Распоряжение префектуры ЮВАО г. Москвы от 01.04.2011 N 263

О подготовке к электронному согласованию документов в префектуре и управах районов

В рамках Федеральной Целевой Программы "Электронная Россия", в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", постановлением Правительства Москвы "Об утверждении порядка работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью" от 10 апреля 2007 года N 249-ПП, с целью автоматизации внутренней служебной переписки между структурными подразделениями префектуры и управ районов, а также процесса согласования распоряжений префектуры с использованием электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП):

1. В срок до 10.04.2011 заместителю префекта А.А. Пашкову совместно с руководителем аппарата префектуры Жуковым В.В. на основании временного регламента согласования распоряжений префектуры и регламента работы с инициативными внутренними документами (приложение 1):

1.1. Обеспечить установку подсистемы "Внутренняя служебная переписка" информационной системы "Единая автоматизированная система делопроизводства и документооборота префектуры ЮВАО и ее районных управ" (далее по тексту - ЕАСДД ЮВАО) всем задействованным в данном процессе сотрудникам префектуры и районных управ.

1.2. Обеспечить обучение соответствующему функционалу информационной системы ЕАСДД ЮВАО (подсистема "Внутренняя служебная переписка"; в рамках подсистемы "Распоряжения префекта": рассылка поручений префекта, формирование информационного ресурса приказов префектуры; рассылка входящих распорядительных документов в рамках подсистемы "Входящие распорядительные документы") всех задействованных в данном процессе сотрудников префектуры и районных управ.

1.3. Обеспечить средствами ЭЦП с функцией работы с электронным документооборотом следующих должностных лиц, в обязательном порядке участвующих в процессе согласования проектов распоряжений:

- первые заместители префекта, заместители префекта;

- руководитель аппарата префектуры;

- зав. сектором анализа и контроля;

- главный специалист-юрист префектуры;

- специалисты префектуры и управ районов;

- главы управ.

2. Первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры, главам управ районов:

2.1. Оказать содействие в установке и обучении сотрудников подведомственных подразделений. Оповестить всех сотрудников подведомственного управления/управы о ведущихся работах.

2.2. В срок до 30 апреля 2011 года внести в должностные регламенты подчиненных сотрудников обязанность работы с информационной подсистемой "Внутренняя служебная переписка" ЕАСДД ЮВАО, рассылки поручений префекта в рамках ИС "Распоряжения префекта", формирование информационного ресурса приказов префектуры в рамках ИС "Распоряжения префекта", рассылки входящих распорядительных документов Правительства Москвы в рамках ИС "Входящие распорядительные документы" ЕАСДД ЮВАО.

3. Руководителю аппарата префектуры Жукову В.В. обеспечить получение сотрудником приемной руководителя аппарата штампа с текстом "Согласовано ЭЦП", подтверждающего прохождение документом всех необходимых стадий согласования и наличие в документе всех необходимых для подписания префектом ЭЦП.

4. При выполнении вышеуказанных пунктов с 1 мая 2011 года ввести в эксплуатацию информационную подсистему "Внутренняя служебная переписка" в рамках ЕАСДД ЮВАО.

5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя префекта Пашкова А.А.

В.Б. Зотов

Приложение 1
к распоряжению
префектуры ЮВАО г. Москвы
от 1 апреля 2011 г. N 263

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ИНИЦИАТИВНЫМИ ВНУТРЕННИМИ СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ПРЕФЕКТУРЕ (И УПРАВАХ) ЮГО-ВОСТОЧНОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДСИСТЕМЫ "ВНУТРЕННЯЯ СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА" ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ЕДИНАЯ СИСТЕМА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕФЕКТУРЫ ЮВАО И ЕГО РАЙОННЫХ УПРАВ"

1. Общие положения

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы сотрудников префектуры в процессе инициативной служебной переписки между структурными подразделениями префектуры и управ районов ЮВАО с использованием технологии единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота префектуры ЮВАО и районных управ (ЕАСДД ЮВАО). Данная технология является безбумажной технологией обработки документов.

Регламент разработан на основании Федеральных законов от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", а также в соответствии с регламентом префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы.

К служебной инициативной переписке относятся документы следующих видов:

- служебная записка;

- инициативное письмо в управление/управу;

- докладные записки;

- пояснительные записки;

- заявки;

- заявления;

- приглашения на семинары, собрания, совещания и т.д.

Служебный документ может носить как информативный характер, так и содержать требования о необходимости выполнить те или иные действия.

Информационная подсистема "Внутренняя служебная переписка" предназначена для регистрации и контроля исполнения указанных выше видов документов в электронном виде без использования бумажных экземпляров документов.

Пошаговая инструкция по работе с автоматизированной информационной подсистемой "Внутренняя служебная переписка" ЕАСДД ЮВАО приведена в руководстве пользователя.

2. Участники рабочего процесса

Все сотрудники префектуры и управ районов ЮВАО города Москвы.

3. Основные процедуры при работе с информационной подсистемой "Внутренняя служебная переписка" ЕАСДД ЮВАО

3.1. Подготовка проекта служебного документа префектуры:

3.1.1. Инициатор процесса создает в электронном виде служебный документ.

3.1.2. После подготовки электронной версии проекта служебного документа префектуры инициатор регистрирует его в ИС "Внутренняя служебная переписка" путем создания электронной регистрационной карточки документа с индексом СЗ (Служебная записка).

3.1.3. В карточке должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

- регистрационный номер (присваивается автоматически);

- дата регистрации;

- содержание документа;

- ФИО инициатора;

- получатели (руководители префектуры/управы).

3.1.4. К регистрационной карточке документа прикрепляется электронный файл, содержащий полный текст служебного документа, а также приложения и дополнения в случае необходимости.

3.1.5. Каждый документ имеет свой уникальный номер, однозначно идентифицирующий его в базе данных. Номер регистрационной карточки документа формируется автоматически в привязке к подразделению, к которому относится сотрудник (СЗ/код подразделения). Список кодов подразделений приведен в приложении 1 к данному регламенту.

3.1.6. Инициатор самостоятельно осуществляет контроль исполнения/ответа созданного служебного документа.

3.2. Работа специалиста, ответственного за делопроизводство в управлении/управе:

Электронное уведомление о поступлении служебного документа на имя заместителей префекта/главы управы получают специалисты, ответственные за делопроизводство в управлении/управе, на электронную почту Lotus Notes.

3.2.1. Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлении/управе, формируют в ИС "Внутренняя служебная переписка" электронные поручения для исполнения документа/подготовки ответа и передают его электронным способом руководителю/специалисту (исполнителю/соисполнителю) на исполнение.

3.2.1.1. В случае необходимости получения резолюции заместителя префекта/главы управы/зам. главы управы по исполнению полученного служебного документа, а также в случае затруднения определения исполнителей ответственный за делопроизводство специалист обращается непосредственно к заместителю префекта/главе управы.

3.2.1.2. После получения резолюции специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, на основании полученной резолюции формирует в ИС "Внутренняя служебная переписка" электронное поручение и передает его электронным способом начальнику отдела/специалисту (исполнителю/соисполнителю) на исполнение документа/подготовку ответа.

Специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, несет ответственность за соответствие между поручением, введенным в ИС, и поручением заместителя префекта/главы управы.

Срок исполнения: 1 день.

3.3. Работа исполнителя:

После получения электронного уведомления о назначенном поручении исполнители в течение указанного в служебном документе срока должны исполнить поручение/подготовить ответ в ИС "Внутренняя служебная переписка" и в зависимости от резолюции направить его инициатору переписки или передать на рассмотрение руководителю.

3.3.1. Руководители/заместители руководителей могут перепоручить исполнение поручения по документу подчиненному сотруднику или соисполнителю, создав на него соответствующее поручение в ИС "Внутренняя служебная переписка".

3.4. Подготовка ответа:

При необходимости подготовки ответа на служебный документ осуществляется регистрация ответного документа путем создания регистрационной карточки ответа в привязке к основному (первичному) документу. При необходимости к регистрационной карточке документа-ответа прикрепляется файл, содержащий полный текст ответа.

3.4.1. Регистрацию ответа осуществляет исполнитель/соисполнитель в случае, если в резолюции руководителя не указана необходимость дополнительного согласования.

3.4.2. В случае если в резолюции руководителя не указана необходимость дополнительного согласования, регистрация ответа осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство в управлении/управе, после утверждения электронного ответа заместителем префекта/главой управы.

3.4.3. После сохранения ответа инициатор служебного документа получает уведомление о подготовке ответа.

Специалисты, назначенные исполнителями/соисполнителями по документу в управлении/управе, несут ответственность за сроки исполнения назначенных им документов.

Приложение 1
к Регламенту

СИСТЕМА КОДИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЙ ПРЕФЕКТУРЫ ЮВАО И УПРАВ РАЙОНОВ

--------------+-----------------------------------------------
¦Коды         ¦Наименования структурного подразделения       ¦
¦подразделений¦                                              ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦Управления префектуры                                       ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/00        ¦Управление делами                             ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/03        ¦Организационное управление                    ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/05        ¦Управление экономики и перспективного развития¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/10        ¦Управление городского хозяйства               ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/15        ¦Управление строительства и реконструкции      ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/18        ¦Управление социального развития               ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/25        ¦Управление потребительского рынка и услуг     ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦СЗ/29        ¦Управление науки, промышленности и малого     ¦
¦             ¦предпринимательства                           ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦Управы                                                      ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦50           ¦Управа района Выхино-Жулебино                 ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦55           ¦Управа района Капотня                         ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦60           ¦Управа района Лефортово                       ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦65           ¦Управа района Люблино                         ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦70           ¦Управа района Марьино                         ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦75           ¦Управа района Нижегородский                   ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦80           ¦Управа района Печатники                       ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦85           ¦Управа района Некрасовка                      ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦90           ¦Управа района Рязанский                       ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦95           ¦Управа района Текстильщики                    ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦100          ¦Управа района Южнопортовый                    ¦
+-------------+----------------------------------------------+
¦105          ¦Управа района Кузьминки                       ¦
--------------+-----------------------------------------------

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: