождения в регистрационном журнале необходимых сведений одновременно с журналом рекомендуется вести алфавитную книгу для записи фамилий лиц, подавших заявления, и порядкового номера журнала, под которым зарегистрированы сведения о поступающем.

Для поступающих на вечернее или заочное отделение ведется отдельный журнал.

Форма N 03 - Расписка в приеме документов. Выдается на руки поступающему при личном представлении заявления и документов или высылается почтой.

Форма N 04 - Экзаменационный лист с фотокарточкой поступающего. Подписывается ответственным секретарем приемной комиссии после решения комиссии о допуске данного лица к приемным экзаменам, скрепляется печатью вуза и выдается поступающему под расписку в регистрационном журнале.

Экзаменационный лист является пропуском на экзамены и по их окончании подлежит возврату в приемную комиссию.

После решения о приеме экзаменационный лист хранится в деле студента; при отказе - в архиве вуза вместе с заявлением и письменными работами поступающего.

Экзаменационный лист скрепляется подписью ответственного секретаря приемной комиссии и печатью вуза.

Форма N 05 - Извещение о допуске к приемным экзаменам. Выдается на руки поступающему или высылается заказным письмом немедленно после решения комиссии о допуске к экзаменам.

Форма N 06 - Экзаменационная ведомость (для поступающих). Подписывается ответственным секретарем приемной комиссии отдельно по каждой дисциплине, оформляется экзаменатором и по окончании экзамена сдается ответственному секретарю приемной комиссии.

Форма N 07 - Извещение о приеме в число студентов вузов. Выдается (высылается) немедленно после опубликования приказов по вузу о зачислении.

Форма N 08 - Извещение с возвратом представленных документов в связи с отказом в допуске к приемным экзаменам, неявкой к началу экзаменов, отказом в приеме и т.п. Высылается заказным отправлением в 3-дневный срок после решения приемной комиссии.

Форма N 09 - Справка об оценках, полученных на вступительных экзаменах. Выдается (высылается) всем лицам, державшим вступительные экзамены, но не зачисленным в вуз <*>.

------------------------------------

<*> Утверждается ежегодно Правилами приема в вузы.

Порядковый номер регистрационного журнала является номером для выдаваемых справок, извещений и т.п. по формам N 1, 3, 4, 5, 7, 8 и 9.

2. Основные формы и указания о порядке заполнения первичной студенческой документации и внутренней отчетности в высших учебных заведениях

Личная документация студента, учет и отчетность по успеваемости студентов

Форма N 11 - Студенческий билет. Форма, правила изготовления и выдачи утверждены Приказом Министра высшего образования СССР от 11 мая 1956 г. N 396.

Форма N 12 - Зачетная книжка. Правила выдачи и хранения утверждены ВКВШ (Постановление СНК СССР от 25.10.1936 N 1914).

Форма N 13 - Личная карточка студента. Утверждена Приказом Министра высшего образования СССР от 5 января 1956 г. N 14. Заполняется при зачислении в учебное заведение и перед распределением оканчивающих на работу. По окончании студентом вуза или выбытии из вуза передается в дело студента.

Форма N 14 - Учебная карточка студента. Заводится на каждого студента; в нее заносятся с экзаменационных ведомостей оценки, полученные студентом на экзаменах и зачетах. Карточка ведется на факультете, хранится как документ строгой отчетности и по окончании студентом вуза или выбытии из вуза передается в дело студента. Срок хранения постоянный. Исправления в карточках должны быть оговорены и подписаны деканом факультета.

Форма N 15 - Справочная карточка студента. Как правило, ведется канцелярией по студенческим делам (отделом кадров). Хранится в картотеке в алфавитном порядке. Справочные карточки на окончивших и выбывших студентов хранятся в особой картотеке также в алфавитном порядке. Срок хранения постоянный.

Форма N 16 - Дело студента (вкладной лист с описью документов). Ведется канцелярией по студенческим делам (отделом кадров) и содержит все документы, касающиеся студента (аттестат об образовании, приказы о зачислении, переводе, отчислении и другие материалы).

В дело студента передаются также по окончании или выбытии студента из вуза: зачетная книжка, студенческий билет, личная карточка студента и учебная карточка. Срок хранения постоянный. Дело студента имеет номер, одинаковый с зачетной книжкой и студенческим билетом. При сдаче в архив дело студента получает номер по архиву. Этот номер отмечается в справочной карточке студента.

Форма N 17 - Книга учета окончивших вуз и регистрации выдачи дипломов. Ведется канцелярией по студенческим делам (отделом кадров). В книгу вносятся окончившие вуз студенты по годам выпуска с указанием даты выдачи диплома, его номера и подписи директора, выдавшего диплом. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью с печатью вуза. Книга хранится как документ строгой отчетности (как правило, в сейфе директора вуза), срок хранения постоянный. Для удобства пользования книгой служит картотека, составленная из карточек, расставленных в алфавитном порядке (см. пояснения к справочной карточке по форме N 15), на окончивших вуз, в этой карточке в конце строки "выдан диплом" и т.д. проставляется порядковый номер книги учета окончивших вуз и регистрации выдачи дипломов.

Форма N 18 - Учет движения студенческих контингентов. Ведется на факультетах и представляется в установленный директором вуза срок в канцелярию по студенческим делам (отдел кадров), если директором вуза не установлен другой порядок в зависимости от местных условий. На основе этих данных составляется сводный отчет о состоянии и движении студенческих контингентов по курсам и по показателям, требующимся для составления семестровой и годовой статистической отчетности вуза по формам ЦСУ СССР, которые представляются вузом в установленные сроки и адреса.

3. Основные формы и указания по учету посещения занятий студентами и их успеваемости

Форма N 20 - Журнал посещения занятий. Хранится на факультетах или в учебной части и ежедневно, перед началом занятий, выдается старостам групп.

Наименование предмета, форма занятий и число академических часов записываются в день занятий в том порядке, в котором они будут производиться в этот день. Староста группы отмечает в журнале отсутствующих студентов с указанием количества пропущенных часов.

По окончании занятий (в тот же день) староста возвращает журнал в деканат или учебную часть в соответствии с распорядком, установленным директором вуза.

Форма N 21 - Экзаменационная ведомость. Является основным первичным документом по учету успеваемости студентов. В соответствии с утвержденным расписанием экзаменов факультеты вносят в экзаменационные ведомости фамилии студентов, сдающих экзамены и зачеты, и после подписи декана передают экзаменационные ведомости на кафедру.

В экзаменационную ведомость преподавателем, принимающим экзамен (зачет), заносится оценка, полученная студентом на экзамене (зачете).

Против фамилии студентов, не явившихся на экзамены, преподаватель указывает - "не явился".

Каждая оценка заверяется подписью экзаменатора. По окончании экзамена (зачета) экзаменатор представляет экзаменационную ведомость декану факультета в порядке, установленном директором вуза. Из экзаменационной ведомости полученные студентами оценки вносятся в учебную карточку студента.

Экзаменационные ведомости нумеруются, сшиваются в папки и хранятся на факультете как документы строгой отчетности.

Форма N 22 - Экзаменационный лист. Применяется взамен экзаменационной ведомости только в случаях переноса экзамена по особо уважительным причинам на другие сроки. Экзаменационный лист возвращается экзаменатором в деканат немедленно после окончания экзамена. Экзаменационный лист подшивается к основной экзаменационной ведомости группы.

Форма N 23 - Сведения об итогах экзаменационной сессии. Сведения представляют сводку итогов экзаменов и составляются на факультетах. Сводная ведомость составляется учебной частью.

Условные обозначения при записи форм занятий: лекции (ЛК), практические занятия (ПЗ), лабораторные (ЛБ).

1. Ежедневно перед началом занятий староста группы берет в деканате журнал учета посещаемости занятий студентами и вносит в него соответствующие записи.

2. Староста группы проставляет против фамилии студента, пропустившего занятие, количество часов (цифрами) в графе, совпадающей с датой дня занятий и наименованием пропущенного предмета.

3. Наименование предмета, форма занятий и число академических часов записываются в день занятий в том порядке, в каком они в этот день будут производиться.

4. Против фамилии студента, освобожденного от посещения занятий по соответствующей дисциплине, пропуск занятий проставляется штриховкой.

5. По окончании занятий староста возвращает журнал в деканат в тот же день.

6. По окончании недели производится подсчет пропущенных студентами часов и записывается в соответствующей графе (с нарастающим итогом - за неделю, две, три, четыре недели и т.д. до конца семестра).

Журнал заготовляется на семестр; наружный лист с оборотной стороны (для развернутой формы) печатается на бумаге размером 30 x 42 см, вкладыши 30 x 26 см (без граф для порядкового номера и фамилии с инициалами).

Факультет составляет ведомость в одном экземпляре и после подписи декана сдает ее экзаменатору.

По окончании зачета или экзамена экзаменатор представляет ведомость декану факультета в порядке, установленном директором института. Экзаменационная ведомость должна быть рассчитана на 30 человек, а поэтому печатается на 2 страницах; конец ведомости со слов "Итого: отлично, хорошо" и т.д. печатается в конце 2-й страницы.

Экзаменационный лист возвращается экзаменатором на факультет немедленно после окончания экзамена.

Форма N 02

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ ЗАЯВЛЕНИЙ ПОСТУПАЮЩИХ В ВУЗ в 19__ г.

Журнал рекомендуется изготовлять на бумаге форматом 30 x 42 см.

Форма N 03

__________________________________________________________________
            (наименование высшего учебного заведения)

             Расписка в приеме документов N _________

Получены от _________________________________ следующие документы:
1. Заявление.
2. Документы об образовании ________________________ за N ________
                              (название документа)
от _____________, выданный _______________________________________
3. Три фотокарточки.
4. Справка об отношении к воинской обязанности.
5. Справка о медицинском освидетельствовании (ф. 286).
6. _______________________________________________________________
7. _______________________________________________________________
8. _______________________________________________________________
__________________________________________________________________

                         Принял секретарь
                         приемной комиссии _____________ (подпись)

"__" _____________ 19__ г.

В случае утери расписки поступающий немедленно заявляет об этом в приемную комиссию.

Рекомендуется печатать на бумаге форматом 10 x 15 см.

Форма N 04

Утверждена
Приказом Министра высшего
и среднего специального
образования СССР
от 30 мая 1972 г. N 426

    Примечания:                 __________________________________
    1. Экзаменационный  лист      (наименование высшего учебного
служит пропуском на экзамен.                 заведения)
    2. Устный        экзамен
принимается   только   двумя    Факультет ________________________
преподавателями.                Специальность ____________________
    3. Опоздавшие    и    не
явившиеся в срок допускаются    Экзаменационный лист N ___________
к экзамену лишь с разрешения
ответственного     секретаря    Фамилия __________________________
приемной комиссии.              Имя ___________ Отчество _________
    4. По          окончании    Протокол о допуске к вступительным
вступительных      экзаменов    экзаменам N ______________________
экзаменационный лист  должен    от "__" __________________ 19__ г.
быть  возвращен  в  приемную    Дата выдачи ______________ 19__ г.
комиссию.
    5. Не    зачисленный   в    Ответственный  секретарь  приемной
учебное  заведение  получает    комиссии                 (подпись)
обратно свои документы после
сдачи       экзаменационного    Фотокарточка, скрепленная гербовой
листа.                          печатью вуза
                                __________________________________
                                      (подпись поступающего)

Внутренняя сторона экзаменационного листа

----+------------------+---------+-----------+-----------+--------
¦ N ¦Наименование пред-¦  Дата   ¦  Оценка   ¦Фамилия и  ¦Подписи¦
¦п/п¦метов (характер   ¦экзамена ¦           ¦инициалы   ¦экзаме-¦
¦   ¦экзамена)         ¦         ¦           ¦экзаменато-¦наторов¦
¦   ¦                  ¦         ¦           ¦ров (писать¦       ¦
¦   ¦                  ¦         ¦           ¦разборчиво)¦       ¦
+---+------------------+---------+-----------+-----------+-------+
¦        I. Оценки, полученные на вступительных экзаменах        ¦
¦                                                                ¦
¦1  ¦Русский язык и ли-¦1 августа¦4 (четыре) ¦           ¦       ¦
¦   ¦тература          ¦         ¦           ¦           ¦       ¦
¦   ¦                  ¦         ¦           ¦           ¦       ¦
¦2  ¦Математика (пись- ¦3 августа¦5 (пять)   ¦           ¦       ¦
¦   ¦менно)            ¦         ¦           ¦           ¦       ¦
¦   ¦                  ¦         ¦           ¦           ¦       ¦
¦3  ¦Математика (устно)¦6 августа¦5 (пять)   ¦           ¦       ¦
¦   ¦                  ¦         ¦           ¦           ¦       ¦
¦4  ¦Физика (устно)    ¦9 августа¦3 (три)    ¦           ¦       ¦
+---+------------------+---------+-----------+-----------+-------+
¦   ¦Итого             ¦         ¦17 (семнад-¦           ¦       ¦
¦   ¦                  ¦         ¦цать)      ¦           ¦       ¦
----+------------------+---------+-----------+-----------+--------

II. Средняя арифметическая оценка      4,5 (четыре и пять десятых)
по всем предметам из документа о
среднем образовании

III. Общее количество баллов           21,5 (двадцать один и пять
                                       десятых)

               Ответственный секретарь приемной комиссии (подпись)

Рекомендуется печатать на плотной бумаге форматом 15 x 21 см.

Форма N 05

_____________________________
   (наименование высшего           Куда __________________________
_____________________________      _______________________________
     учебного заведения)           _______________________________
                                   _______________________________
      Приемная комиссия            Кому __________________________
                                        (фамилия, имя и отчество)
"__" ________________ 195_ г.      _______________________________

        N _________

(оборотная сторона)

                       Уважаемый товарищ!

    Решением приемной комиссии от "__" __________ 19__ г. N ______
Вы допущены к конкурсным экзаменам, которые будут проводиться с __
__________________________________________________________________
до _________ августа 19__ г. Вы должны прибыть в институт в период
с __________ июля по _________ июля.
    Ваш экзаменационный лист N ______
    Иногородним рекомендуется сделать отметку в паспорте о выбытии
и сняться с партийного, комсомольского и профсоюзного учета.
    Призывники 19__  19__  гг.  рождения и военнообязанные старших
возрастов   обязаны   иметь   на    руках    воинский    документ.
__________________________________________________________________
    Вы должны явиться по адресу: _________________________________
    В случае  неявки  в установленный срок Вы не будете допущены к
экзаменам.

    Ответственный секретарь приемной комиссии ____________________

                                              Подпись ____________

Рекомендуется печатать на плотной бумаге типа открытки размером 10 x 15 см.

Форма N 06

__________________________________________________________________
            (наименование высшего учебного заведения)

                    Экзаменационная ведомость
                        (для поступающих)

по _______________________________________________________________
                       (название предмета)

"__" ______________ 19__ г.

    Начало экзамена _____________ Конец экзамена _________________

    Экзаменаторы ____________________

    Ответственный секретарь приемной комиссии __________ (подпись)

                          Итого: отлично _________________________
                                 хорошо __________________________
                                 удовлетворительно _______________
                                 неудовлетворительно _____________
                                 не аттестовано __________________

Рекомендуется печатать на бумаге форматом 30 x 21 см с повторением на оборотной стороне наименований граф и переносом текста "Итого: отлично" и т.д. в конец 2-й страницы.

Форма N 07

_____________________________
   (наименование высшего
_____________________________
     учебного заведения)

    Приемная комиссия

"__" ________________ 19__ г.   Гр. ______________________________
                                         (фамилия и инициалы)

    Приемная комиссия извещает, что Вы зачислены студентом _______
курса ____________________________________________________________
с представлением
----------------- общежития и должны явиться в вуз в период с ____
без представления
______ по _________ августа с.г. Начало занятий _________ сентября
в ______ часов.
    В случае   неявки   на   занятия   к   указанному   сроку   по
неуважительным причинам вуз будет вынужден исключить Вас из  числа
студентов.
    По невозможности  явиться  к  сроку  по  уважительной  причине
сообщите немедленно в вуз заказным отправлением.

                       Ответственный секретарь
                       приемной комиссии _______________ (подпись)

Рекомендуется печатать на бумаге форматом 10 x 15 см.

Форма N 08

_____________________________
    (наименование высшего            (заказным отправлением)
_____________________________
      учебного заведения)       Гр. ______________________________
                                        (фамилия и инициалы)

"__" ________________ 19__ г.
      N ____________

    Приемная комиссия  возвращает  при  этом  представленные  Вами
документы в связи с ______________________________________________
__________________________________________________________________
                           (перечислить)

Приложение

Ответственный секретарь
приемной комиссии                        _______________ (подпись)

Рекомендуется печатать на бумаге размером 15 x 21 см.

Форма N 13

--------------                 Личная карточка студента
¦  Место для ¦
¦фотокарточки¦             Дело и зачетная карточка N _______
--------------

__________________________________________________________________
                (наименование учебного заведения)

Специальность ____________________________________________________
Фамилия _______________ имя ______________ отчество ______________

а) _______________________________________________________________
                      (до поступления в вуз)
б) _______________________________________________________________
                   (прописка в настоящее время)

"__" _________________ 19__ г.          Личная подпись ___________
     (дата заполнения)

Регистрация прохождения учебы

    Отметки о  поощрениях  и  взысканиях  (когда,  за  что и какое
объявлено поощрение  или  наложено  взыскание  и  когда  взыскание
снято) ___________________________________________________________
Дата окончания учебного заведения ___________ N диплома __________

Министерство (ведомство) ____________ Выдана путевка N ___________
                         (название
                         предприятия, от _________________ 19__ г.
                         учреждения)
                                      Прибыл к месту работы ______
Обеспеченность жилплощадью __________                       (дата)

                                      Назначен на должность ______
                                      с окладом __________________

Форма N 14

__________________________________________________________________
            (наименование высшего учебного заведения)

                                        N ________________________
                                          (дела и зачетной книжки)

                     Учебная карточка студента

-------------------------------+----------------------------------
1. ____________________________¦7. Сдано за весь срок обучения ___
    (фамилия, имя, отчество)   ¦_______________ предметов; из них:
                               ¦_______________ отлично
2. Адрес ______________________¦_______________ хорошо
                               ¦_______________ удовлетворительно
3. Зачислен: в вуз приказом    ¦8. Приказом N ___ от _____ 19__ г.
N ______ от ___________ 19__ г.¦допущен   к   защите    дипломного
  а) как отличник _____________¦проекта,  к   сдаче   госэкзаменов
  б) по конкурсу ______________¦(лишнее зачеркнуть)
  в) в порядке перевода из ____¦
  на ___ курс ______ факультета¦Декан факультета _______ (подпись)
  по специальности ____________¦
                               ¦9. Государственные экзамены
4. Отчислен приказом N ________¦
от _______ 19__ г. ____________¦---+-----------+--------+---------
                     (причина  ¦ N ¦ Название  ¦  Дата  ¦Экзамена-
_______________________________¦п/п¦ дисциплин ¦ сдачи  ¦ционная
          отчисления)          ¦   ¦           ¦экзамена¦оценка
                               ¦---+-----------+--------+---------
5. Восстановлен приказом N ____¦   ¦           ¦        ¦
от _______ 19__ г. ____________¦---+-----------+--------+---------
                     (причина  ¦   ¦           ¦        ¦
_______________________________¦---+-----------+--------+---------
        восстановления)        ¦   ¦           ¦        ¦
                               ¦---+-----------+--------+---------
6. Предоставлен длительный     ¦
отпуск сроком с _______ 19__ г.¦10. Дипломный    проект   (работу)
по ___________ 19__ г. приказом¦выполнил на тему _________________
N ______ от ___________ 19__ г.¦______ и защитил _________ 19__ г.
_______________________________¦с оценкой ________________________
          (причина)            ¦
                               ¦11. Постановлением Государственной
                               ¦экзаменационной комиссии (протокол
                               ¦N ________ от ___________ 19__ г.)
                               ¦присвоена квалификация ___________
                               ¦
                               ¦Декан факультета _______ (подпись)

Выполнение учебного плана