Приказ Минюста РФ от 16.11.2007 N 220

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

В связи с изменениями в законодательстве и нормативных правовых актах, регулирующих делопроизводство государственных органов, а также структуры центрального аппарата Минюста России и необходимостью приведения процедур документирования и документооборота в Министерстве юстиции Российской Федерации в соответствие с указанными изменениями приказываю:

1. Утвердить:

Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (Приложение N 1);

формы бланков, описей, актов и других официальных документов Министерства юстиции Российской Федерации (Приложения N 2 - 32).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Минюста России ознакомить под роспись с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации всех федеральных государственных гражданских служащих (работников) центрального аппарата Минюста России и обеспечить исполнение ее положений.

3. Управлениям Минюста России по федеральным округам привести свои инструкции по делопроизводству в соответствие с прилагаемой Инструкцией.

4. Росрегистрации (Васильев С.В.), ФССП России (Винниченко Н.А.), Роснедвижимости (Подобед С.М.) привести свои инструкции по делопроизводству в соответствие с прилагаемой Инструкцией и представить их в установленном порядке для утверждения приказами Минюста России.

5. Контроль за исполнением положений Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации возложить на Департамент управления, организации и контроля (Вишнякова Н.Б.).

6. Признать утратившими силу:

Приказ Минюста России от 28 июня 2001 г. N 191 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации";

распоряжение Минюста России от 22 июля 2005 г. N 660 "О порядке внесения и очередности согласования проектов приказов и распоряжений Минюста России";

распоряжение Минюста России от 30 января 2006 г. N 62 "О внесении изменений в распоряжение Минюста России от 22 июля 2005 г. N 660".

Министр
В.В.УСТИНОВ

Приложение N 1
к Приказу
Министерства юстиции
Российской Федерации
от 16 ноября 2007 г. N 220

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция, Министерство) устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) центрального аппарата Министерства правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).

2. Работа с секретными документами в Министерстве осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

3. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 дек.), Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. 1), ст. 5021), Федеральные законы от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451), от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140), от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169) и другие законодательные акты, а также Постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 г. N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 24, ст. 2461), от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. 2), ст. 3165), государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536, зарегистрирована в Минюсте России 27 января 2006 г., N 7418 (Российская газета, 2006, N 24), иные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Министерства, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции департаментами Министерства осуществляются отделами документационного обеспечения и по работе с обращениями граждан Департамента управления, организации и контроля (далее - отдел документационного обеспечения, отдел по работе с обращениями граждан) в соответствии с положениями о них и должностными регламентами государственных служащих.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Министерстве с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в департаментах Министерства осуществляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами.

6. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан в департаментах Министерства, возлагается на их директоров.

7. Государственные служащие департаментов центрального аппарата Министерства несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, государственные служащие обязаны в течение одного часа устно сообщить директору своего департамента и начальнику отдела документационного обеспечения. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему), устно определенному директором департамента (начальником отдела).

II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

Приказы (распоряжения) Министерства и иные организационно-распорядительные документы

9. В соответствии с Положением, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4108), Министерство в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Министерства.

Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

10. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор департамента (заместитель директора, начальник отдела), который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Исполнителем проекта приказа, распоряжения Министерства может быть только государственный служащий центрального аппарата Министерства.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительней власти, могут создаваться рабочие группы.

11. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

12. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются департаментами по их инициативе или по поручению Министра юстиции Российской Федерации, заместителей Министра юстиции Российской Федерации (далее - Министр, заместитель Министра) и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором департамента, ответственного за оформление и согласование приказа, и заместителем Министра (приказы (распоряжения) с подписью Министра), курирующего этот департамент;

2) директорами департаментов и заместителями Министра (приказы (распоряжения) с подписью Министра), деятельности которых они касаются или которым в приказе (распоряжении) даются конкретные поручения;

3) директором Департамента законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных актов;

4) директором Департамента управления, организации и контроля.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности представляются на подпись Министру директором Департамента управления, организации и контроля, заместителям Министра - директорами департаментов, ответственных за их оформление и согласование.

13. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании (на территории Российской Федерации) государственных служащих и др.) оформляются только Департаментом государственной службы и кадров по представлениям департаментов Министерства, подведомственных федеральных служб и федерального агентства (далее - федеральные службы и агентство) и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента государственной службы и кадров;

2) директором Департамента ресурсного обеспечения (проекты приказов (распоряжений), связанные с использованием денежных средств);

3) с курирующим Департамент государственной службы и кадров заместителем Министра (для приказов (распоряжений) с подписью Министра, касающихся государственных служащих центрального аппарата Министерства).

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись Министру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента государственной службы и кадров или его заместителем.

14. Проекты распоряжений о командировании на территории Российской Федерации государственных служащих центрального аппарата Министерства и командировочные удостоверения Департамент государственной службы и кадров оформляет в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) - на основании служебных записок директоров департаментов, адресованных заместителю Министра, курирующему кадровые вопросы;

при внеплановом командировании - в соответствии с резолюциями Министра и его заместителей на адресованных им служебных записках директоров департаментов.

Проекты распоряжений о командировании представляются на подпись Министру или его заместителю директором Департамента государственной службы и кадров или его заместителем в зависимости от должностей, замещаемых государственными служащими в центральном аппарате Министерства.

Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок территориальных органов и учреждений Министерства, а также подведомственных федеральных служб и агентства совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании государственных служащих, включенных в состав проверяющей комиссии.

15. Предложения (представления) по подготовке проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу, подготовленные подведомственными федеральными службами и агентством, направляются в Министерство с сопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих федеральных служб или руководителя федерального агентства и приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде. Затем с поручением Министра (заместителя Министра) указанные предложения передаются на рассмотрение в Департамент правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб, иные департаменты Министерства в соответствии с их компетенцией. Предложения по приказам (распоряжениям) по личному составу направляются в Департамент государственной службы и кадров.

Департаменты правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб, государственной службы и кадров, другие департаменты Министерства с участием специалистов федеральных служб и агентства рассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют их согласование в порядке, предусмотренном п. п. 10, 11 Инструкции.

Кроме названных в подп. 10, 11 должностных лиц, приказы (распоряжения), инициированные федеральными службами и агентством, согласовываются с их директорами (руководителем) или заместителями, исполняющими обязанности директоров (руководителя), затем представляются на подпись:

1) Министру:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - директором Департамента управления, организации и контроля;

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров;

2) заместителям Министра в соответствии с установленным распределением обязанностей:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - директором Департамента правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб (иных департаментов Министерства в соответствии с их компетенцией);

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров.

16. Согласование проектов приказов (распоряжений) в департаментах Министерства осуществляется в срок до 10 дней с момента их поступления и оформляется визами директоров департаментов или должностных лиц, официально их замещающих. Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

17. При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

18. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса департамент, ответственный за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись Министру (заместителю Министра), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ (распоряжение) или подготовленный соответствующим департаментом мотивированный письменный отказ федеральной службе, агентству в издании инициированного ею приказа (распоряжения).

19. В процессе согласования департаменты Министерства, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с федеральными службами и агентством осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений), а также их обязательное редактирование в отделе документационного обеспечения.

Приказы (распоряжения), иные документы представляются на редактирование в отдел документационного обеспечения только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Министру и его заместителям приказов (распоряжений) без штампа редактора.

20. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений):

1) реквизиты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом Times New Roman N 14 без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных приказов), изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники;

2) дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется отделом документационного обеспечения при регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом, например: 03 июля 2006 г.

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений), при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров) и иных документов дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 03.07.2006.

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку;

3) регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из знака "N" и его порядкового номера. В приказах по личному составу порядковый номер дополняется буквой "к", например: "1232-к", о заграничных командировках - "зк". В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буква "р", по личному составу (о российских командировках) - "рк".

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту;

4) заголовок в приказе (распоряжении) отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

В заголовки приказов (распоряжений) по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия государственного служащего (государственных служащих), в отношении которых это действие осуществляется. Более четырех государственных служащих указываются в заголовке обобщенно, например, "О назначении И.С. Николаева", "О переводе А.П. Григорьева", "Об увольнении П.Н. Сергеевой", "О дисциплинарной ответственности В.И. Петрова", "О поощрении государственных служащих отдела документационного обеспечения";

5) текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка двумя, тремя межстрочными интервалами, печатается через полтора интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами-отписками: "В связи с производственной необходимостью"; "В целях совершенствования деятельности" и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "приказываю:" - в приказах или "предлагаю:" и "обязываю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом "приказываю:" и "предлагаю:" - кому? (дат. п.); "обязываю:" - кого? (род. п.). В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "приказываем:"; "предлагаем:" и "обязываем:".

При невозможности юридического согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа (распоряжения) допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа (распоряжения) заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа (распоряжения) излагаются от первого лица единственного числа, например, вместо конструкции текста:

"...в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:

1. Утвердить Правила..." (правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить)

может использоваться конструкция:

"...в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утверждаю Правила...".

В приказах (распоряжениях) по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом "обязываю") падеже - департаменты центрального аппарата, федеральные службы или агентство, учреждения и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом "обязываю") падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности Министерства и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Министра или заместителя Министра, подписывающего приказ (распоряжение) со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) <1> и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...".

--------------------------------

<1> А также номер и дата государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России.

Приказ (распоряжение) может применяться с его даты, если в тексте документа не указан другой срок;

6) приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утверждаю прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации"; "Внести изменения в Приказ Минюста России от 25 мая 2006 г. N 543 "Об утверждении Плана законопроектной деятельности Минюста России" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N", например:

"1. Утверждаю:

состав Высшей аттестационной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации (приложение N 1);

регламент Высшей аттестационной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации (приложение N 2);

график аттестации федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Минюста России (приложение N 3)".

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки.

Например:

                                                     ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
                                             к Приказу Министерства юстиции
                                                  Российской Федерации
                                                от 03 июля 2006 г. N 132

При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа, с видом утверждаемого приложения), например:

                                                        УТВЕРЖДЕНО
                                              Приказом Министерства юстиции
                                                   Российской Федерации
                                                 от 03 июля 2006 г. N 132

Приложения к приказу подписывает (визирует) директор департамента, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза на обороте последнего листа) приложения.

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;

7) обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись Министру или его заместителю.

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой, например:

    Савенков А.Н.   (личная подпись)    дата
    Бондар А.В.     (личная подпись)    дата
    Вишнякова Н.Б.  (личная подпись)    дата
    Демидов В.В.    (личная подпись)    дата
    Шумский С.В.    (личная подпись)    дата
    Яковлев Ю.П.    (личная подпись)    дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования.

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжению) оформляется: грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:

                 СОГЛАСОВАНО
      Заместитель Министра экономического
    развития и торговли Российской Федерации
       личная подпись, инициалы, фамилия
                    дата

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:

              СОГЛАСОВАНО
    Протокол заседания рабочей группы
           от 10.01.2007 N 15

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле документа;

8) приказы (распоряжения) подписывают Министр и его заместители в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства.

В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности - Министр или заместитель Министра, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:

    Заместитель Министра      (личная подпись)     Н.И. Савченко

Если Министр (заместитель Министра) отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Министерства.

При этом к должности Министра добавляется сокращение "И.о." (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Министра, подписавшего приказ (распоряжение), например:

    И.о. Министра             (личная подпись)     А.Н. Савенков

При подписании совместного с другими государственными органами приказа (распоряжения) несколькими министрами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной указом Президента Российской Федерации, например:

    Министр внутренних дел                Министр юстиции
     Российской Федерации               Российской Федерации

    (личная подпись)  Р.Г. Нургалиев    (личная подпись)    В.В. Устинов

Не допускаются подписи с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности.

Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением);

9) исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона и ставит личную подпись внизу оборотной стороны последнего листа приказа (распоряжения);

10) надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:

    Верно
    Старший специалист 1 разряда
    отдела документационного
    обеспечения                 (личная подпись)         З.В. Андреева
    дата

21. Грифом "УТВЕРЖДАЮ" может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) планы, графики работы, повестки заседаний коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются Министром, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности заместителями Министра);

2) должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Министерства (утверждаются представителями нанимателя: Министром, заместителем Министра, курирующим кадровые вопросы);

3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, заместителем Министра, курирующим финансово-хозяйственную деятельность);

4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются должностным лицом, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Министерства);

5) планы работы департаментов (утверждаются курирующими заместителями Министра);

6) положения об отделах, являющихся структурными подразделениями департаментов Министерства (утверждаются директорами департаментов);

7) распределения обязанностей между заместителями директора департамента (утверждаются директорами департаментов);

8) положения о подразделениях управления эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения (утверждаются директором Департамента ресурсного обеспечения);

9) распределения обязанностей между заместителями начальника управления эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения (утверждаются директором Департамента ресурсного обеспечения);

10) должностные инструкции работников управления эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения (утверждаются директором Департамента ресурсного обеспечения);

11) планы, графики работы, дежурств, режим сменности, структуры, схемы и другие производственные документы управления эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения (утверждаются директором Департамента ресурсного обеспечения);

12) иные документы, подготовленные по согласованию с директором Департамента управления, организации и контроля (утверждаются Министром, заместителями Министра, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности).

Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках Минюста России (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) в их правом верхнем углу. Текст реквизита центруется относительно самой длинной строки, например:

                                                       УТВЕРЖДАЮ
                                          Директор Департамента управления,
                                                 организации и контроля
                                          (личная подпись) Н.Б. Вишнякова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Личная подпись должностного лица Министерства в грифе утверждения заверяется в отделе документационного обеспечения или Департаменте ресурсного обеспечения оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого отделом документационного обеспечения помещается оттиск углового мастичного штампа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полного и сокращенного наименования Министерства юстиции Российской Федерации.

Документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ" подписываются руководителями структурных подразделений Министерства, редактируются в отделе документационного обеспечения и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в соответствующем структурном подразделении Министерства (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы помещаются в соответствующие номенклатурные дела департаментов-исполнителей.

22. Директора департаментов Министерства, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.

Регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты

23. Регламенты, положения, правила и инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты (далее - положения) утверждаются, как правило, приложением к приказу (распоряжению), которое оформляется в соответствии с подп. 6 п. 20 Инструкции.

24. Порядок подготовки и оформления проектов положений соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов, предусмотренному Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895).

25. Положения печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях могут использоваться тексты из законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и официальный источник их опубликования.

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

26. Текст положения излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос "кого?" (должностной регламент главного специалиста-эксперта отдела документационного обеспечения Департамента управления, организации и контроля).

Договоры (соглашения), контракты

27. Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными департаментами Министерства в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, директорами департаментов, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в отделе документационного обеспечения и представляются на подпись Министру через Департамент управления, организации и контроля или заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в департаменты Министерства по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

28. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом ресурсного обеспечения в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, директором Департамента ресурсного обеспечения и представляются на подпись заместителю Министра, курирующему финансово-хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.

29. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Департаментом государственной службы и кадров (управлением эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения) в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя: Министром или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей, и заверяются в отделе документационного обеспечения оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

30. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм). Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 20 Инструкции.

Протоколы

31. Протоколами в Министерстве оформляются решения, принятые на коллегиях Министерства, совещаниях у Министра, заместителей Министра, директоров департаментов, иных совещаниях в Министерстве (далее - совещания).

32. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания государственный служащий (работник)) на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14.

33. Протокол имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

2) название (вид) совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной линией;

4) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом (подп. 2 п. 20 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;

5) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у Министра, протоколы совещаний у заместителя Министра, протоколы совещаний у директора департамента, протоколы межведомственных совещаний и др.;

6) текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части в двух столбцах помещаются: слева - перечень должностей, справа - фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: "директора департаментов Минюста России".

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно размером шрифта N 15, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

Тексты протоколов за подписью Министра подлежат обязательному редактированию в отделе документационного обеспечения в порядке, предусмотренном п. 19 Инструкции;

7) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с подп. 8 п. 20 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на совещании, и секретарь совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Министерства.

34. По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании, секретарь совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через отдел документационного обеспечения заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей, в департаменты Министерства, заинтересованные государственные органы и иные организации.

Служебные письма

35. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции Министерства, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Министерства;

другие документы по согласованию с отделом документационного обеспечения.

36. Реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в департаментах Министерства на угловых бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются;

2) адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

                                                           Правительство
                                                       Российской Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                                      Государственная Дума
                                                      Федерального Собрания
                                                      Российской Федерации
                                                        Комитет по труду
                                                     и социальной поддержке

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                     Министерство юстиции
                                                     Российской Федерации
                                                    Директору Департамента
                                                   управления, организации,
                                                          и контроля

                                                        Н.Б. Вишняковой

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                 Председателю Правительства
                                                    Российской Федерации
                                                         В.А. Зубкову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                   Руководителям управлений
                                                        Минюста России
                                                    по федеральным округам

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                       Никитину А.Г.

                                               Яблочковой ул., д. 8, кв. 15
                                                 Санкт-Петербург, 197049

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается директором соответствующего департамента Министерства или его заместителем и утверждается начальником отдела документационного обеспечения;

3) дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации отделом документационного обеспечения по правилам, предусмотренным подп. 2 п. 20 Инструкции;

4) регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется отделом документационного обеспечения одновременно с датой и состоит из знака "N", индекса структурного подразделения, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:

N 01/10568-ВУ,

где:

01 - индекс департамента, которым подготовлено служебное письмо;

10568 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

ВУ - первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью директора департамента (его заместителя) состоит из двух частей:

индекса структурного подразделения;

порядкового номера.

Например:

13.10.2004 N 05-1067,

где:

05 - индекс департамента;

1067 - порядковый номер, присвоенный служебному письму департаментом-исполнителем.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан также присваивается департаментом-исполнителем.

Например:

N 06-16-4203/2006,

где:

06-16 - индекс номенклатурного дела в департаменте;

4203/2006 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в отделе документационного обеспечения.

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи;

5) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации;

6) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?").

Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

7) текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителю Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы), а также тексты служебных писем массовой рассылки (более одного адресата) подлежат обязательному редактированию в отделе документационного обеспечения в порядке, предусмотренном п. 19 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый Матвей Сергеевич!";

"Уважаемая Антонина Петровна!";

"Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!";

"Уважаемые господа!";

"Глубокоуважаемые депутаты!".

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

"Уважаемый гражданин Хохлов!";

"Уважаемая госпожа Михайлова!".

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин председатель!";

"Уважаемый господин директор!";

"Уважаемый господин секретарь!".

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"Григорий Иванович!";

"Гражданин Петров!";

"Граждане!";

"Коллеги!";

"Господа!".

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

"Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";

"Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

"Ваше письмо от... N... получено";

"В Минюсте России получили Ваше письмо от... N...";

"В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)...";

обоснование действия:

"В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...";

"В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...";

"На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...";

"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";

"В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...";

благодарность:

"Министерство юстиции Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)... N...";

"Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";

"Заранее благодарим за возможную помощь";

"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";

просьба:

"Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...";

"Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...";

"Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";

сопровождение:

"Направляем копию служебного контракта...";

"Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";

напоминание:

"Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...";

"Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.08.2006";

предложение:

"Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела";

"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";

"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы";

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Министерства.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: