Письмо УФНС РФ по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@

Об учете расходов в виде компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях

Вопрос: Каков порядок учета в целях налогообложения прибыли расходов в виде компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях?

Ответ:

Обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества, в том числе личного транспорта, а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлена статьей 188 ТК РФ.

Выплата указанной компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Налогоплательщиками налога на прибыль организаций в соответствии с пунктом 1 статьи 246 НК РФ признаются российские организации, к которым относятся и некоммерческие.

Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

В настоящее время действуют нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Так, согласно пункту 1 указанного постановления Правительства РФ в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:

- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц;

- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в том числе документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля, таких как сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Об этом говорится в письме Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.

Согласно письму МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

На основании подпункта 4 пункта 7 статьи 272 НК РФ расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации.

Заместитель
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы 2-го класса
И.А. Платова

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: