Инструкция по работе с документами в Секретариате Верховного Совета СССР

XI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ПЕРЕВОДУ ДОКУМЕНТОВ И МАТЕРИАЛОВ НА РУССКИЙ И ИНОСТРАННЫЕ ЯЗЫКИ

154. Заказчиком перевода документов и материалов, поступающих от руководителей комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, народных депутатов СССР (если перевод связан с их парламентской деятельностью), выступает отдел или другое подразделение Секретариата Верховного Совета СССР, обслуживающее соответствующий комитет или комиссию, на который возлагается ответственность за целесообразность перевода документов и материалов.

155. По представлению отдела решение о переводе материалов и документов принимается Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

156. Материалы и документы, принятые к переводу, направляются в Финансово-хозяйственное управление, которое заключает договор с соответствующей организацией на перевод документов и материалов с иностранных языков на русский (с русского языка на иностранный).

157. Заказчик получает переведенные материалы и документы вместе со счетом на оплату, на котором делает запись "К оплате" и передает в Финансово-хозяйственное управление.

158. Перевод документов и материалов осуществляется в трех экземплярах и направляется в библиотеку, Финансово-хозяйственное управление, заказчику.

159. В случае обращений со стороны народных депутатов СССР с просьбами об организации перевода материалов, не имеющих отношения к парламентской деятельности, оплата производится за их счет.

160. Финансово-хозяйственному управлению предоставлено право проведения через соответствующие органы экспертной оценки качества и целесообразности переводов документов и материалов.

XII. МАШИНОПИСНЫЕ, КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ И СТЕНОГРАФИЧЕСКИЕ РАБОТЫ. ДИКТОФОННАЯ ЗАПИСЬ

а) Машинописные работы

161. Машинописные работы в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляет машинописное бюро Общего отдела.

Отдельные машинописные работы могут производиться в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР с соблюдением правил, установленных для машинописного бюро.

162. Документы печатаются на лицевой стороне бланков, образцы которых утверждаются Начальником Секретариата Верховного Совета СССР, или бумаге стандартных размеров А4 (210 х 297 мм), А3 (420 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

163. Для печатания в машинописное бюро принимаются материалы только служебного характера от народных депутатов СССР и работников Секретариата Верховного Совета СССР. Полученные для печатания материалы учитываются в журнале.

164. Материалы для печатания передаются с указанием количества экземпляров, межстрочных интервалов, даты, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

165. Машинописное бюро производит печатание в порядке поступления материалов. Материалы, требующие срочного исполнения, печатаются вне очереди, о чем делается соответствующая отметка. Степень срочности определяется руководством комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, отделов и подразделений Секретариата Верховного Совета СССР, для которых выполняются машинописные работы.

В случае необходимости порядок исполнения срочных работ определяется руководством Сектора технического обеспечения работы с документами Общего отдела.

166. Передаваемые для печатания рукописи и другие материалы должны быть написаны разборчиво. Небрежно написанные материалы, правленные цветными (кроме синих и черных) чернилами или карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания следует обращать особое внимание на четкое написание фамилий, географических названий, специальных терминов и иностранных слов, а также на качество вклеиваемых вырезок из газет, журналов и др.

167. На отпечатанном материале в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа машинистка указывает свои инициалы.

На проектах законов СССР, постановлений и иных актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, Председателя Верховного Совета СССР количество экземпляров и инициалы машинистки проставляются на оборотной стороне последнего листа.

б) Копировально-множительные работы

168. Копировально-множительные работы в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляются электрокопировальным бюро Общего отдела.

169. Электрокопировальное бюро принимает на копирование и размножение только служебные материалы от народных депутатов СССР и работников Секретариата Верховного Совета СССР.

170. Материалы для копирования и размножения передаются вместе с заполненным бланком заказа (Приложение 20).

На обороте последнего листа передаваемого в электрокопировальное бюро материала проставляется тираж.

171. Размножение материалов большими тиражами или имеющих большой объем, а также в других исключительных случаях производится с разрешения руководства Сектора технического обеспечения работы с документами Общего отдела.

172. Материалы, подлежащие размножению, должны быть ясно напечатанными и чистыми (как правило, первые экземпляры). Материалы с помарками, кроме писем граждан и присланных извне документов, для копирования и размножения не принимаются.

173. Поступившие на копирование или размножение материалы регистрируются в журнале учета.

174. Изготовленные материалы вместе с подлинниками электрокопировальным бюро выдаются под расписку в журнале учета работнику, ответственному за ведение делопроизводства в комитете Верховного Совета СССР, постоянной комиссии палаты, в отделе или другом подразделении Секретариата Верховного Совета СССР, либо исполнителю.

в) Стенографические работы

175. Стенографические работы в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляются стенографическим бюро Общего отдела.

Стенографированию подлежат только мероприятия служебного характера.

176. Стенографическое бюро обслуживает заседания, совещания и другие мероприятия, проводимые у Председателя Верховного Совета СССР, Председателей палат, председателей комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, а также у руководителей отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР.

Руководству отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР, в том числе заведующим секторами, предоставляется право вызова стенографисток для других сотрудников отделов и подразделений Секретариата.

177. Отделы или другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР, обслуживающие деятельность комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, должны заблаговременно уведомить Общий отдел о необходимости стенографирования (диктофонной записи) заседаний соответствующего комитета или комиссии.

178. Запись стенографистками под диктовку лиц, не являющихся народными депутатами СССР или работниками Секретариата Верховного Совета СССР, производится стенографическим бюро по согласованию с Заведующим Сектором технического обеспечения работы с документами.

179. Диктовка стенографистке цифровых таблиц не допускается.

180. Стенографирование производится в специальных стенографических тетрадях, которые учитываются и хранятся в установленном порядке.

181. Расшифрованный и напечатанный материал стенографистка должна проверить и оформить в соответствии с правилами, установленными для машинописного бюро. На лицевой стороне последнего листа стенограммы проставляются фамилия стенографистки и дата.

г) Диктофонная запись

182. Диктофонная запись заседаний Съезда народных депутатов СССР, раздельных и совместных заседаний палат Верховного Совета СССР, заседаний Президиума Верховного Совета СССР, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, других мероприятий, проводимых в Верховном Совете СССР, осуществляется соответствующими службами Общего отдела.

183. Срочная расшифровка диктофонной записи заседаний ведется машинописным и стенографическим бюро одновременно с проводимым мероприятием.

Расшифровка диктофонной записи заседаний производится после завершения мероприятия.

184. Материал при расшифровке диктофонной записи заседаний печатается в соответствии с правилами, установленными для машинописного бюро Общего отдела.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы проставляется слово "диктозапись", фамилия работника, ответственного за расшифровку диктозаписи, и дата.

185. Диктофонные записи прошедших мероприятий по миновании надобности, но не более чем через 7 дней, стираются.

XIII. ОСОБЕННОСТИ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"

186. К документам с грифом "Для служебного пользования" относятся документы, издания и другие материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения, которые в соответствии с Перечнем Главного управления по охране государственных тайн в печати и других средствах массовой информации при Совете Министров СССР (ГУОТ СССР) ведомственными нормативными документами запрещены к опубликованию в печати и других средствах массовой информации.

187. Ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с грифом "Для служебного пользования" возлагается на руководителей отделов и подразделений Секретариата.

188. Контроль за организацией учета, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" осуществляется Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела.

189. Документы с грифом "Для служебного пользования", поступающие в Секретариат Верховного Совета СССР, принимаются, регистрируются и учитываются в Секторе технического обеспечения работы с документами Общего отдела, как правило, отдельно от других документов на карточках установленной формы (Приложение 3) и в электронно-вычислительной машине. При этом к регистрационным номерам документов добавляется отметка "ДСП" и проставляется номер экземпляра.

При подготовке и оформлении в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них проставляется гриф "Для служебного пользования", необходимость проставления которого определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ.

Гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам.

190. Руководители отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР имеют право снимать гриф "Для служебного пользования" с полученного документа, если содержащиеся в нем сведения не соответствуют Перечню ГУОТ СССР, а также проставлять указанный гриф в случае обнаружения в документе сведений ограниченного распространения с уведомлением об этом организации, приславшей документ.

191. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится с разрешения руководства Второго сектора Общего отдела или уполномоченного представителя этого сектора.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно подразделением-заказчиком.

192. Перед сдачей документов с грифом "Для служебного пользования" на отправку в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР на них проставляются номера экземпляров.

При отправке таких документов в несколько адресов вместе с документом в Общий отдел передается указатель рассылки с номерами отправляемых экземпляров, подписанный руководителем соответствующего отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР.

На конверте рядом с номером отправляемого документа делается отметка "ДСП".

193. Использование документов с грифом "Для служебного пользования" или "Не для печати", связанных с деятельностью Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР и их органов, а также с деятельностью Секретариата Верховного Совета СССР, его отделов и подразделений, в печати, других средствах массовой информации, в научно-исследовательских работах допускается только с разрешения Начальника Секретариата Верховного Совета СССР или его заместителя.

194. Документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в дела отдельно или вместе с документами без грифа по тому же вопросу.

При включении документа с грифом "Для служебного пользования" в дело оно получает гриф "Для служебного пользования", который выносится на обложку дела.

195. Дела с документами с грифом "Для служебного пользования" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения должны иметь внутренние описи.

196. Документы и дела с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

197. Документы и дела с грифом "Для служебного пользования" выдаются исполнителям работником, ответственным за ведение делопроизводства в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, под расписку.

198. Документы с грифом "Для служебного пользования", утратившие практическое значение и не имеющие исторической, научной ценности, уничтожаются в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР по акту установленной формы (Приложение 18) с отметкой в регистрационной карточке или других учетных документах (номенклатуре дел, описях дел временного хранения и т.д.).

199. Копии документов с грифом "Для служебного пользования" уничтожаются в отделах и подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР без акта, с отметкой в учетных документах, за подписями ответственного за делопроизводство и работника, разрешившего уничтожение.

XIV. КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ВЕДЕНИЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

200. Непосредственная работа по контролю за организацией и ведением делопроизводства, в том числе выполнением требований настоящей Инструкции, в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляется Сектором контроля Общего отдела.

201. Сектор контроля Общего отдела проводит систематические проверки состояния организации делопроизводства в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, включая делопроизводство, связанное с обслуживанием деятельности Верховного Совета СССР, его палат, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат.

О результатах проверок состояния делопроизводства в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР Сектор контроля Общего отдела готовит информации, которые докладываются руководству Общего отдела; результаты проверок сообщаются также руководству соответствующего отдела или другого подразделения.

202. На основании анализа и обобщения результатов проведенных проверок Сектором контроля Общего отдела готовятся предложения и разрабатываются методические пособия по совершенствованию делопроизводства, проводится инструктаж работников, ответственных за ведение этой работы в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, а также в комитетах Верховного Совета СССР и постоянных комиссиях палат.

XV. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

203. Отделам и другим подразделениям Секретариата Верховного Совета СССР для выполнения возложенных на них обязанностей даются справки:

- о поступлении и отправке служебных документов, писем и телеграмм от народных депутатов СССР - Общим отделом;

- о поступлении писем и телеграмм граждан - Отделом писем и приема граждан;

- о материалах по вопросам, рассмотренным Съездом народных депутатов СССР, Верховным Советом СССР, Президиумом Верховного Совета СССР, а также об их рассылке - Протокольным сектором Общего отдела;

- о ходе подготовки законопроектов и других вопросов, вносимых на рассмотрение сессии Верховного Совета СССР, - Сектором контроля Общего отдела, а также соответствующими отделами и другими подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР;

- о поручениях, содержащихся в решениях Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, - Сектором контроля Общего отдела;

- о законах и других нормативных актах, принятых высшими органами государственной власти и управления Союза ССР и республик, - Сектором учета и систематизации законодательства Отдела по вопросам законодательства и правопорядка;

- о постановлениях, заключениях комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат - отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, на который возложено обслуживание деятельности этого комитета или комиссии;

- о сведениях, содержащихся в документах, находящихся на архивном хранении, - Архивом Общего отдела.

Приложение 1
к п. 11

                                    АКТ

    Настоящий  акт  составлен  "__"  ___________ 19__ г. экспедицией Общего
отдела  Секретариата  Верховного Совета СССР в том, что при вскрытии пакета
(бандероли) за N ___, поступившего(ей) ____________ 19__ г. из ____________
___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________
на имя (в адрес) __________________________________________________________
не оказалось (обнаружено) _________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

                                        Дежурные секретари: _______________
                                                            _______________
                                        Зав. экспедицией    _______________

Приложение 2
к п. 11

СПРАВКА

В конверте гр. ___________________ обращения не было.

Документы гр. ___________________ на _____ листах.

Секретарь _________________

Приложение 3
к п. п. 13, 189

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Формат А6

МАШИННЫЙ ВАРИАНТ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ

Лицевая сторона

------------------------------------------------------------------
¦                    РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА                    ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦                       Автор (организация)                      ¦
¦                                                                ¦
¦          N                    N                   кол.         ¦
¦90001  входящий    дата    исходящий     дата     листов   кон- ¦
¦ 99      000     01.01.91    000-0     01.01.91   00 + 0   троль¦
+----------------------------------------------------------------+
¦                           Содержание                           ¦
¦                                                                ¦
¦Резолюция:                                                      ¦
¦                                                                ¦
¦Направлено                                                      ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Расписка                               Исполнитель              ¦
------------------------------------------------------------------

Оборотная сторона

Формат А6

Приложение 4
к п. 13

Секретариат Верховного Совета СССР

                                                Отдел _____________________

                        РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЛИСТ N ___

                       за "__" ____________ 19__ г.

Формат А4

Приложение 5
к п. 13

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО РЕГИСТРАЦИОННЫМ ЛИСТАМ

1. Материалы справочно-информационного характера.

2. Приглашения на приемы, встречи, торжественные мероприятия.

3. Заявки на выписку пропусков на сессии, съезды.

4. Бухгалтерские счета и другие финансовые документы.

5. Законы, указы, постановления и иные нормативные материалы республик.

6. Ответы учреждений на запросы по письмам граждан.

Приложение 6
к п. 21

Лицевая сторона

------------------------------------------+-----------------------
¦            НАРОДНЫЙ ДЕПУТАТ             ¦       Контроль       ¦
¦                                         -----------------------+
¦    ________________________________________________________    ¦
¦    _____________________                         __________    ¦
+-------+------------------+----------------------+--------------+
¦ Вх. N ¦ Дата регистрации ¦ Исх. N и дата докум. ¦Колич. листов ¦
+-------+------------------+----------------------+--------------+

¦Содержание                                                      ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Резолюции                                                       ¦
+-----------------------+-----------------+----------------------+
¦Направлено             ¦Расписка         ¦Исполнитель           ¦
------------------------+-----------------+-----------------------

Оборотная сторона

Формат А6

МАШИННЫЙ ВАРИАНТ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ

Лицевая сторона

------------------------------------------------------------------
¦                    РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА                    ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦                  Автор (народный депутат СССР)                 ¦
¦                                                                ¦
¦           N                    N                  кол.         ¦
¦90001  входящий    дата     исходящий    дата     листов   кон- ¦
¦ 99       000    01.01.91     000-0    01.01.91   00 + 0   троль¦
+----------------------------------------------------------------+
¦                           Содержание                           ¦
¦                                                                ¦
¦Резолюция:                                                      ¦
¦                                                                ¦
¦Направлено                                                      ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Расписка                               Исполнитель              ¦
------------------------------------------------------------------

Оборотная сторона

Формат А6

Приложение 7
к п. 23

Лицевая сторона

------------------------------------------------------------------
¦                                   L-+-- L-+-- L-+-- L-+-- L-+--¦
¦                                   Кон.               Пр.       ¦
+-------------+--------------------------------------+-----------+
¦Вх. N        ¦                                      ¦Индекс зоны¦
+-------------+--------------------------------------+-----------+
¦Дата регистр.¦Адрес:                                ¦Индекс обл.¦
+-------------+                                      ------------+
¦Тип обращения¦                                                  ¦
+-------------+----------------------------+---------------------+
¦Содержание:  ¦Индекс темы                 ¦Повторность обращения¦
+-------------+----------------------------+---------------------+
+-----------------------------------------------+----------------+
¦Передано:                                      ¦Индекс отдела   ¦
+-----------------------------------------------+----------------+
¦По делу:                                       ¦Индекс обл.     ¦
+-----------------------------------------------+----------------+
¦Ссыл.                                                           ¦
+-------------+----------------+----------------+---------+------+
¦ Направлено: ¦ Шифр исполнит. ¦   Тип напр.    ¦ Ф напр. ¦Ф изв.¦
+-------------+----------------+----------------+---------+------+
+-----------------------------------------------+Дата отправки   ¦
+-----------------------------------------------+                ¦
------------------------------------------------+-----------------

Оборотная сторона

------------------------------------------------------------------
¦Направлено:                                        Дата отправки¦
¦                                                                ¦
¦                                                                ¦
¦                                                                ¦
+------+--------+---------+--------+--------+--------+-----------+
¦Ответ ¦  Тип   ¦  Дата   ¦  Срок  ¦ В дело ¦  Дата  ¦   Шифр    ¦
¦      ¦ ответа ¦получения¦ исполн.¦        ¦        ¦ исполнит. ¦
+------+--------+---------+--------+--------+--------+-----------+
------------------------------------------------------------------

Формат А6

Приложение 8
к п. 23

Лицевая сторона

------------------------------------------------------------------
¦Фамилия, и.о.                                                   ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Адрес: _________________________________________________________¦
+----------------------+-----------------------------------------+
¦По делу               ¦Кем переслано                            ¦
+------+--------------T+------------------+----------------------+
¦Вх. N ¦    Дело N    ¦ Дата регистрации  ¦    Колич. листов     ¦
+------+--------------+-------------------+----------------------+
¦   Содержание __________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Резолюции                                                       ¦
+-----------------------+-----------------+----------------------+
¦Направлено             ¦Расписка         ¦Исполнитель           ¦
------------------------+-----------------+-----------------------

Оборотная сторона

Формат А6

Приложение 9
к п. 74

                    ВЫСШАЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

                                                  _________________________
                                                           (адрес)

                          Народному депутату СССР
___________________________________________________________________________
                            (фамилия, инициалы)

    Прошу Вас _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                                  (текст)
    Подпись _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Москва, Кремль
__________________________
    (число, месяц, год)

Должность _________________________________________________________________
          _________________________________________________________________
                 (фамилия и инициалы лица, подписавшего телеграмму)

                            Верно: ________________________________________
                                                  (подпись)

Приложение 10
к п. 77

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ
                    Председателя Верховного Совета СССР

    N ___                                          "__" ___________ 19__ г.

Формат А4

Приложение 11
к п. 77

                                  ПРИКАЗ
                          Начальника Секретариата
                          Верховного Совета СССР

"__" ___________ 19__ г.                                         N ________

Формат А4

Приложение 12
к п. 107

                                                            УТВЕРЖДАЮ
                                                     ______________________
                                                     (подпись руководителя)
                                                     "__" _______ 19__ года

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
                    __________________________________
                       (подразделение Секретариата)
                                на 19__ год

    Итоговая запись о количестве заведенных дел и сроках их хранения:

Ответственный за делопроизводство _______________
                                     (подпись)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий Архивом Общего отдела ________________
                                     (подпись)
"__" ___________ 19__ года

Формат А4

Приложение 13
к п. 128

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Дела, подлежащие передаче в Архив Общего отдела, должны быть полностью или частично оформлены.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле и составление заверительной надписи;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- описание дела на обложке и заполнение всех ее реквизитов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению: допускается их сдавать подшитыми на шнурках, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела

Перед подшивкой документов необходимо проверить правильность их оформления. Документ считается правильно оформленным, если он подписан или завизирован, а копии заверены; имеет дату, номер, наименование адресата, регистрационный штамп (для входящих документов), а также отметку об исполнении и направлении "В дело". (Отметку о списании "В дело" обязательно должны иметь все входящие документы.)

Документы подшиваются в дело со всеми приложениями. Если приложения отсутствуют, на документе делается пометка, поясняющая причину их отсутствия. Приложения большого объема могут составлять отдельный том дела (о чем на документе также делается отметка).

Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали вопрос. При этом документы систематизируются в хронологическом порядке (входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов (корреспондентов).

Документы по одному и тому же вопросу не должны быть разобщены по разным делам. Документ-ответ помещается после документа-запроса.

Документы, составляющие дело, должны быть подшиты прочной ниткой в 4 прокола в твердые обложки из картона или переплетены. Подшивка производится таким образом, чтобы была сохранена возможность свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки и т.п.).

Если текст документа слишком близко расположен от края листа, то к нему подклеивается полоска бумаги, за которую и подшивается документ. При этом воспрещается применение силикатного канцелярского клея или склеивающей ленты. Все подклейки на документах рекомендуется проводить специальным клеем ("ПВА").

При наличии в деле конвертов с вложениями сначала подшивается конверт, а затем в него вкладываются вложения. Это делается для того, чтобы не нарушить при подшивке целостности вложений.

Документы большого формата складываются и подшиваются так, чтобы их можно было легко развернуть и ознакомиться с ними, не расшивая дела.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов, а его толщина не должна превышать ширины корешка папки (не более 4 см).

Нумерация листов в деле

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами сплошной (валовой) нумерацией в правом верхнем углу листа на свободном от текста поле документа. Нумерация проводится черным графическим карандашом или нумератором. Не допускается нумерация чернилами и цветными карандашами. Старые номера листов аккуратно зачеркиваются одной наклонной чертой.

При нумерации листов дела следует иметь в виду ряд особенностей:

- если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно;

- фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- сложенный лист документа полностью разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

- лист с наглухо наклеенными на нем документами (вырезками, выписками, фотографиями и пр.) нумеруется как один лист;

- если к листу документа подклеены одним краем другие документы (резолюции руководства об исполнении документа и т.п.), то каждый такой документ нумеруется отдельно;

- подшитые в дело конверты с вложениями также нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения пронумеровать нельзя, то их наличие оговаривается в заверительном листе дела;

- листы в деле, служащие разделителями между отдельными группами документов, нумеруются в том случае, если на них имеются какие-либо пометки.

Не подлежат общей нумерации:

- чистые листы;

- листы внутренней описи;

- заверительные листы;

- справки-заместители на изъятые из дела документы.

В тех случаях, когда при нумерации листов допущены ошибки (имеются непронумерованные листы, пропущенные номера, одинаковые номера листов), нумерация должна быть исправлена. Допускается введение литерных номеров листов.

При этом нужно помнить следующее: листы, пронумерованные литерными номерами, приплюсовываются к общему количеству листов дела, а пропущенные при нумерации листы вычитаются из общего количества листов дела. Полученный результат служит основанием для заполнения заверительного листа.

Заверительный лист дела

Заверительный лист (заверительная надпись) составляется в конце дела на отдельном листе (бланке) (Приложение N 15). В печатных изданиях (книгах, брошюрах) заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельной чистой карточке.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов в деле, отметок об особенностях их нумерации и др.

В заверительном листе указывается:

- индекс дела;

- количество пронумерованных листов (карточек) цифрами и прописью;

- отдельно через знак плюс (+) - количество листов внутренней описи дела (при ее наличии).

Кроме того, в заверительном листе обязательно оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела, а именно:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- общее количество фотографий и чертежей;

- номера листов - конвертов с вложениями (или их наличие в деле);

- сведения о физических повреждениях документов, если они имеются.

Заверительная надпись подписывается составившим ее сотрудником разборчиво с указанием должности и даты. Если в заверительную надпись вносятся исправления или дополнения, она должна быть вновь заверена (проставлена подпись, должность сотрудника и дата).

Внутренняя опись дела

Внутренняя опись составляется на отдельном листе-бланке по установленной форме (Приложение N 16) и содержит сведения об индексах и номерах документов, их кратком содержании и датах, номерах листов дела, на которых расположен каждый документ или группа документов по одному вопросу.

В заголовке внутренней описи указывается номер дела по номенклатуре дел, номер тома и год.

В конце описи делается отметка (цифрами и прописью) об общем количестве листов, подшитых в деле.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием занимаемой должности и даты заполнения.

Изменения состава документов и общего количества листов в деле также отражаются во внутренней описи.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, и их количество оговаривается в заверительном листе дела.

Описание дел на обложке

Заголовок дела должен соответствовать фактическому содержанию (видам) отложившихся в данном деле документов, а не копировать заголовок из номенклатуры дел. С этой целью в момент заведения дела заголовок переносится из номенклатуры и пишется карандашом. По завершении дела в делопроизводстве в заголовок необходимо внести уточнения, отражающие состав и содержание помещенных в дело документов. После чего заголовок дела может быть написан черными чернилами или тушью.

Кроме заголовка, на обложке дела заполняются все реквизиты:

- наименование соответствующих комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, отделов и других подразделений Секретариата;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (при необходимости);

- дата дела (тома);

- количество листов;

- срок хранения.

В левом верхнем углу обложки простым карандашом проставляется порядковый номер дела по сдаточной описи.

Все надписи на обложке необходимо делать без сокращений и разборчиво.

В печатных изданиях (книгах, брошюрах) обложкой дела является титульный лист, на котором имеются необходимые элементы оформления.

Приложение 14
к п. 131

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов, находящихся в деле N ___

Должность: __________________________________________________

Подпись _____________________________________________________

"__" ___________ 19__ года

Формат А4

Приложение 15
к п. 132

                       ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА N ___

    В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________
___________________________________________________________________________
                           (цифрами и прописью)

листов(а) + _______ листов(а) внутренней описи,
в том числе: литерные листы _______________________________________________
пропущенные номера ________________________________________________________
конверты с вложениями _____________________________________________________
фотографии ________________________________________________________________
                                    _______________________________________
                                             (подпись, должность)
____________
   (дата)

Формат А4

Приложение 16
к п. 138

                           ВЕРХОВНЫЙ СОВЕТ СССР
                      _______________________________
                      _______________________________

                                ОПИСЬ N ___
                         дел постоянного хранения
                            за ___________ год

Всего: ________________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)
Сдал: _____________________________________________________________________
                                   (должность)
    Принял: Зав. Архивом Общего отдела ____________________________________

СОГЛАСЕН
Заведующий отделом ________________________________________________________
____________________
       (дата)

Формат А4

Приложение 17
к п. 138

                           ВЕРХОВНЫЙ СОВЕТ СССР
                      _______________________________
                      _______________________________

                                ОПИСЬ N ___
                          дел временного хранения
                            за ___________ год