Все документы

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района

Распоряжение главы Каширского муниципального района МО от 04.05.2008 N 385-рг

В связи с изменением структуры администрации Каширского муниципального района:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений администрации Каширского муниципального района обеспечить строгое соблюдение Инструкции по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района всеми работниками подразделений.

3. Считать утратившим силу распоряжение главы Каширского района от 24.01.2005 N 105-рг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Каширского района".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Каширского муниципального района Гаврилина А.Д.

Глава Каширского
муниципального района
А.В. Максименко

Утверждена
распоряжением главы
Каширского муниципального района
Московской области
от 4 мая 2008 г. N 385-рг

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КАШИРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Общие положения

1.1. Данная Инструкция по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района (далее именуется - Инструкция) определяет порядок работы с документами в администрации Каширского муниципального района (далее именуется - администрация).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Московской области, муниципального образования "Каширский муниципальный район", администрации района и положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными правилами работы архивов организаций и Государственными стандартами Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации района осуществляется заместителем главы администрации и общим отделом администрации.

1.5. Делопроизводство в общем отделе администрации организуется с использованием автоматизированной системы "Полный контроль" (далее именуется система "Полный контроль").

Программное и информационное обеспечение системы "Полный контроль" в процессе ее эксплуатации осуществляется организационным отделом администрации.

1.6. Структурные подразделения администрации организуют и ведут делопроизводство на основании данной Инструкции.

1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, а также в случае иного отсутствия на работе сотрудники подразделения обязаны передавать находящиеся у них на исполнении или на контроле документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

Передача документов или их копий работникам других подразделений администраций допускается с разрешения руководителя структурного подразделения администрации.

1.8. При утрате документа руководитель подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы администрации.

1.9. Требования настоящей инструкции по работе с документами обязательны для всех работников администрации района.

1.10. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Подразделения администрации могут использовать в работе методические рекомендации или документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении и не противоречащие настоящей Инструкции.

Документация администрации района

2.1. Состав документационной базы администрации района.

Деятельность администрации обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав этой базы определяется компетенцией администрации района, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между подразделениями и учреждениями. Состав документационной базы администрации включает в себя следующие основные документы:

- организационные;

- нормативные правовые и распорядительные;

- информационно-справочные.

2.1.1. Организационные документы.

Организационные документы - документы, определяющие организацию работы администрации, ее подразделений и должностных лиц. К организационным документам относятся: Регламент администрации Каширского муниципального района, штатное расписание администрации, Положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников администрации.

2.1.1.1. Регламент администрации Каширского муниципального района (далее - регламент).

Регламент - нормативный правовой акт, определяющий порядок организации работы администрации района и ее подразделений.

Регламент включает следующие основные разделы: общие положения, организация приема граждан, руководителей предприятий, прием, регистрация поступающей корреспонденции, формирование плана работы администрации, о коллегии администрации района, подготовка и проведение районных собраний и семинаров, подготовка и проведение совещаний в администрации района и др.

администрации района утверждается постановлением главы Каширского муниципального района.

2.1.1.2. Штатное расписание.

Штатное расписание - организационной документ, определяющий должностной, численный состав администрации района и устанавливающий фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается постановлением главы Каширского муниципального района (далее - Глава района).

2.1.1.3. Должностная инструкция.

Должностная инструкция - организационный документ, регламентирующий функции, права, обязанности и ответственность должностного лица.

Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции работников структурных подразделений администрации утверждаются Главой района, согласовываются с заместителем главы администрации Каширского муниципального района (далее - заместитель Главы администрации) по подчиненности; начальником правового отдела и начальником отдела по труду.

Должностные инструкции начальников подразделений администрации разрабатывают заместители Главы администрации по подчиненности, работников структурных подразделений - начальники подразделений.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие и ясные формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указано иное). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы. Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемые в установленном порядке Главой района акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неопределенный круг лиц и многократное применение. Нормативным правовым актом является постановление.

Распорядительные документы - документы, носящие административный, управленческий характер, обращенные к подчиненным подразделениям, организациям или должностным лицам. К распорядительным документам относятся постановления, распоряжения, указания, инструкции.

2.1.2.1. Постановление.

Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил поведения, затрагивающих права и интересы физических и юридических лиц.

Постановления Главы района или лица, исполняющего его обязанности, принимаются в соответствии, на основании и во исполнение Российской Федерации, конституционных и федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительств Российской Федерации и Московской области, законов и нормативных правовых актов Московской области, муниципального образования "Каширский муниципальный район", а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением своих полномочий.

Постановления Главы района не могут противоречить Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Московской области.

Постановления нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

2.1.2.2. Распоряжение.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый Главой района в целях разрешения оперативных вопросов в процессе деятельности администрации района, имеющий обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия или касающиеся конкретно узкого вопроса и распоряжения по личному составу.

В распоряжениях по личному составу о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении или привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества указываются полностью.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

2.1.2.3. Указание.

Указание - предписываемое действие конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения постановлений и распоряжений.

2.1.2.4. Инструкция.

Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные и другие вопросы деятельности администрации, ее подразделений и должностных лиц.

2.1.3. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К ним относятся: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная и служебная записки, доверенность, телеграмма, телефонограмма, стенограмма, план, справка и другое.

2.1.3.1. Протокол.

Протокол - официальный документ, фиксирующий какие-либо фактические обстоятельства, ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях или заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих при большом составе участников могут прилагаться к протоколу списком.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

"Слушали", "Выступили", "Постановили" ("Решили").

Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года в соответствии с номенклатурой дел каждого подразделения.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола, в которой указываются: номер протокола, дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос, принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.

Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентом их работы.

2.1.3.2. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и предложения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте его нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

2.1.3.3. Письмо.

Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами и другими.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если нужно затрагивать несколько разнородных вопросов, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке следует излагать текст от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна, если:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

2.1.3.4. Докладная записка.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

2.1.3.5. Объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Записки работников с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций оформляются рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.1.3.6. Служебная записка.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся подразделения администрации района или должностного лица, просьбы, предложения.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

2.1.3.7. Доверенность.

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Текст доверенности должен содержать: сведения о полном наименовании организации; подпись руководителя организации или иного уполномоченного для этого лица с приложением печати организации, фамилию, имя и отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; содержание полномочий; дату выдачи и срок действия доверенности. Доверенность на проведение операций с материальными ценностями подписывается руководителем и главным бухгалтером подразделения.

2.1.3.8. Телеграмма.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Неотъемлемой частью адресата телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и адресатов на телеграф необходимо сдавать столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо указать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.

Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты, должны быть подготовлены в каждый пункт и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать только один экземпляр телеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов, остальные экземпляры размножаются с указанием на каждом отдельного адреса, куда следует ее доставить.

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

2.1.3.9. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи и записи текста (по телефону).

Телефонограммы используют для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть вначале застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники с последующей расшифровкой.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой указываются фамилии и номера служебных телефонов, передавших и принявших телефонограмму должностных лиц.

2.1.3.10. Стенограмма.

Стенограмма - дословная запись докладов и иных выступлений, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма ведется по указанию Главы района в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, способные вызвать прения.

Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения стенографированного мероприятия.

2.1.3.11. План.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

- наименование (содержание) работы или мероприятия;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- примечание или отметка об исполнении.

Планы работы или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их исполнение, с указанием даты подписания.

Порядок составления планов регламентируется соответствующими инструкциями.

2.1.3.12. Отчет.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, решений, поручений и т.д.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

2.1.3.13. Справка.

Справка - документ информационно-справочного, аналитического, служебного, отчетного характера или подтверждающий какие-то сведения.

2.1.4.14. Совместные документы.

Главой района могут быть приняты документы совместно с иными органами управления, организациями и учреждениями (соглашения, договоры, постановления, распоряжения, инструкции, положения, письма, обращения и т.п.).

При оформлении таких документов указываются наименования органов и организаций, участвующих в подписании документа. Инициатор подписания документа указывается первым. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Датой принятия документа является последняя дата его подписания.

На подписанном документе проставляется номер, состоящий из номеров, присвоенных документу в каждой организации, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.4.15. Решение.

Решение Совета депутатов муниципального образования "Каширский муниципальный район" - нормативный акт представительного органа, порядок принятия которого определен регламентом работы Совета депутатов муниципального образования "Каширский муниципальный район". Подготовка и оформление решений осуществляется согласно п. 5 настоящей Инструкции.

3. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.

3.1. Прием, первоначальную обработку, регистрацию корреспонденции, поступающей на имя Главы района и заместителей Главы администрации, и направление на рассмотрение осуществляет общий отдел администрации Каширского муниципального района.

В нерабочее время документы не принимаются, кроме экстренных сообщений и телеграмм. Такие сообщения и телеграммы принимает вахтер с последующей передачей их в общий отдел администрации для регистрации.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность, целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Все конверты (бандероли), кроме имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются в общем отделе администрации. При обнаружении некомплектности или повреждения документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе кадров и делопроизводства, второй приобщается к поступившей корреспонденции, третий направляется отправителю корреспонденции.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним необходимо установить дату отправки или получения, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени.

Конверты с пометкой "Вручить лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции и передаются по назначению. Остальные документы регистрируются и передаются на рассмотрение.

3.2. Регистрация поступивших документов производится в общем отделе администрации в день поступлений путем проставления в нижней части первого листа основного документа специального штампа с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер.

Регистрируются полученные документы с вводом информации о них в систему "Полный контроль".

3.2.1. Все подлинные договоры, контракты и коммерческие соглашения направляются в отдел по правовому обеспечению для оформления, согласования, учета и хранения.

3.3. Не регистрируются поступающие газеты, журналы, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные сообщения, пригласительные билеты и другая подобная корреспонденция (приложение N 1).

3.4. Прием и передача исходящей служебной корреспонденции по официальным каналам факсимильной связи осуществляется организационным отделом администрации по специальным правилам.

3.5. Резолюция руководителя по исполнению документа должна содержать: конкретные поручения исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия; порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения Главой района, заместителями Главы администрации документы возвращаются в общий отдел, который направляет их на исполнение в структурные подразделения администрации.

3.6. Документы, направляемые для исполнения нескольким подразделениям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.7. Документы, направленные на исполнение в подразделения администрации, подлежат возврату в общий отдел.

3.8. Подготовленный и подписанный должностными лицами в администрации района документ регистрируется в общем отделе или в структурном подразделении. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов: соответствие бланка, наличие подписей, виз, приложений. Неверно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.9. Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день их поступления в общий отдел администрации.

Обработка отправляемой корреспонденции включает в себя сортировку, адресование и оформление почтового отправления.

3.10. Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Документооборот - движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

3.11. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, анализа различных аспектов управленческой деятельности, выработки мер по совершенствованию работы с документами.

3.12. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании или размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота производится по группам документов: постановления, распоряжения по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, письменные обращения граждан и т.д.

4. Организация работы с документами в подразделениях администрации.

4.1. Организация работы с документами, ведение делопроизводства в подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых руководителями подразделений в соответствии с их должностными инструкциями.

В обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, входят:

- прием, регистрация и распределение документов, поступающих в подразделение;

- направление документов на рассмотрение руководителю подразделения и в соответствии с его поручением - исполнителю;

- оформление исходящих документов и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудника подразделения;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- разработка номенклатуры дел подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- прием и передача служебной информации по телефонной и факсимильной связи;

- контроль за использованием копировально-множительной техники, установленной в подразделении;

- подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, организация их учета и выдачи.

4.2. Документы с резолюциями Главы района, заместителей Главы администрации района в подразделение администрации направляются для исполнения только через общий отдел администрации.

Документы, адресованные учреждениями и организациями непосредственно структурным подразделениям, получаются и регистрируются соответствующими структурными подразделениями.

4.3. Передача документов, зарегистрированных в общем отделе, из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел.

4.4. Руководители структурных подразделений отвечают за состояние делопроизводства во вверенном подразделении, организуют оперативное и качественное рассмотрение документов в установленные сроки.

4.5. В соответствии с содержанием документов, поручений Главы района или заместителей Главы администрации района руководители подразделений осуществляют следующие основные мероприятия:

4.5.1. Разрабатывают план по исполнению документа или поручения и при необходимости выносят его на обсуждение оперативного совещания с руководителями взаимодействующих подразделений с целью распределения задач и определения порядка взаимодействия в работе.

4.5.2. Дают конкретные вытекающие из содержания документа поручения сотрудникам подчиненного подразделения.

4.5.3. Организуют контроль исполнения документа по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.

4.5.4. Своевременно информируют Главу района или заместителей Главы администрации района при возникновении угрозы срыва выполнения контролируемого вопроса или возникновения условий, требующих внесения кардинальных изменений в принятое ранее решение.

4.6. При наличии в поручении нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.6.1. Копии всех протестов и представлений органов прокуратуры и ответы на них направляются в правовой отдел администрации для учета, контроля за своевременным ответом и дальнейшего руководства.

4.7. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных документов, их учет и рассылка.

5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных документов.

5.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы района (далее - нормативные правовые и распорядительные документы) должностные лица администрации руководствуются порядком подготовки таких документов в соответствии с регламентом администрации района и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца, изготовленных типографским способом. Текст печатается на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено.

5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги с указанием всех обязательных реквизитов организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

5.1.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу нормативных правовых и распорядительных документов администрации являются:

Герб Каширского муниципального района (на бланке изображен на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации (должностного лица)".

Наименование организации (должностного лица) - автора документа.

Название вида документа (постановление, распоряжение).

Дата, регистрационный номер, место принятия документа.

Заголовок.

Текст документа.

Подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ).

Печать.

Визы или лист согласования (приложение N 2).

5.1.5. Датой принятия нормативного правового или распорядительного документа является дата его подписания, если дата принятия не указана в тексте документа.

Датой совместного нормативного правового и распорядительного документа является последняя дата его подписания, если дата принятия не указана в тексте документа.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления или распоряжения запрещается.

5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных документов.

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных документов следует соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точно отражающей содержание документа, формируется в виде ответа на вопрос "о чем (о ком)" и располагается слева листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных документов состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части указываются причины, основания, мотивы, цели составления документа, устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области или Каширского муниципального района, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитии ранее изданных нормативных правовых и распорядительных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер (например: "... в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.01.2000 N 46-пг "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области"...).

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры типа: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область), участники ВОВ (правильно - участники Великой Отечественной войны) и т.д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений завершается словом "Постановляю", а распоряжений - двоеточием после последнего слова последнего предложения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты, подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами.

В постановляющей (распорядительной) части документа в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

Если исполнение конкретного действия поручается должностному лицу, то соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Если исполнителем определяется организация или подразделение администрации, после названия организации (подразделения) в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя организации подразделения в именительном падеже.

Например: "поручить начальнику отдела по труду и социальным вопросам администрации Каширского муниципального района Рябчиковой Л.В..." или "поручить отделу экономики администрации района (Почитаева Т.Ф.) разработать концепцию развития...".

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

- поручения должностным лицам осуществлять контроль за исполнением данного документа;

- сроки исполнения поручений;

- указание на обязательность опубликования (для документов, затрагивающих права человека и гражданина);

- указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов, если вновь принимаемый распорядительный документ исключает их действие;

- указание о снятии с контроля ранее принятого распорядительного документа в случае его выполнения либо если новый документ издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого документа или представляются одновременно в виде отдельного проекта документа.

5.2.4. Если в тексте распорядительной части делается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:

                                                 Приложение к постановлению
                                                 главы Каширского
                                                 муниципального района
                                                 от 10.06.2001 N 1675-п

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак номер "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте документа записано: "Утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

                                              УТВЕРЖДЕН
                                              (в роде, соответствующем виду
                                              документа) постановлением
                                              главы Каширского
                                              муниципального района
                                              от ______________ N _____

Последний лист каждого приложения визируется заместителем Главы администрации, курирующим направление, по форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется то или иное понятие или название (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее именуется -" или "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "Муниципальному унитарному предприятию "Центрресурс" (далее именуется МУП "Центрресурс").

Наименования упоминаемых в документе центральных и территориальных органов власти, организаций приводятся в полном соответствии их официальным названиям, закрепленным положениями об этих органах и организациях или уставами.

5.2.6. Исполнитель (отдел, комитет, управление), которому поручена подготовка проекта постановления или распоряжения, проводит редакторскую обработку текста и согласование с соответствующими должностными лицами.

Согласованный проект документа передается на подпись Главе района через общий отдел администрации.

5.2.7. Проекты постановлений Главы района, подлежащие обсуждению на заседании коллегии администрации района, согласовываются в соответствии с регламентом работы администрации района до заседания коллегии.

5.2.8. Согласовывается проект постановления или распоряжения Главы района путем визирования.

Проекты постановлений (распоряжений) по финансовым вопросам должны содержать указание на источник финансирования, необходимые обоснования и согласование с Каширским финансовым управлением Министерства финансов Московской области и заместителем Главы администрации Каширского муниципального района по экономической политике.

При наличии разногласий по проекту постановления (распоряжения) и невозможности взаимоприемлемого решения замечания или возражения излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В таком случае виза оформляется следующим образом: "замечания (возражения) прилагаются", личная подпись, дата.

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами.

5.2.9. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений определяется регламентом администрации района.

5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранений нормативных правовых и распорядительных документов.

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений, отпечатанные на бланках, передаются исполнителем в общий отдел администрации.

5.3.2. Общий отдел администрации района передает полученные проекты постановлений и распоряжений на подпись Главе района, как правило, через помощника Главы района.

5.3.3. Постановления Главы района, обсужденные на заседании коллегии администрации района, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных в ходе их рассмотрения замечаний и предложений в течение 3 рабочих дней, если на заседании коллегии администрации не установлен иной срок.

Ответственность за своевременную доработку постановлений несут руководитель подразделения администрации или должностное лицо, представившие проект.

Доработанный текст постановления сдается в общий отдел администрации района на подпись Главе района.

5.3.4. Подписанное Главой района постановление (распоряжение) возвращается в общий отдел для оформления, тиражирования и рассылки. Подписанные постановления и распоряжения регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение года.

Регистрация ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "пг" - постановление, "рг" - распоряжение, "рк" - распоряжение по личному составу.

Буквенный индекс пишется через дефис после порядкового номера.

5.3.5. Список организаций и должностных лиц, которым необходимо разослать постановление (распоряжение), составляется автором проекта документа и печатается внизу последнего листа документа после виз согласования.

Подписанные и зарегистрированные документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, заверяются печатью и рассылаются в течение трех дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляется по согласованию с исполнителем и общим отделом.

Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных документов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения заместителя Главы администрации района.

5.3.6. Общий отдел администрации обеспечивает перевод постановлений и распоряжений Главы района в электронный вид и передает электронные носители в организационный отдел для занесения их в электронную базу данных нормативных правовых документов района.

Порядок работы по созданию и ведению электронной базы нормативных правовых актов Каширского муниципального района определяется специальной инструкцией.

5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных документов после их тиражирования и рассылки хранятся в общем отделе в течение 5 календарных лет, после чего сдаются в архивный отдел администрации района.

6. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний.

6.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой района, осуществляется организационным отделом и помощником Главы района.

6.2. Ознакомление с протоколами заседаний и совещаний осуществляется с разрешения Главы района.

6.3. Подготовку и обеспечение иных, кроме указанных в п. 6.1, заседаний и совещаний обеспечивают соответствующие подразделения администрации района.

6.4. Протоколы заседаний и совещаний хранятся в подразделении, обеспечивающем их проведение.

7. Оформление поручений.

7.1. Поручения Главы района должностным лицам, даваемые на оперативных совещаниях или при личном приеме граждан, заносятся в специальные протоколы, выписки из которых с текстом поручений направляются исполнителям организационным отделом администрации в двухдневный срок.

7.2. Поручения печатаются на бланках установленной формы, излагаются лаконично с указанием фамилий должностных лиц или организаций, которым дается поручение, и сроков исполнения.

7.3. Поручения, изложенные в виде резолюций на документах, направляются исполнителям вместе с документами.

8. Оформление писем, телеграмм, отправка исходящих документов.

8.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках администрации района установленной формы.

8.2. Текст писем и телеграмм излагается максимально сжато.

Текст телеграмм печатается без союзов и предлогов (если это не искажает содержания) с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

В тексте писем и телеграмм указывается полный почтовый или телеграфный адрес получателя, кроме адресованных правительственным учреждениям и законодательным органам Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

В письме (телеграмме) - ответе на ранее полученный документ обязательно указывается его номер и дата.

На оборотной стороне последнего листа письма или телеграммы проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона и дата.

Копия письма и подлинник телеграммы визируется исполнителем в нижней его части.

Подлинник телеграммы подписывается Главой района или заместителем Главы администрации района.

8.3. При направлении письма или телеграммы в несколько адресов прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем документа.

8.4. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в установленном порядке в общем отделе и отправляются адресатам.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9. Контроль исполнения документов.

9.1. Задачи контроля исполнения.

9.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

Контроль исполнения включает в себя постановку документа на контроль, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, снятие исполненных документов (поручений) с контроля.

9.1.2. Непосредственный контроль за исполнением документов и поручений в администрации района осуществляют лица, на которых возложен контроль в постановлениях, распоряжениях, в резолюциях или поручениях Главы района.

9.1.3. В структурных подразделениях администрации района контроль за исполнением документов возлагается на должностных лиц, осуществляющих делопроизводство или специально уполномоченных лиц, назначенных распоряжениями руководителей этих подразделений.

9.1.4. Контроль за исполнением федеральных законов, нормативных правовых актов Президента РФ и Правительства Российской Федерации, законов Московской области, нормативных правовых актов Правительства и Губернатора Московской области осуществляют заместители Главы администрации района, руководители структурных подразделений администраций района в соответствии с предоставленной им компетенцией.

Контроль исполнения документов по срокам осуществляет общий отдел администрации района.

9.2. Организация контроля исполнения.

9.2.1. Организация контроля за исполнением документов в подразделениях предусматривает:

- получение регулярной информации о ходе контролируемых мероприятий или поручений;

- систематическую (промежуточную и окончательную по истечении срока) проверку исполнения конкретных заданий, вытекающих из содержания документа или поручения;

- изучение, анализ и обобщение поступающей информации, связанной с исполнением документа или поручения;

- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения документа или поручения в части, касающейся деятельности подразделения;

- выезды сотрудников на места с целью проверки и оказания помощи в работе по исполнению документов (поручений);

- отметку о ходе выполнения очередного этапа работы, а по ее завершению - об итоговых данных исполнения контролируемого документа и поручения.

9.2.2. Контроль исполнения организуется с использованием банка данных системы "Полный контроль" и должен обеспечить оперативное информирование руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, состоянии исполнительской дисциплины.

9.2.3. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Общий отдел учитывает и еженедельно обобщает данные о ходе, результатах исполнения документов, а также о документах, сроки исполнения которых наступают в ближайшее время. Информация о состоянии исполнительской дисциплины передается руководителям структурных подразделений.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и видам документов.

9.3. Сроки исполнения документов.

9.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или в резолюции должностного лица, устанавливается в один месяц.

Поручения Губернатора Московской области или Правительства Московской области с пометкой "срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней.

Правительственные телеграммы исполняются безотлагательно, не более трех дней, остальные - в течение 10 дней.

9.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель или должностное лицо, на которых возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляют на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок и исполнитель несет ответственность за срыв задания.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

О дате изменения срока ответственный за исполнение документа информирует общий отдел администрации.

9.4. Снятие документов с контроля.

9.4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документационного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.

В служебной записке об исполнении документа или поручения за подписью руководителя или должностного лица, которому давалось поручение, должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения. Одновременно в служебной записке вносится предложение о снятии с контроля исполненного документа или поручения.

Ответственность за правильность представляемой информации о выполнении документа или поручения, полноту решения поставленных в них вопросов несут руководители структурных подразделений администрации и курирующие их заместители Главы администрации района.

Проект распоряжения или постановления Главы района готовит тот, на кого возложен контроль за исполнением документа.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

В случае если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

10. Рассмотрение письменных и устных обращений граждан.

10.1. В соответствии с Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан, поступившие в администрацию Каширского муниципального района в письменном виде или устно на личном приеме должностного лица.

10.2. Организация учета и делопроизводства по обращениям граждан, поступившим на имя Главы района или заместителей Главы, возлагается на общий отдел администрации района.

10.3. Поступившие обращения регистрируются в информационной системе "Полный контроль".

Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе и состоит из порядкового номера документа и индекса согласно номенклатуре дел.

10.4. При поступлении повторных обращений им присваивается первоначальный номер.

В верхнем правом углу повторных обращений делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения в администрацию района, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером первого обращения.

10.5. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, анонимные обращения, газетные вырезки, реклама.

10.6. Рассматривает обращения граждан Глава района или заместители Главы администрации района.

10.7. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению администрации района, они направляются не позднее чем в семидневный срок по принадлежности; одновременно письменно об этом извещаются заявители, а при личном обращении разъясняется, куда им следует обратиться с заявлением, жалобой или предложением.

10.8. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

10.9. На каждое обращение граждан в администрацию района дается письменный или устный ответ о решениях, принятых по обращению, а в случае их отклонения указываются мотивы и разъясняется порядок обжалования.

10.10. Обращения и телеграммы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня их регистрации.

Если для разрешения обращения необходимы специальные проверки, истребование дополнительных документов либо принятие других мер, сроки разрешения в порядке исключения продлеваются Главой района или должностным лицом, ответственным за работу с обращениями граждан, но не более чем на один месяц с сообщением об этом заявителю.

10.11. Обращения граждан, поступающие из редакций средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

10.12. Ответы на обращения граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования, и должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым в обращении.

10.13. Ответы на обращения граждан даются Главой района, заместителями Главы администрации района или руководителями структурных подразделений администрации района.

10.14. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

10.15. Личный прием граждан Главой района, заместителями Главы администрации района, проводится в соответствии с утвержденным Главой района графиком приема.

10.16. Информационно-справочную работу по обращениям граждан ведет общий отдел администрации района.

11. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов.

11.1. Поступившие в администрацию района обращения депутатов регистрируются в общем отделе, в тот же день направляются на рассмотрение Главе района.

11.2. Должностные лица рассматривают обращения депутатов в порядке и в сроки, установленные настоящей Инструкцией.

12. Требования к оформлению документов.

12.1. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов.

12.1.1. Документы изготавливаются на бланках, которые должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения и соответствовать "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

12.1.2. Для бланков применяется бумага форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

12.1.3. Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

12.1.4. Бланки должны быть изготовлены на бумаге белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашенной в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

12.1.5. Бланки документов должны иметь поля в миллиметрах: верхнее - не менее 20, нижнее - не менее 20, левое - не менее 35, правое - не менее 10 по .

12.1.6. Бланки документов изготавливаются типографским способом. Допускается использование копий бланков, полученных с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

12.1.7. устанавливает следующие виды бланков документов:

- общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает в себя реквизиты: герб Каширского муниципального района, наименование организации, место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается давать ограничительные отметки для реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту и отметка о контроле.

Бланк письма включает реквизиты: герб Каширского муниципального района, наименование организации, справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: регистрационный номер и дата адресата, адресат, заголовок к тексту, текст документа, адресат, отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: герб Каширского муниципального района, наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

12.1.8. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового расположения реквизитов.

12.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов документов администрации района.

12.2.1. При подготовке и оформлении документов в администрации Каширского муниципального района используются следующие реквизиты: герб Каширского муниципального района, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа в администрацию района, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

12.2.2. Изображение герба Московской области на документах администрации Каширского муниципального района не допускается.

12.2.3. Справочные данные на бланках включают: почтовый адрес, номера телефонов приемной Главы района и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

12.2.4. Датой документа является дата его подписания, утверждения, а для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2002 года следует оформлять: 01.09.2002.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 3 сентября 2002 г.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо от 06.10.2000 N...

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

12.2.5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспондентах, исполнителях и др.

12.2.6. При ответах на запросы (письма, акты, докладные и т.д.) ссылка на регистрационный исходящий номер и дату документа обязательна. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, на некоторые дается ответ.

12.2.7. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте:

Курсы валют ЦБР

22.04.201523.04.2015
57.599857.7226
53.972853.6555
2.442212.38469
0.2902230.288672
80.246880.1667
8.703048.6611
0.451070.448643