16.1.8. Начальник Управления по представленному проекту или заключению:
- при отсутствии замечаний - визирует его и незамедлительно передает сотруднику, ответственному за делопроизводство;
- при наличии замечаний - возвращает представленные документы исполнителю на повторное рассмотрение.
Исполнитель в течение двух рабочих дней обязан повторно рассмотреть проект и представить материалы для согласования начальнику Управления.
17.1.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Департамента.
17.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
- в дело включается только по одному экземпляру каждого документа со всеми приложениями;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при наличии большего количества листов заводится новый том;
- документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
17.1.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Комплекс работ по оформлению дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи отдела обработки и хранения документов Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан (далее - отдел обработки и хранения документов).
17.1.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов титульного листа дела (приложение 10);
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение 11);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 12);
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
17.1.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, пересистематизация их не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
17.1.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело постоянного хранения, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу сверху вниз, не задевая текста документа, простым карандашом.
17.1.7. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
17.1.8. По окончании года на обложках дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся уточнения:
- проверяется соответствие дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и др.).
17.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
17.2.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложение 13).
17.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в описи в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись самостоятельным номером);
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах надписывается "то же", другие реквизиты дела вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и др.;
- описи дел составляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи архивной службы и отдела обработки и хранения документов по установленной форме в трех экземплярах.
17.2.4. Департамент имеет право уничтожать дела, включенные в сводные описи постоянного хранения, после согласования с Экспертно-проверочной комиссией Главархива города Москвы.
17.3.1. С момента заведения и до передачи в отдел обработки и хранения документов дела хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. Ответственность за сохранность документов несут руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
17.3.2. Документы должны храниться в специально отведенных помещениях или в рабочих комнатах в запирающихся шкафах.
17.3.3. Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях в течение двух лет, а затем сдаются в отдел обработки и хранения документов.
17.3.4. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства Управления. На выданное дело заводится карточка - заместитель дела.
17.3.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с разрешения руководства Департамента только по решению судебных органов и прокуратуры с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
Приложение 1
к Регламенту
Образец
_________ N __________
О создании базы данных
нежилых помещений
В целях выполнения распоряжения Правительства Москвы от 23.04.2004 N 345-РП "О мерах по учету объектов нежилого фонда" и поручения первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы Росляка Ю.В. от 14.08.2004 N 56789/04 приказываю:
1. Заместителю руководителя Департамента Преснякову И.В. в срок до 30 ноября 2004 г. составить перечень нежилых помещений, переданных в аренду по конкурсу коммерческим организациям в 2004 году.
2. Директорам территориальных агентств Департамента в срок до 20 декабря 2004 г. представить списки организаций, которым оформлены договоры аренды на нежилые помещения в 2004 году.
3. Начальнику Финансово-бухгалтерского управления главному бухгалтеру Департамента Саввиной В.С. в срок до 25 декабря 2004 г. представить списки организаций, имеющих задолженности по арендной плате.
4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя руководителя Департамента Ануприенко В.Ю.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение 2
к Регламенту
Образец
______ N _____
Об использовании нежилого помещения
по ул. Воронцово Поле, д. 15/38-40, стр. 9
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 13 августа 1996 г. N 689 "О поступлении средств по итогам первого полугодия 1996 года от приватизации, аренды земли и нежилых помещений и дополнительных мерах по совершенствованию учета городского имущества и повышению эффективности его использования":
1. Передать в аренду сроком на 5 лет обществу с ограниченной ответственностью "Атлант-М-2000" (ООО "Атлант-М-2000") нежилое помещение (1 этаж, помещение II, комнаты 8-22) общей площадью 445,5 кв. м по ул. Воронцово Поле, д. 15/38-40, стр. 9 под офис.
2. Центральному территориальному агентству Департамента:
2.1. Внести в Реестр объектов недвижимости, находящихся в собственности города Москвы, нежилое помещение (п. 1) и оформить его передачу в установленном порядке.
2.2. Произвести расчет арендной платы по рыночной величине годовой арендной платы на основании заключения независимого оценщика.
3. Принять к сведению, что ООО "Атлант-М-2000":
3.1. Представит в установленном порядке в Центральное территориальное агентство Департамента необходимые документы для заключения договора аренды.
3.2. За счет собственных средств проведет ремонт нежилого помещения (п. 1) в течение 6 месяцев со дня заключения договора аренды.
4. В случае непредставления ООО "Атлант-М-2000" в течение двух месяцев со дня выхода настоящего распоряжения полного комплекта документов для заключения договора аренды данное распоряжение утрачивает силу.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на директора Центрального территориального агентства Департамента Петрова Н.А.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение 3
к Регламенту
Образец
_____ N _____
Заместителю руководителя
Департамента
Белову В.В.
Директорам территориальных
агентств Департамента
Об организации проверки
нежилых помещений
В целях повышения оперативности исполнения поручений Мэра Москвы и руководителя Комплекса экономической политики и развития Москвы:
1. Заместителю руководителя Департамента Белову В.В. в срок до 30 декабря 2004 г. организовать проверку нежилых помещений, планируемых для передачи в аренду.
2. Директорам территориальных агентств Департамента в срок до 20 декабря 2004 г. представить списки сотрудников, привлекаемых для участия в проверках.
3. Контроль за выполнением настоящего поручения оставляю за собой.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение 4
к Регламенту
ВОПРОС ВНЕСЕН: ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН:
Первый заместитель Заместитель руководителя
руководителя Департамента имущества
Департамента имущества города Москвы
города Москвы В.В. Белов
И.С. Лукин Подпись
Подпись Дата
Дата
ПРОЕКТ ПРЕДСТАВЛЕН: Начальник Финансово-
Начальник Управления бухгалтерского управления
имущественных комплексов Департамента имущества
Департамента имущества города Москвы
города Москвы В.С. Саввина
А.А. Васильковский Подпись
Подпись Дата
Дата
Начальник Юридического
управления
Департамента имущества
города Москвы
М.А. Тараканова
ИСПОЛНИТЕЛЬ: Подпись
Начальник отдела Управления Дата
имущественных комплексов
Департамента имущества
города Москвы
С.В. Харьков
Подпись
Дата
Разослать: Лукину И.С., Белову В.В., Саввиной В.С., Департаменту топливно-энергетического хозяйства города Москвы, Департаменту жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы, Управлению имущественных комплексов Департамента имущества города Москвы (3 экз.), ГУП "Мосэнерго", ГУП "Мосгаз", ГУП развития Московского региона города Москвы, ОАО "МОЭК", в дело.
Приложение 5
к Регламенту
ВОПРОС ВНЕСЕН: ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН:
Управление недвижимости Префект Центрального
Департамента имущества административного округа
города Москвы С.Л. Байдаков
Подпись Подпись
Дата Дата
Заместитель руководителя
Департамента имущества
ПРОЕКТ ПРЕДСТАВЛЕН: города Москвы
Заместитель начальника Н.В. Сербинова
Управления недвижимости Подпись
Департамента имущества Дата
города Москвы
Н.В. Ястребова Директор Центрального
Подпись территориального агентства
Дата Департамента имущества
города Москвы
Н.А. Петров
Подпись
Дата
Начальник Юридического ИСПОЛНИТЕЛЬ: управления Департамента Ведущий специалист имущества города Москвы Управления недвижимости (виза на листе согласования) Департамента имущества города Москвы НОУ "Детский музыкальный Н.А. Суханова театр-студия "Непоседы"
Подпись Подпись
Дата Дата
Разослать: префектуре ЦАО, Управлению недвижимости Департамента имущества города Москвы, Центральному территориальному агентству Департамента имущества города Москвы, НОУ "Детский музыкальный театр-студия "Непоседы" (125413, г. Москва, ул. Онежская, д. 25, кв. 141).
Приложение 6
к Регламенту
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Заместитель руководителя
___________ N _____ Департамента имущества города
О выделении к уничтожению Москвы
документов, не подлежащих ________________ расшифровка
хранению (подпись) подписи
______________________________
(дата)
На основании номенклатуры дел за ___________ год отобраны к
уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы, хранившиеся в ________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
-----+----------+----------+-----------+--------------+----------- ¦N ¦Заголовок ¦Крайние ¦Количество ¦Срок хранения ¦Примечание¦ ¦п/п ¦дела или ¦даты ¦дел (томов,¦дела (тома, ¦ ¦ ¦ ¦групповой ¦документов¦частей) ¦части) и ¦ ¦ ¦ ¦заголовок ¦дел ¦ ¦номера статей ¦ ¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦ +----+----------+----------+-----------+--------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+----------+----------+-----------+--------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+----------+----------+-----------+--------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+----------+----------+-----------+--------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+----------+----------+-----------+--------------+-----------
Начальник Управления
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(наименование структурного
подразделения)
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) (ответственный исполнитель)
Акт составил:
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(должность)
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ______________________ кг сданы в __________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N _________________________
Наименование должности работника, сдавшего документы (подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы (подпись) (расшифровка подписи) ДОУ), внесшего изменения в учетные документы
Дата
Форма А4 (210 x 297 мм)
Приложение 7
к Регламенту
Департамент имущества города Москвы в лице руководителя ______
_____________, действующего на основании Положения, уполномочивает
(Ф.И.О.)
__________________________________________________________________
(Ф.И.О., паспорт, адрес)
действовать от имени Департамента по вопросу, связанному с
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
в связи с чем доверяет осуществлять следующие действия: __________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Настоящая доверенность выдана сроком до __________________ <*>
Подпись _____________________________________ удостоверяю <**>
(Ф.И.О.)
Руководитель Департамента ________________________
Примечания:
1. На бланке Департамента.
2. <*> Без права передоверия.
3. <**> Нотариально заверенная (по необходимости).
Приложение 8
к Регламенту
Заказчик _________________________________________________________
Ответственный ____________________________________________________
N телефона _______________________________________________________
Наименование заказа ______________________________________________
Страниц оригинала _______________________ тираж _____________ экз.
Выполнение заказа ________________________________________________
(с уменьшением, без уменьшения)
Печать ___________________________________________________________
(с оборотом, без оборота) Примечание. Заказчик несет персональную ответственность за содержание материалов заказа.
Подпись _______________________________
Дата __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Материал в количестве ____________ экз. Получил _______________________________ Дата __________________________________
Приложение 9
к Регламенту
Объект недвижимого имущества (адрес, площадь (кв. м), назначение) составляет казну города Москвы. Данный объект не закреплен на правах оперативного управления и хозяйственного ведения за государственными организациями и учреждениями города Москвы.
Руководитель Департамента
(первый заместитель, заместитель
руководителя Департамента) __________________________
Приложение 10
к Регламенту
-----------------
_______________________________________________ ¦Ф. N _________ ¦
_______________________________________________ ¦Оп. N. _______ ¦
_______________________________________________ ¦Д. N _________ ¦
_______________________________________________ ¦ ¦
-----------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти
__________________________________________________________________
и структурного подразделения)
Дело N _______ том N ____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________________________________________________________
(дата)
На __________ лист
Хранить __________
-----------------
¦Ф. N _________ ¦
¦Оп. N. _______ ¦
¦Д. N _________ ¦
¦ ¦
-----------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение 11
к Регламенту
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________
+ листов внутренней описи ________________________________________
----------------------------------+----------------------------- ¦Особенности физического ¦N листов ¦ ¦состояния и формирования дела ¦ ¦ +---------------------------------+----------------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +---------------------------------+----------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------+-----------------------------
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение 12
к Регламенту
-----+---------+----------+----------+-----------+------------ ¦N ¦Индекс ¦Дата ¦Заголовок ¦Номера ¦Примечание ¦ ¦п/п ¦документа¦документа ¦документа ¦листов дела¦ ¦ +----+---------+----------+----------+-----------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+---------+----------+----------+-----------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+---------+----------+----------+-----------+------------
Итого _____________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составляющего внутреннюю опись документов дела (подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение 13
к Регламенту
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(подпись) (расшифровка
(дата) подписи)
-----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------- ¦N ¦Индекс ¦Заголовок¦Дата ¦Количество ¦Срок ¦Примечание¦ ¦п/п ¦дела ¦дела ¦дела ¦листов в ¦хранения ¦ ¦ ¦ ¦(тома, ¦(тома, ¦(тома,¦деле (томе,¦дела (тома,¦ ¦ ¦ ¦части) ¦части) ¦части)¦части) ¦части) ¦ ¦ +----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦ +----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----+-------+---------+------+-----------+-----------+-----------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N ______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела приема Протокол ЭК структурного и обработки документов подразделения Управления по работе с от _________ N _______ документами и письменными обращениями граждан
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Приложение 14
к Регламенту
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Департамента имущества
города Москвы
В.Н. Силкин
13 мая 2005 г. 17.30
Присутствовали: Белов В.В., Устимова О.Б., Коновалов Ю.Л., Кучеров Н.И.
1. О разработке регламента по подготовке и проведению тематических совещаний у руководителя Департамента имущества города Москвы.
2. О принятии мер по усилению исполнительской дисциплины.
I. Слушали: Белова В.В. - заместителя руководителя Департамента.
Предложены к рассмотрению два варианта регламента по подготовке и проведению тематических совещаний у руководителя Департамента имущества города Москвы.
Выступили: Силкин В.Н., Коновалов Ю.Л., Устимова О.Б.
Решили:
Белову В.В. до 1 июня 2005 года представить на утверждение руководителю Департамента вариант номер один.
II. Слушали: Кучерова Н.И.
Отмечено, что 30% поручений исполняется с нарушением сроков.
Выступили: Силкин В.Н., Белов В.В.
Решили:
Заместителям руководителя Департамента принять необходимые меры к исполнению поручений в указанные сроки.
III. Контроль за выполнением решений, принятых на совещании, возложить на заместителя руководителя Департамента Белова В.В.
Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: