Указание МГА СССР от 17.12.1984 N 840/У-1

Об утверждении типовых инструкций по делопроизводству для управлений и авиапредприятий гражданской авиации

В целях совершенствования делопроизводства, контроля исполнения, подготовки и издания документов, их хранения и использования, а также повышения ответственности в работе с документами всех категорий работников управленческого аппарата в гражданской авиации предлагаю:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении гражданской авиации (Приложение 1) и Типовую инструкцию по делопроизводству в авиапредприятии ГА (приложение 2 - не приводится).

Начальникам управлений и командирам авиапредприятий обеспечить изучение Типовых инструкций и соблюдение их требований.

2. Начальникам управлений, предприятий, учреждений и организаций гражданской авиации принять действенные меры по наведению порядка в делопроизводстве, улучшению работы по изучению и исполнению документов, сокращению документооборота.

3. Управляющему делами МГА т. Мишукову К.С. до 01.05.85 разработать типовые положения о канцелярии управлений и авиапредприятий и типовые должностные инструкции работникам делопроизводства.

4. Контроль за соблюдением Типовой инструкции по делопроизводству в управлениях гражданской авиации возложить на Управление делами МГА.

Контроль за соблюдением Типовой инструкции по делопроизводству в авиапредприятиях возложить на управления гражданской авиации.

5. Типовую инструкцию по организации делопроизводства в управлениях гражданской авиации, утвержденную МГА 08.08.71, считать утратившей силу.

Министр
Б.П.БУГАЕВ

Приложение 1

Утверждена
указанием МГА
от 17 декабря 1984 г. N 840/У-1

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ

При подготовке Типовых инструкций по делопроизводству для управлений и авиапредприятий гражданской авиации были использованы Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, ГОСТы на управленческую документацию, приказы, инструкции и указания МГА по вопросам работы с документами, а также опыт постановки делопроизводства в управлениях, предприятиях и организациях гражданской авиации и других ведомствах.

Типовыми инструкциями по делопроизводству следует пользоваться с учетом требований руководящих документов МГА по вопросам контроля исполнения, подготовки и издания документов, работы с заявлениями, предложениями и жалобами трудящихся, архивного дела.

На основе Типовых инструкций в управлениях и авиапредприятиях могут разрабатываться инструкции по делопроизводству, учитывающие опыт и конкретные условия их работы.

Типовые инструкции могут быть также использованы учреждениями и организациями гражданской авиации при разработке соответствующих документов, регламентирующих делопроизводство.

Настоящие Типовые инструкции подготовлены Управлением делами МГА с привлечением ЦНОТиУП при ГосНИИ ГА.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Типовая инструкция является нормативным документом, регламентирующим порядок работы с организационно-распорядительными документами в управлении гражданской авиации (УГА) а также правила их подготовки и оформления.

На документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительных (плановая, отчетно-статистическая, финансовая, бухгалтерская и другие системы документации), действие Инструкции распространяется в части, касающейся общих принципов работы с документами и подготовки их к сдаче в архив.

Особенности оформления и обработки этих документов, а также порядок ведения секретного делопроизводства, делопроизводства по документам с грифом "Для служебного пользования", порядок работы с заявлениями, предложениями и жалобами граждан устанавливаются специальными инструкциями, положениями, методическими указаниями, стандартами.

1.2. Выполнение требований Инструкции по делопроизводству обязательно для всех работников УГА.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременность исполнения документов, обеспечение их надлежащего формирования и сохранности в аппарате управления гражданской авиации возлагается на начальника управления и руководителей структурных подразделений УГА.

Руководители структурных подразделений управления обязаны знакомить с Инструкцией всех вновь принимаемых на работу сотрудников.

1.4. Организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Типовой инструкции осуществляются помощником начальника управления и канцелярией УГА.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в управлении возлагается на канцелярию (общий отдел) <1>, а в структурных подразделениях УГА - на должностных лиц, назначаемых приказом начальника управления.

--------------------------------

<1> Далее в тексте при упоминании канцелярии имеется в виду и общий отдел.

Деятельность канцелярии управления регламентируется положением, утверждаемым начальником управления.

Работники канцелярии управления и лица, ведущие делопроизводство в структурных подразделениях УГА, осуществляют свои функции в соответствии с утвержденными должностными инструкциями.

1.6. В случае увольнения, перехода на другую работу начальников структурных подразделений УГА, помощника начальника управления, заведующего канцелярией и должностных лиц, ведающих делопроизводством, все дела и документы, числящиеся за ними, должны быть переданы по акту вновь назначенным работникам или другим работникам, на которых возлагаются их обязанности.

Прием-передача дел, документов производится путем сверки их наличия по номенклатуре дел с карточками (журналами) учета, о чем составляется акт, который утверждается начальником управления (по должностям руководящего состава) или руководителем структурного подразделения.

1.7. При реорганизации управления с передачей его функций другому учреждению все документы текущего делопроизводства и архив передаются учреждению-преемнику по акту, в составлении которого принимают участие его канцелярия и архив.

При полной ликвидации управления без передачи его функций другому учреждению все документы текущего делопроизводства систематизируются в установленном порядке в соответствующих делах. Дела, подлежащие сдаче на государственное хранение, передаются вместе с архивом управления в местный государственный архив.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут знакомиться только лица, имеющие отношение к их рассмотрению и исполнению в соответствии с резолюциями руководителей.

Опубликование в печати и использование в докладах материалов, связанных с деятельностью управления гражданской авиации, допускаются только с разрешения руководства управления в соответствии с Перечнем Главного управления по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР.

1.9. В целях систематизации учета и оформления документов каждому структурному подразделению управления присваивается условный цифровой индекс, который используется при индексации дел и документов.

При разработке индексов учитываются требования, предъявляемые государственным архивом к классификационной схеме построения номенклатуры дел управления.

2. Подготовка и оформление служебных документов

2.1. Общие требования

2.1.1. Служебный документ должен быть кратким, точным, исключающим дублирование сведений, тщательно отредактированным, не допускающим различных толкований, общих формулировок и неконкретных указаний. Не разрешается употреблять непринятые сокращения или обозначения, а также устаревшие или малоизвестные слова и термины.

За содержание, грамотность и четкость изложения документов, представляемых на подпись или утверждение руководству управления, несут ответственность руководители структурных подразделений УГА, в которых эти документы подготовлены.

2.1.2. Не допускается оформлять в виде внутренней переписки решение оперативных вопросов взаимодействия структурных подразделений УГА.

Сопроводительные письма к рассылаемым документам составляются только в случаях крайней необходимости.

2.1.3. Служебный документ должен составляться, как правило, по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное рассмотрение его адресатом. Исключение допускается лишь для отчетов, планов мероприятий и других документов, затрагивающих взаимосвязанные вопросы.

2.1.4. Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывается основание или обоснование к составлению документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, указания, просьбы.

2.1.5. Документы, составленные на основании и во исполнение законов, указов, постановлений, распоряжений и решений вышестоящих органов, а также приказов, указаний и инструкций МГА, должны содержать ссылку на них с указанием даты, номера и точного наименования.

2.1.6. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс составных частей (реквизитов) и стабильный порядок их расположения и оформления.

Комплекс реквизитов, места их расположения и порядок оформления для организационно-распорядительных документов определены ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр-образец".

2.1.7. На основе ГОСТ 6.39-72 разрабатываются бланки организационно-распорядительных документов (ОРД).

Изготовление и учет гербовых бланков ОРД управления осуществляются в соответствии с Инструкцией МГА о порядке разработки, изготовления и учета стандартных бланков организационно-распорядительных документов <1>.

--------------------------------

<1> Дату и номер Инструкции смотри в действующем Перечне руководящих документов МГА по делопроизводству.

2.1.8. В управлении гражданской авиации применяются два вида бланков:

- бланк для писем формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Формат А5 предназначен для документов, текст которых не превышает 10 строк машинописи через один межстрочный интервал;

- общий бланк формата А4 (для оформления приказов, указаний, инструкций, положений, уставов, протоколов, заключений, актов и др.).

Допускается изготовление бланков для отдельных видов документов на основе общего бланка (приказ, указание). Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их количество превышает 200 документов в год.

Не допускается изготовление, так называемых, должностных бланков (с указанием в штампе бланка должностного лица, его использующего).

Внутренние документы (докладные записки, справки, заявления, объяснительные записки и др.) могут оформляться на чистых листах бумаги.

2.2. Требования к оформлению реквизитов документов

2.2.1. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, указание, акт, докладная записка, отчет и т.д.). Название вида документа обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа и степень обязательности выполнения его требований.

2.2.2. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например:

датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов, требующих утверждения, - дата их утверждения.

Даты в документе оформляются цифровым способом арабскими цифрами, разделенными точками, со следующей последовательностью элементов: день месяца, месяц, год. Например: дату 29 июля 1984 года следует оформлять 29.07.84.

Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: 1 августа 1984 г. или 1 августа 1984 года.

Дата (число) в реквизите "дата документа" указывается (вписывается от руки) должностным лицом, подписывающим документ, в месте, отведенном для этого реквизита; месяц и год допускается печатать на машинке.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.2.3. Реквизит "индекс документа", располагаемый рядом с реквизитом "дата документа", присваивается документу в момент его регистрации. Состав регистрационного индекса зависит от вида документа. Порядок регистрации документов определен в соответствующих разделах Инструкции.

2.2.4. Документ, составленный на основании другого (инициативного) документа, должен иметь ссылку на его индекс и дату. Ссылка либо выделяется отдельным реквизитом: "На N ___ от __________" (письмо), либо указывается в тексте документа (распорядительные документы, акты).

При ссылках на документы в тексте указывается сначала дата, а потом номер.

2.2.5. Документы формата А4 должны иметь заголовок (краткое изложение содержания документа), который формулируется составителем документа.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулируется заголовок, как правило, одной общей фразой и должен отвечать на вопрос "о чем?" ("Об изменении...", "Об отмене...", "Об организации...", "О выделении..." и т.д.).

Если документ подготовлен в дополнение к ранее направленному, в заголовке указываются номер и дата первичного документа.

Заголовок не должен превышать 5 строк. Печатается заголовок через один интервал. В конце заголовка точка не ставится.

2.2.6. Документы адресуются учреждению, организации, предприятию или их структурным подразделениям.

Допускается адресование документов конкретному должностному лицу в тех случаях, когда отправителю известно, что именно это лицо может решить вопрос, изложенный в документе, или это лицо должно быть с ним ознакомлено.

Документ не должен содержать более четырех адресов; в противном случае составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес (перед фамилией исполнителя документа указывается "рассылается по списку"). В случаях, когда каждому адресату важна информация о других получателях документа, список рассылки может быть оформлен на оборотной стороне последнего листа каждого документа.

Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресами не проставляется.

При рассылке документов адресат может быть обозначен обобщенно, например: начальникам объединений, командирам авиапредприятий, начальникам отделов и служб управления.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, например:

                                                         ВГПО "Авиаремонт"
                                                         Отдел капитального
                                                         строительства

При направлении документа должностному лицу указывается в именительном падеже название организации (структурного подразделения), а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

                                              Ленинградское УГА
                                              Начальнику планового отдела -
                                              главному экономисту

                                              т. Иванову И.И.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителям, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

                                              Директору завода N 400 ГА
                                              т. Иванову И.И.

При адресовании документа с указанием условного обозначения организации или предприятия адресат указывается в соответствии с приведенными ниже примерами:

                                              Руководителю предприятия
                                              п/я А-8577

                                              т. Петрову П.П.

                                              112000 Киев

или

                                              Главному инженеру
                                              предприятия п/я Л-8577

                                              т. Сидорову Н.Н.

                                              115220 Ленинград

Полный почтовый адрес следует указывать в следующей последовательности: индекс предприятия связи, республика, область (край), город, номер почтового отделения, улица, номер дома. Почтовый адрес предприятия (организации) с условным наименованием включает только индекс предприятия связи и город.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала печатают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

                                              327025 Николаев-25
                                              Киевское шоссе, 10, кв. 51
                                              Иванову Н.И.

В документах, адресуемых вышестоящим органам, а также постоянным корреспондентам (предприятиям отрасли и др.), почтовые адреса не указываются, так как канцелярии, осуществляющей отправку документов, они известны.

Каждая составная часть адресата (наименование предприятия (организации), структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются.

При написании адресата допускается применять сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), пос., с. (село), р-н, ул., пер., наб., пр., корп., кв. Города, в наименование которых входит слово "град" или "город" (Ленинград, Новгород), а также столичные города (Москва, Киев и др.) указываются без сокращения "г.". В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номеров буква пишется слитно с цифрой (48а).

2.2.7. Ссылка на приложения (отметка о наличии приложения) к документу оформляется тремя способами:

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то после текста документа указывается:

Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

    Приложение: 1. Проект постановления Государственного комитета Совета
                   Министров СССР по науке и технике на 2 л. в 1 экз.
                2. Техническое обоснование целесообразности командирования
                   специалистов _______________________________ в институт
                   транспорта и связи ____________________________________
                   на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

    Приложение: Решение Ленгорисполкома от 18.11.78 N 690 и приложение к
                нему, всего на 6 л.

Отметка о приложении может включать дополнительные учетные данные. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложений большое количество, на них составляют отдельную опись, а в самом документе после текста указывают:

Приложения: согласно описи на ___ л.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не делается; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "(приложение)", "(приложение 1)", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и т.д.

В правом верхнем углу первой страницы документа-приложения проставляется отметка, связывающая приложение с основным документом. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.

Например:

                                                     Приложение 1 к приказу
                                                     от 03.04.84 N 121

На документах, утверждаемых распорядительными актами, в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа: заголовка, даты, подписи и др. В тексте документов при ссылке на приложения и в самих приложениях знак "N" не ставится.

2.2.8. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, состоящей из инициалов и фамилии, например:

Начальник финансового
отдела Коми УГА                  (личная подпись)               П.П.Петров

Расшифровка подписи в распорядительных документах может состоять из инициала имени и фамилии лица, подписавшего документ.

При оформлении документа на бланке наименование предприятия в реквизите "подпись" не указывается или приводится в сокращенном виде, например:

Начальник управления                                            В.В.Иванов

При оформлении документа не на бланке наименование предприятия (полное или условное) в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности, например:

Заместитель начальника
Уральского УГА                                                  И.Б.Яковлев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления                                            В.В.Иванов

Главный бухгалтер                                               П.П.Петров

Когда документ подписывается несколькими лицами одной должности, их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                                           Н.В.Петров

Члены комиссии:                                                 А.С.Сергеев
                                                                Н.К.Смирнов

Если должностное лицо, которое должно подписать проект документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия и инициалы. Исправления, если заранее неизвестно, кто будет подписывать документ, вносят чернилами или машинописным способом, например:

"и.о.", "зам."; исправления может сделать должностное лицо, подписывающее документ, например:

Зам. начальника управления          (Личная подпись)            В.Б.Смирнов

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.2.9. Согласование проектов-документов может производиться как внутри управления (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его - с организациями, имеющими в соответствии с их компетенцией непосредственное отношение к содержанию документа.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи.

Письма и другие исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в управлении, внутренние документы (в том числе нормативно-распорядительные, телефонограммы) визируют на первом экземпляре.

При печатании документов, исходящих от Министерства гражданской авиации, но подготавливаемых управлением гражданской авиации, предусматривается один дополнительный экземпляр, остающийся в управлении. В этом случае все визы исполнителей управления проставляются на этом экземпляре, а экземпляры, представленные на подпись в МГА, визируются начальником управления - исполнителем документа.

Отказываться от визирования или делать какие-либо исправления в документе не допускается. При наличии разногласий замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. В этом случае виза имеет следующее содержание:

    С проектом не согласен.
    Замечания прилагаются.

    Начальник планового отдела         (личная подпись)         В.И.Петров
    10.05.84

Если замечание небольшое по объему, оно излагается на визируемом экземпляре документа.

Юридическая служба при визировании проекта приказа определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом и соответствие проекта документа действующему законодательству и постановлениям правительства.

Внешнее согласование (с предприятиями, общественными организациями) оформляется грифом согласования, включающим в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия), личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор завода "Калибр"
(Личная подпись)   В.В.Волков
16.05.84

Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протоколом профсоюзного
комитета от 15.01.84 N 2

Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами.

Грифы согласования со сторонними организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в месте, предусмотренном этими положениями.

2.2.10. Утверждение документов производится путем проставления грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного акта (например, приказа).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но распорядительный акт следует издавать в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий или указаний.

Утверждению подлежат положения о структурных подразделениях УГА, должностные инструкции, структура аппарата управления, штатное расписание, инструкции, технологии, методические указания, отчеты и балансы, планы мероприятий, акты и другие документы, утверждение которых установлено соответствующими нормативными актами.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование управления, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Начальник Молдавского
                                                управления гражданской
                                                авиации
                                                (личная подпись) И.И.Иванов
                                                09.09.84

При утверждении документа приказом (указанием) гриф утверждения оформляется по следующей форме:

                                                             УТВЕРЖДЕНО
                                                          приказом Коми УГА
                                                          от 15.11.84 N 217

Дата в грифе утверждения проставляется должностным лицом, утверждающим документ, месяц и год допускается печатать на машинке.

2.2.11. Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно. Секретарь        (Личная подпись)           В.И.Сидорова
13.08.84

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать. В этом случае подпись удостоверяется по форме: "п/п" (подлинник подписан) и личная подпись заверяющего, например:

п/п (Личная подпись)

При пересылке копий документов в другие организации или выдаче их на руки отдельным лицам допускается заверять их печатью. Кроме того, удостоверяются печатью размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника. Электрографические копии заверяют только в случае необходимости использования заверенной копии в качестве арбитражного документа.

При заверении документа или его копии печатью ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, например:

Главный бухгалтер              (Личная подпись)                 И.И.Петров

2.2.12. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции руководства управления.

В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия и инициалы исполнителя (или исполнителей), содержание предписываемого действия, срок исполнения документа (в необходимых случаях), личная подпись руководителя, дата резолюции.

Резолюция проставляется на лицевой стороне документа, справа под реквизитом "адресат" на свободном от текста месте. В случае отсутствия такой возможности ее располагают на любой свободной площади, кроме полей.

Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если указание дается нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является первое должностное лицо, указанное в резолюции. При подготовке ответа или предложений ему предоставляется право созыва соисполнителей.

При наличии одной конкретной резолюции руководителя, в компетенцию которого входит решение вопроса, изложенного в документе, последующие резолюции необходимы только в том случае, если в них уточняется порядок исполнения и указывается фамилия непосредственного исполнителя.

Каждый сотрудник предприятия непосредственно отвечает за исполнение и сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

2.2.13. Прохождение документа в управлении сопровождается соответствующими отметками.

Отметка о поступлении наносится штампом на нижнем поле первого листа документа, справа. В отметке о поступлении приводятся сокращенное наименование управления, дата поступления, входящий индекс документа и количество листов.

Отметка о контроле документа проставляется по форме: "К" или "Контроль" и помещается на левом поле первого листа документа в соответствии с ГОСТ 6.39-72, на бланках площадь для проставления отметки о контроле ограничена прямоугольником.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и включает слова "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует специальный документ, свидетельствующий об исполнении, например:

"В дело N 3.21.  Вопрос решен  по телефону  с зам. начальника  технического
отдела т. Петровым А.И. 06.11.84.

    08.11.84   (Личная подпись)"

В противном случае дается ссылка на вновь составленный документ, например: "Отвечено N 3.21-94 от 06.11.84".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

На копии исходящего документа, остающегося в деле, допускается помещать отметку "Исп. вх. N ___ от ___".

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе, состоящую из фамилии исполнителя (составителя документа) и номера его служебного телефона, которые проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.

Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки, состоящий из первых букв ее имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

    Петров   245 63 87
    ИН   5.   11.10.83

Содержание аналогичных данных в документах, имеющих гриф ограничения доступа, определяется соответствующими инструкциями.

2.3. Некоторые требования к лексико-грамматическому и орфографическому оформлению текстов документов

2.3.1. Документы, как правило, составляются от первого лица множественного числа или от третьего лица, местоимения заменяются существительными. Например: "Направляем...", "Сообщаем...", "Просим..." или "Управление не возражает...", "Управлению требуется..." (а не "Нам требуется..."). Исключение составляют распорядительные документы, в которых применяются языковые конструкции повелительного характера ("ПРИКАЗЫВАЮ").

2.3.2. В документах не допускается применять диалектизмы, жаргонные, бытовые и профессиональные слова и выражения, например: "черная суббота", "тринадцатая зарплата", "безлюдный фонд" и др.

2.3.3. Из текста следует исключать вводные слова и выражения, не несущие активной смысловой нагрузки, например: "Направляем для подписания и утверждения" вместо "Направляем на рассмотрение", "При этом представляем" вместо "Направляем", "обеспечить решение" вместо "решить" и т.д. Не допускаются такие концовки писем, как "В ожидании Вашего ответа...", "В просьбе моей прошу не отказать...".

2.3.4. Для ускорения составления документов и облегчения их восприятия применяются устойчивые (трафаретные) словосочетания, термины и обороты, например: "Считать утратившими силу", "Контроль за исполнением возлагается", "Обязанности вменяются", "Дисциплинарная ответственность", "Показатели плана рассчитываются, устанавливаются", "Плановое задание составляется, выполняется", "Платежи обеспечиваются", "Затраты исчисляются", "Пошлина взимается" и др.

2.3.5. Следует следить за правильностью употребления предлогов: "затраты на (производство)", "отчисления на (социальное страхование)", "работа по (анализу финансовой деятельности)", "прибыль по (товарному выпуску)", "вознаграждение по (итогам работы)" и т.д.

2.3.6. Предложения рекомендуется строить, соблюдая прямой порядок слов: подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемым словом, дополнения - после управляющего слова, обстоятельственные слова - ближе к слову, к которому они относятся, вводные слова - в начале предложения. Обратный порядок слов (сказуемое предшествует подлежащему) используется в случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действий.

Сложные предложения, как правило, заменяются простыми; их употребление оправдано только в случае, когда в одной языковой конструкции необходимо выразить несколько мотивировок.

2.3.7. В документах допускается применять только общепринятые сокращения.

Сокращения "т.с." (так сказать), "т.о." (таким образом), "т.н." (так называемый), "т.к." (так как) употребляться не должны.

Можно сокращать союз "т.е." (то есть).

Сокращения "и т.д." (и так далее), "и т.п." (и тому подобное), "и пр." (и прочее), "и др." (и другие) допускаются только в конце предложения при перечислениях.

В тексте документа, в реквизитах "адресат" и "подпись" применяются сокращенные названия ученых степеней и звания, например: акад. А.А. Чернов, проф. Д.В. Васильев, член-корр. А.К. Поспелов, канд. техн. наук С.Н. Смирнов, д-р (или докт.) хим. наук В.И. Свиридова.

Наименования должностей сокращаются только в тексте документа: гл. инженер Б.П. Васильев, зам. директора И.К. Петров; в адресате и подписи сокращения не допускаются.

Слово "товарищ" сокращается: в адресате (т. Иванову С.С.), в тексте документа в начале предложения (Тов. Иванову С.С.); в форме обращения "товарищ" не сокращается: "Уважаемый товарищ Иванов!" (без инициалов). В тексте документов слово "товарищ" допускается не указывать, оставляя его лишь в адресате и в форме обращения. В середине предложения пишется т. Иванову.

2.3.8. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в подписи, тексте); после сокращений "т." и "тов." (в адресате, тексте), а также при перечислении фамилий в порядке алфавита (в списках, в вводной части протоколов, актов) инициалы следует располагать после фамилий.

2.3.9. При обозначении в документе временного периода (план 1981 - 1985 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...": "с 1982 по 1984 г.", "за период 1970 - 1975 гг.", "за период с 15.03.82 по 31.03.82", "по состоянию на 13.03.84".

Слово "год" сокращается только при цифрах. Не допускается сокращение: "19 декабря с.г." (или "т.г.").

При обозначении учебного, хозяйственного, административного или бюджетного года следует писать: "1984/85 уч. год"; "1984/85 г.".

При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается: "в сентябре 1984 г." (а не "в сентябре м-це 1984 г.").

Слово "квартал" в дате не сокращается: "в IV квартале 1984 г." (а не "в IV-ом кв. 1984 г."); квартал обозначается римской цифрой.

Слово "полугодие" пишется словами: "В первом полугодии 1984 г.".

2.3.10. Цифровая информация в документах передается с помощью словесно-цифровой записи: "509 тыс.".

Однозначные числа, сопровождающиеся обозначением меры, следует писать цифрами: "2 кг"; без указания меры - словами: "три - пять дней".

Многозначные числа записываются цифрами: "25 изделий"; исключение делается в тех случаях, когда с числа начинается предложение: "Двадцать пять изделий было забраковано".

Порядковые числительные употребляются с падежными окончаниями, состоящими из одной буквы: -й, -м, -я, -е. В трех случаях употребляется двухбуквенное окончание: -го, -му, -ми: "изделия 1, 2 и 3-го сорта" (падежное окончание при перечислениях ставится только при последней цифре).

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют: "на XXVI съезде КПСС". Если порядковое числительное стоит после существительного, к которому оно относится, падежное окончание также не применяется: "на с. 25", "в табл. 2" (слова "страница", "лист", "таблица", "рисунок", "пункт" сокращаются только при сочетании с цифрами: "на 8 л.", "рис. 1", "пп. 1 - 6").

Количественные числительные указываются всегда без падежных окончаний: "Приложение: на 5 л. в 3 экз." (а не "на 5-ти л. в 3-х экз.").

Числа, начиная с десятков тысяч, можно записывать смешанным способом: "20 тыс. экз.", "10 млн. человек".

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом через дефис (без падежных окончаний): "100-летие", "10-тонный", "25-миллиметровый" (но 25%-ный).

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, указываются один раз: "10 - 20 шт.", "от 10 до 15 т" и т.д.

Знаки "%", "N", "§" употребляются только в сочетании с цифрами, причем во множительном числе они не удваиваются: "90, 60 и 70%", "N 5, 6, 9", "§ 8, 9, 14".

При расшифровках денежных сумм в финансовых документах сначала указывается вся денежная сумма цифрами, затем (в скобках) - сумма рублей словами и копейки цифрами (все в именительном падеже): "в размере 1253 руб. 30 коп. (одна тысяча двести пятьдесят три руб. 30 коп.)".

2.3.11. При ссылках в тексте на какой-либо документ после конструкции "в соответствии", "в связи", "во исполнение", а также перед словом "согласно" и после него запятая не ставится.

После слов "согласно", "благодаря", "вопреки" следует дательный падеж, а не родительный: "согласно приказу", "вопреки отклонениям".

2.3.12. Употребление прописных букв

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, правительственных, профсоюзных и комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы: Центральный Комитет КПСС, Верховный Совет СССР, Совет Министров СССР, Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов. В названиях местных органов с прописной буквы пишутся первое слово, имена собственные, слово "совет", если оно входит в полное название органа власти (в других случаях слово "совет" следует писать со строчной буквы): Московский горком КПСС, Ленинградский городской Совет народных депутатов, Ленинградский областной совет профсоюзов.

Допускаются общепринятые сокращения, аббревиатуры наименований высших и местных органов власти: ЦК КПСС, ВЦСПС, исполком Моссовета, Леноблсовпроф, Ждановский райсовет. Не допускаются сокращения: Совмин СССР, СМ РСФСР (Совет Министров СССР, РСФСР и других республик).

С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Секретарь ЦК КПСС, Министр финансов СССР, Генеральный Прокурор СССР, Маршал Советского Союза, Герой Советского Союза, Герой Социалистического труда. В остальных случаях наименования должностей и званий пишутся со строчной буквы: член Политбюро ЦК КПСС, заместитель Министра связи СССР, председатель Ленгорисполкома, маршал артиллерии, генеральный директор объединения.

Наименования правовых актов следует писать со строчной буквы: постановление Совета Министров СССР, приказ Министра обороны СССР, инструкция Стройбанка СССР, решение исполкома Моссовета, указание МГХ. С прописной буквы пишутся наименования правовых актов высших органов государственной власти: Закон СССР, Указ Президиума Верховного Совета РСФСР.

В названиях орденов все слова пишутся с прописной буквы, кроме слов "орден", "степень": орден Трудового Красного Знамени, орден Отечественной Войны I степени, орден Славы II степени. В выделяемых кавычками названиях орденов, медалей, знаков отличия с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в название имена собственные: орден "Мать-героиня", медаль "За отвагу", медаль "В память 800-летия Москвы".

В названиях революционных праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово: Первое мая или 1 Мая, Международный женский день, Новый год, Девятое января или 9 Января, День Аэрофлота.

В названиях двух великих исторических событий с прописной буквы пишутся два первых слова: Великая Октябрьская социалистическая революция, Великая Отечественная война.

2.4. Оформление рукописей и требования к машинописному изготовлению документов

2.4.1. Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги. Не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2.4.2. Документы печатаются на бланках или на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм), если объем документа не превышает 7 - 10 строк машинописного текста, и формата А4 (210 х 297 мм), если объем документа свыше 7 - 10 строк.

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке оформляется первая страница, последующие - на обычной бумаге.

2.4.3. Текст документа ограничивается полями: левым, правым, верхним и нижним. Левое поле должно составлять 35 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее для формата А4 - не менее 19 мм, для формата А5 - не менее 16 мм.

При оформлении документа на двух сторонах листа размер левого поля оборотной стороны листа должен составлять не менее 8 мм, правого - не менее 35 мм, размеры верхнего и нижнего полей не изменяются.

2.4.4. Длина печатной строки должна соответствовать 60 - 64 печатным знакам. Максимальное количество печатных строк для формата А4 равно 38 - 40 при печатании через 1,5 интервала; или 28 - 30 - через 2 интервала.

2.4.5. Номера страниц документа должны проставляться посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков препинания. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документов, состоящих из нескольких страниц, должна начинаться со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется только при наличии третьей.

2.4.6. Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) печатаются следующие реквизиты: наименование предприятия (подразделения) - автора документа; почтовый и телеграфный адрес предприятия; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа, затем печатается месяц и год: __.02.79); ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "подпись"; гриф (визы) согласования; заверительная отметка: слово "Верно" и дата заверения копии (выписки) документа; отметка о составителе документа.

От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов (подпунктов).

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифе согласовано.

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения; второй ряд подписей, грифов и виз согласования, если их несколько (первый ряд начинается от 0-го положения табулятора); грифы ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Секретно" и др.); отметка на документе-приложении, связывающая его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границ левого поля) печатается расшифровка подписи в реквизите "подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

2.4.7. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения") отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2 - 4 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. В служебных письмах, докладных записках между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документов, оформляемых на бланках (бумаге) формата А5, допускается печатать через 1 межстрочный интервал с абзацными отступами в 1,5 - 2 интервала.

Документы, предназначенные для устного прочтения (например, доклады) или для последующего типографского издания, печатают через 2 интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте печатаются через 1 межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова "Примечание", "Приложение", "Основание".

2.4.8. Реквизиты документов ("заголовок к тексту", "адресат", "подпись" и другие, кроме текста) печатаются без точек в конце; знаки препинания сохраняются в середине строк реквизита.

Заголовок к тексту допускается продлевать до границы правого поля документа, если объем заголовка включает более 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста в пределах площади, отводимой под заголовок; длина строки при этом не должна превышать 28 печатных знаков).

В реквизите "подпись" инициалы и фамилию лица, подписывающего документ, следует печатать на уровне последней строки наименования должности без скобок.

2.4.9. В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание прописными буквами, кроме: наименования вида документа; слов "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" (в грифах утверждения и согласования), "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказах), "ПРЕДЛАГАЮ" (в указаниях), "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" (в протоколах); фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, а также в реквизитах документов: "адресат", "подпись", грифах утверждения и согласования фамилии печатаются строчными буквами).

2.4.10. При переносах слов в тексте не допускается разделять сокращенные слова, отделять сокращенные слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилии. Знаки тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя их в конце строки.

В реквизитах документов типа "адресат", "заголовок" переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не следует начинать последней неполной строкой абзаца.

2.4.11. При оформлении таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

Над таблицей, справа (7-е положение табулятора), указывается слово "Таблица" (без кавычек) и ее порядковый номер (без знака N). Если в тексте документа приведена одна таблица, ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают. Над таблицей (посредине) помещается заголовок.

Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой; при переносе частей таблицы слово "Таблица" и ее заголовок помещаются только над первой частью, над другими - указывается: "Продолжение". Но, как правило, если сумма печатных знаков граф таблицы (включая интервалы) превышает 64 (т.е. длину печатной строки документа), таблица оформляется на отдельном листе как приложение к документу.

Графы таблицы не нумеруются; их нумерация дается только в случае, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф.

Если таблица размещается на нескольких страницах, на каждой странице положено повторять наименования граф таблицы, а не номера граф.

2.5. Подготовка и оформление нормативно-распорядительных документов

2.5.1. К нормативно-распорядительным документам, издаваемым в управлении гражданской авиации, относятся приказы, указания и инструкции.

Приказы, указания, инструкции должны издаваться только в тех случаях, когда это действительно необходимо. Не должно допускаться повторения вопросов, изложенных в ранее изданных документах, или противоречий им.

2.5.2. Приказы издаются только начальником управления.

Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях, о стажировке, допуске к работе, аттестовании кадров (присвоении классов) и т.п.

2.5.3. Указания и инструкции могут издаваться как начальником управления, так и его заместителями.

Права и ответственность заместителей начальника управления при подготовке и издании нормативно-распорядительных документов определяются начальником управления.

2.5.4. Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов, а также по инициативе управления по наиболее важным вопросам производственной деятельности и безопасности полетов.

Указания, как правило, издаются для разрешения оперативных вопросов, а также для организации исполнения поручений вышестоящих органов, планов мероприятий МГА и управления.

Инструкциями оформляются нормативные документы, регламентирующие различные стороны функционально-производственной деятельности аппарата управления гражданской авиации и подчиненных ему авиапредприятий и организаций, в том числе положения (кроме положений о структурных подразделениях), руководства, правила, технологии, методики, методические указания, программы <1>.

--------------------------------

<1> Рекомендуется стремиться к сокращению названий разновидностей документов, издаваемых в виде "Инструкций".

Инструкции разрабатываются структурными подразделениями управления, подписываются их руководителями и утверждаются начальником управления или его заместителями в соответствии с предоставленными им правами.

2.5.5. Приказы, указания, инструкции, издаваемые во исполнение распорядительных документов МГА, местных партийных и советских органов, должны быть подготовлены в сроки, указанные в соответствующем документе или резолюции начальника управления.

2.5.6. Ответственными исполнителями проектов нормативно-распорядительных документов управления назначаются должностные лица не ниже руководителей структурных подразделений УГА, отвечающих за соответствующее направление деятельности управления.

В случаях, когда документ затрагивает несколько направлений деятельности управления, ответственным исполнителем назначается соответствующий заместитель начальника управления или один из руководителей структурных подразделений УГА <2>.

--------------------------------

<2> Отметка об исполнителе на нормативно-распорядительных документах оформляется на лицевой стороне последней страницы.

2.5.7. К составлению и оформлению текстов приказов и указаний предъявляются следующие дополнительные требования.

2.5.7.1. Текст приказа или указания, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты и сведения, вызвавшие издание распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного акта вышестоящего органа, то констатирующая часть должна содержать ссылку на этот акт с указанием его наименования, даты, номера и заголовка; при этом следует применять устойчивые формулировки: "В соответствии с приказом МГА от 05.11.84 N 245 "О порядке издания нормативно-распорядительных документов МГА" ...", "Во исполнение указания МГА от 19.12.84 N 850/У-2...", "На основании...", "В развитие...".

Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

2.5.7.2. Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", указания - "ПРЕДЛАГАЮ", которые печатаются с отдельной строки от нулевого положения табулятора и отделяются от последующего текста тремя межстрочными интервалами.

Текст распорядительной части содержит перечисление предписываемых действий и при необходимости делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одноразового характера излагаются в одном пункте.

2.5.7.3. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия и сроки их исполнения.

Уровень исполнителей заданий в распорядительных документах, издаваемых по управлению, не должен быть ниже руководителей структурных подразделений.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, пункт строится по образцу:

"Начальнику ООТиЗ т. Сидорову С.И. совместно с главным бухгалтером т. Петровой А.И. определить порядок оплаты труда рабочих, направляемых в командировки на _______. Срок - 17.12.84".

Отсутствие указания об ответственном исполнителе (без слова "совместно") означает, что каждый исполнитель отвечает за выполнение задания самостоятельно.

Исполнители, которым адресуется задание, могут быть названы обобщенно, например: "Начальникам отделов кадров...".

Пункты распорядительных документов, возлагающие обязанности длительного (постоянного) действия и ответственность за их выполнение, формулируются с указанием должностей исполнителей - по штатному расписанию. В этом случае фамилии исполнителей указывать не следует. Такие пункты должны являться основанием для корректировки должностных инструкций.

2.5.7.4. Сроки исполнения заданий должны определяться исходя из их трудоемкости и с учетом общего времени, затрачиваемого на согласование и подписание проекта распорядительного документа, его размножение и рассылку исполнителям.

Не следует в качестве срока исполнения указывать квартал, месяц без конкретного числа из-за осложнений, возникающих при осуществлении контроля за сроками исполнения документов.

Оформляются сроки исполнения цифровым способом (08.11.84) с учетом, что документ может быть поставлен на автоматизированный контроль.

2.5.7.5. В одном из последних пунктов приказа (указания) указывают должностное лицо (должностных лиц), на которое возлагается контроль за выполнением документа или конкретных его пунктов; при этом применяется устойчивый оборот: "Контроль за выполнением указания возложить на начальника планово-экономического отдела...". Ответственным за контроль назначается, как правило, руководитель структурного подразделения, заинтересованного в исполнении документа (обычно это подразделение готовит проект).

Отсутствие указания об ответственном за контроль означает, что контроль за исполнением распорядительного документа осуществляет руководитель, от имени которого он издается.

2.5.7.6. Если приказ (указание) отменяет (изменяет или дополняет) ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, то последний пункт приказа должен отменить этот документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка, например: "Считать утратившим силу приказ от 05.06.79 N 137 "О создании экспертной комиссии Латвийского УГА".

Если ранее изданные документы подлежат изменению, а не полной отмене, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта.

2.5.7.7. Распорядительную часть приказа (указания) не следует перегружать перечислением второстепенных заданий, изложением порядка выполнения работ, списками фамилий и т.п. При необходимости в виде приложения к распорядительному документу могут быть даны различного рода планы, графики мероприятий, методики, инструкции, списки, перечни и пр.

Приложения к приказам, указаниям должны быть подписаны ответственными за их содержание должностными лицами.

На приложениях к приказам, указаниям в правом верхнем углу первой страницы делается отметка по образцу:

                                                         Приложение 1
                                                         к приказу Коми УГА
                                                         от 13.12.84 N 178

При необходимости утверждения документа, прилагаемого к приказу или указанию, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первой страницы. При этом отметка о приложении делается только в случае, когда приложений несколько, например:

                                                         УТВЕРЖДЕНО
                                                         приказом Коми УГА
                                                         от 13.12.83 N 178

                                                         Приложение 2

2.5.8. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности.

В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному составу". Если содержание приказа касается одного вопроса, заголовок должен кратко отражать его содержание, например: "По личному составу. О поощрении".

В приказе, как правило (исключение составляют приказы о наложении взысканий и поощрениях), отсутствует констатирующая часть.

Пункты распорядительной части приказа располагают в определенной последовательности: зачисление на работу, перевод, увольнение и т.д.

Каждый пункт приказа следует начинать с указания фамилии, имени и отчества (которые первый раз в тексте приказа указываются полностью), должности, наименования структурного подразделения, где работает данное лицо, и действий, объявляемых приказом. Фамилии лиц в пределах одного пункта следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатают прописными буквами.

2.5.9. Инструкции и другие нормативные документы УГА, издаваемые в качестве инструкций без утверждения и введения их приказами или указаниями, утверждаются начальником управления или его заместителями.

Датой издания инструкции считается дата ее утверждения.

В случаях, когда инструкция вводится в действие с определенного времени, не совпадающего с датой ее утверждения, под заголовком инструкции в скобках делается оговорка, например: "(вводится в действие с 01.01.85)".

Данные об отмене ранее действующих нормативных актов при издании инструкции без введения ее в действие приказом или указанием помещаются в конце текста инструкции перед подписью. В случаях, когда инструкция издается с титульным листом, данные об отмене ранее действующих нормативных актов выносятся на оборотную сторону титульного листа.

2.5.10. Проекты нормативно-распорядительных документов, представляемые на подпись или утверждение начальнику управления, визируются первым заместителем начальника, исполнителем и руководителем структурного подразделения, который вносит проект, юрисконсультом и помощником начальника управления. При необходимости, в зависимости от круга решаемых вопросов, проекты должны быть также завизированы заместителями начальника, отвечающими за соответствующие направления деятельности, и руководителями структурных подразделений УГА, непосредственно подчиненных начальнику управления.

Проекты документов, в которых затрагиваются вопросы компетенции профсоюзной, комсомольской или других общественных организаций, должны быть согласованы с их руководителями.

Не допускается задержка в согласовании проекта документа при наличии у согласующего должностного лица замечаний или дополнений, с которыми не согласен исполнитель или другие визирующие проект должностные лица. При этом проект должен быть завизирован по образцу:

    Замечания прилагаются.

Начальник ООТиЗ   (Личная подпись)   М.И.Иванова
13.12.84.

В этом случае окончательное решение по проекту документа принимает руководитель, подписывающий или утверждающий документ.

Юрисконсульт управления проверяет соответствие содержания документа действующему законодательству, правильность ссылок на законы, постановления и распоряжения вышестоящих органов, а также соответствие нормативным актам МГА и УГА. В случае несоответствия проекта приказа, указания, инструкции действующему законодательству или нормативным актам юрисконсультом принимаются меры к законному разрешению вопросов, изложенных в проектах.

Помощник начальника управления при визировании проверяет соответствие оформления документа установленным требованиям, конкретность сроков исполнения предлагаемых мероприятий и полноту согласования и визирования проекта. При необходимости проект возвращается на доработку.

В случае внесения исполнителем по рекомендациям визирующих поправок и дополнений в проект документа его необходимо в окончательной редакции согласовать со всеми должностными лицами, которые завизировали проект ранее.

2.5.11. Проекты приказов, указаний, инструкций, не требующие специального доклада, передаются на подпись начальнику управления через помощника начальника управления.

Подписанные нормативно-распорядительные документы вместе с приложениями передаются в канцелярию. Приказы по личному составу передаются в отдел кадров.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: