Приказ архивного комитета Ленинградской области от 15.02.2011 N 5

Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции "Комплектование архивными документами и архивными фондами

В целях совершенствования исполнения государственной функции по комплектованию архивными документами и архивными фондами ГУ "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" в соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент исполнения государственной функции "Комплектование архивными документами и архивными фондами" согласно приложению к настоящему приказу.

2. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Председатель
архивного комитета
Ленинградской области
В.Малинко

УТВЕРЖДЕН
приказом
архивного комитета
Ленинградской области
от 15.02.2011 N 5

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И АРХИВНЫМИ ФОНДАМИ"

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению государственной функции "Комплектование архивными документами и архивными фондами" (далее - государственная функция) определяет порядок комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами государственного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ), последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия ГУ ЛОГАВ, архивного комитета Ленинградской области (далее - Архивный комитет) с юридическими и физическими лицами.

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области (организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Государственная функция исполняется ГУ ЛОГАВ.

3. В процессе исполнения функции ГУ ЛОГАВ взаимодействует с Архивным комитетом.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 13.10.1997, N 41, с. 8220-8235);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года, в редакции приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 года N 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20 мая 2009 года);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 9 октября 2007 года N 10291);

- постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" ("Вестник Правительства Ленинградской области" N 16, 13 мая 2005 года);

- Положением об архивном комитете Ленинградской области, утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 (газета "Вести", N 115, 25 июня 2008 года);

- приказом архивного комитета Ленинградской области от 25 декабря 2008 года N 15 "Об утверждении Административного регламента исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций - источников комплектования ГУ "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" с изменениями ("Вестник Правительства Ленинградской области", N 22, 17 мая 2010 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является:

- для юридических лиц - составление акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 1);

- для физических лиц, передающих документы из личных архивов, - составление акта приема на хранение архивных документов личного происхождения (приложение 2);

- при отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении ГУ ЛОГАВ архивных документов физических лиц, а также о возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве результатом является составление акта возврата архивных документов в двух экземплярах (приложение 3).

6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является передача архивных документов в государственный архив и утверждение акта их приема-передачи либо оформление акта возврата архивных документов личного происхождения.

Описание физических и юридических лиц и(или) их представителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти (организациями) при исполнении государственной функции

7. Архивные документы принимаются на государственное хранение от:

7.1. Органов государственной власти, иных государственных органов.

7.2. Государственных унитарных предприятий (включая казенные предприятия).

7.3. Государственных учреждений.

7.4. Российских и иностранных организаций.

7.5. Международных организаций в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

7.6. Физических лиц - граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

8. От имени физических лиц архивные документы могут передавать родственники, у которых хранятся архивные документы, а также представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.

9. От имени юридических лиц архивные документы могут передавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, а также представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.

Взимание платы за исполнение государственной функции

10. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Информация о местах нахождения и графике работы органов исполнительной власти Ленинградской области (организаций), исполняющих государственную функцию

11. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции. Место нахождения:

- Архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3; тел. (812)274-93-62; e-mail: [email protected];

- ГУ ЛОГАВ: 188800, г. Выборг, ул. Штурма, 1; тел. (813-78)2-15-00; e-mail: [email protected].

12. Режим работы:

- Архивного комитета:

-------------------+-----------------+------------------+------------------
¦   День недели    ¦  Время работы   ¦ Перерыв на обед  ¦  Приемные дни   ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Понедельник       ¦ с 9.00 до 18.00 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Вторник           ¦ с 9.00 до 18.00 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Среда             ¦ с 9.00 до 18.00 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Четверг           ¦ с 9.00 до 18.00 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Пятница           ¦ с 9.00 до 17.00 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
-------------------+-----------------+------------------+------------------

- ГУ ЛОГАВ:

-------------------+-----------------+------------------+------------------
¦   День недели    ¦  Время работы   ¦ Перерыв на обед  ¦  Приемные дни   ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Понедельник       ¦ с 8.30 до 17.15 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦ неприемный день ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Вторник           ¦ с 8.30 до 17.15 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
¦                  ¦                 ¦                  ¦  (10.00-15.00)  ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Среда             ¦ с 8.30 до 17.15 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦ неприемный день ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Четверг           ¦ с 8.30 до 17.15 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦  приемный день  ¦
¦                  ¦                 ¦                  ¦  (10.00-15.00)  ¦
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
¦Пятница           ¦ с 8.30 до 17.15 ¦ с 12.00 до 13.00 ¦ неприемный день ¦
-------------------+-----------------+------------------+------------------

13. Сведения о месте нахождения Архивного комитета и ГУ ЛОГАВ, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области http://lenobl.ru в разделе "Власть", подразделе "Исполнительная власть Ленинградской области", далее - "Комитеты, управления и комиссии".

14. Официальный сайт государственных услуг Ленинградской области - http://www.gu.lenobl.ru/.

15. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Ленинградской области: www.lenobl.ru.

При ответах на телефонные звонки специалисты отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета и отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГУ ЛОГАВ подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

16. При информировании посредством личного обращения работники отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета и отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГУ ЛОГАВ обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного комитета, ГУ ЛОГАВ.

17. При информировании по письменным обращениям работники отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета и отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГУ ЛОГАВ обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

18. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

19. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней.

20. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

21. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного комитета и помещениях ГУ ЛОГАВ, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного комитета и ГУ ЛОГАВ;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действия или бездействия Архивного комитета и(или) ГУ ЛОГАВ;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в исполнении государственной функции.

22. Вся перечисленная информация располагается также на портале государственных (функций) Ленинградской области и интернет-странице архивного комитета Ленинградской области.

Сроки исполнения государственной функции

23. Минимальный срок исполнения государственной функции составляет 3 месяца с момента утверждения списка источников комплектования ГУ ЛОГАВ.

24. Предельный срок исполнения государственной функции устанавливается в зависимости от сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования до их передачи на постоянное хранение.

Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо прекращения исполнения государственной функции

25. Прекращение исполнения государственной функции возможно по следующим основаниям:

- отсутствие утвержденных или согласованных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения или по личному составу;

- отсутствие договора передачи архивных документов на государственное хранение в случаях, установленных законодательством;

- архивные документы, передаваемые на хранение в ГУ ЛОГАВ, не упорядочены в соответствии с требованиями, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае ее ликвидации.

26. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является отсутствие свободных площадей для комплектования в ГУ ЛОГАВ.

Требования к местам исполнения государственной функции

27. Вход в здание, где располагается ГУ ЛОГАВ, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы ГУ ЛОГАВ.

28. Рабочее место каждого работника ГУ ЛОГАВ, ответственного за исполнение государственной функции, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами.

III. Административные процедуры

Последовательность действий при исполнении государственной функции

29. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

29.1. Определение источников комплектования ГУ ЛОГАВ.

29.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в ГУ ЛОГАВ.

29.3. Прием-передача архивных документов в ГУ ЛОГАВ.

30. Блок-схема, закрепляющая последовательность действий при исполнении государственной функции, представлена в приложении 4 к настоящему Административному регламенту.

Определение источников комплектования ГУ ЛОГАВ

31. Основанием для начала исполнения административной процедуры является:

31.1. Выявление Архивным комитетом, ГУ ЛОГАВ предполагаемых источников комплектования в обязательном порядке.

31.2. Письменное обращение юридического или физического лица в Архивный комитет, ГУ ЛОГАВ о включении в список источников комплектования ГУ ЛОГАВ.

32. Проекты списков источников комплектования ГУ ЛОГАВ согласовываются Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета (далее - ЦЭПМК).

33. Порядок рассмотрения списков источников комплектования ГУ ЛОГАВ в Архивном комитете осуществляется в соответствии с Административным регламентом, утвержденным приказом Архивного комитета от 27 февраля 2010 года N 5.

34. Срок исполнения данной административной процедуры составляет 30 календарных дней с момента выявления предполагаемого источника комплектования либо с момента обращения юридического или физического лица в Архивный комитет, ГУ ЛОГАВ с заявлением в свободной форме о включении в список источников комплектования ГУ ЛОГАВ.

35. Результатом административной процедуры является распоряжение Архивного комитета о согласовании списка комплектования ГУ ЛОГАВ и изменений в него.

Определение состава архивных документов, подлежащих приему в ГУ ЛОГАВ

36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является включение юридического или физического лица в число источников комплектования ГУ ЛОГАВ, влекущее необходимость определения перечня дел, подлежащих приему на постоянное хранение в ГУ ЛОГАВ.

37. Перечень дел, подлежащих приему от юридических лиц на постоянное хранение в ГУ ЛОГАВ, определяется номенклатурой дел организации - источника комплектования.

38. Номенклатура дел подлежит ежегодному утверждению руководителем юридического лица и один раз в пять лет подлежит согласованию с Архивным комитетом либо экспертно-проверочной методической комиссией ГУ ЛОГАВ (далее - ЭПМК ГУ ЛОГАВ) в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

39. Ежегодно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, представляются организациями - источниками комплектования на рассмотрение ЦЭПМК Архивного комитета.

40. ГУ ЛОГАВ вправе самостоятельно согласовывать в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

41. ЦЭПМК Архивного комитета на основании проведенного специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов анализа представленных документов и их письменных заключений принимает решение:

- об утверждении описей дел (или их годовых разделов) постоянного хранения, представленных источниками комплектования ГУ ЛОГАВ;

- о согласовании описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, о согласовании актов о неисправимых повреждениях архивных документов, о согласовании актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, источников комплектования ГУ ЛОГАВ.

42. При наличии замечаний представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в источник комплектования для анализа полученных замечаний и их устранения.

43. Представление номенклатур дел, описей дел, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, осуществляется в срок не позднее чем за 10 рабочих дней до даты заседания ЦЭПМК Архивного комитета.

44. Согласование номенклатур, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и утверждение описей дел постоянного хранения осуществляются в срок не более двух месяцев со дня поступления необходимых архивных документов в Архивный комитет.

45. Срок исполнения административной процедуры составляет шестьдесят календарных дней со дня поступления всех необходимых документов в Архивный комитет.

46. Результатом исполнения административной процедуры является определение состава архивных документов путем утверждения описи дел постоянного хранения в отношении конкретного источника комплектования.

Прием-передача архивных документов в ГУ ЛОГАВ

47. Основанием для приема архивных документов в ГУ ЛОГАВ является утверждение директором ГУ ЛОГАВ согласованного с источником комплектования графика приема-передачи архивных документов.

48. Допускается внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы уничтожения, утраты архивных документов.

49. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей может быть осуществлен досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора.

50. Основаниями для начала исполнения административной процедуры являются:

- наличие у юридического лица выписки из утвержденного ГУ ЛОГАВ в конце предыдущего года графика приема документов на государственное хранение, которая направляется источнику комплектования в начале календарного года;

- письменное обращение юридического или физического лица в Архивный комитет, ГУ ЛОГАВ посредством почтовой связи;

- решение арбитражного суда о признании юридического лица банкротом, введении конкурсного производства или решение организации о самоликвидации.

51. ГУ ЛОГАВ за месяц до установленного графиком приема срока в письменной форме информирует источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов.

52. В определенные графиком сроки ГУ ЛОГАВ организует прием документов на хранение.

53. Прием архивных документов личного происхождения в ГУ ЛОГАВ осуществляется на основании решения ЦЭПМК Архивного комитета и ЭПМК ГУ ЛОГАВ по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

54. При передаче документов на хранение:

54.1. Юридическими лицами представляются:

54.1.1. Письмо (заявление) с просьбой о приеме документов.

54.1.2. Утвержденные ЦЭПМК Архивного комитета либо ЭПМК ГУ ЛОГАВ описи дел постоянного хранения (в 4 экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним.

54.1.3. Историческая справка, содержащая сведения о юридическом лице и его архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах).

54.1.4. Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимом повреждении документов в случае отсутствия архивных документов.

54.1.5. Справка о причинах отсутствия документов, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

54.2. Физическими лицами представляются:

54.2.1. Письмо (заявление) с просьбой о приеме документов.

54.2.2. Биографическая справка о физическом лице и аннотация архивных документов (при первом приеме), дополнение к биографической справке (при последующих приемах).

54.3. При приеме архивных документов на хранение в связи с ликвидацией юридического лица либо прекращением физическим лицом предпринимательской деятельности также представляются:

54.3.1. Письмо (заявление) с просьбой о приеме документов.

54.3.2. Документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия).

54.3.3. Описи дел по личному составу (в 3 экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним.

54.3.4. Историческая справка о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде.

55. Ответственным за прием архивных документов на хранение является работник ГУ ЛОГАВ, в должностном регламенте которого закреплена соответствующая обязанность (далее - ответственный за прием).

56. При приеме архивных документов ответственный за прием проводит проверку их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверку наличия и состояния страховых копий на особо ценные и уникальные документы и проверку комплектности учетных документов.

57. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в ГУ ЛОГАВ.

58. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись.

59. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке.

60. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

61. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

62. Документы, созданные ГУ ЛОГАВ в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, архивных документов, которая утверждается ЦЭПМК Архивного комитета или ЭПМК ГУ ЛОГАВ. Прием указанных архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение.

63. Прием секретных архивных документов от источников комплектования государственного архива осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

64. Срок исполнения административной процедуры составляет до 10 рабочих дней.

65. Результатом выполнения административной процедуры является прием архивных документов на хранение, оформленный актом приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах.

66. Один экземпляр акта приема-передачи архивных документов на хранение остается в ГУ ЛОГАВ, другой - в источнике комплектования.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений ответственными должностными лицами

67. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником отдела формирования государственного архивного фонда методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - председателем Архивного комитета или его заместителем, директором ГУ ЛОГАВ.

68. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя:

- анализ выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по приему архивных документов на хранение в ГУ ЛОГАВ от источников комплектования в соответствии с представленными графиками комплектования;

- проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи архивных документов на хранение в период плановых проверок работы ГУ ЛОГАВ.

69. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.

70. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

71. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

72. По итогам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

73. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивного комитета и ГУ ЛОГАВ, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы пользователями во внесудебном порядке и(или) в суде.

74. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, участвующих в исполнении государственной функции, могут быть обжалованы в том случае, если, по мнению заявителя, имели место принятие противоправных решений, нарушение прав и законных интересов заявителя, положений настоящего Административного регламента, делового этикета.

75. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя.

76. Жалоба может быть подана в устной или письменной форме.

77. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема либо направлена по почте.

78. В письменной жалобе указываются:

- наименование государственного органа, в который направляется письменная жалоба;

- наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), от которого поступила жалоба;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;

- должность, подпись заявителя, дата.

79. Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если в ней не указаны наименование организации (фамилия гражданина), обратившегося с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержится вопрос, на который организации (гражданину) неоднократно давались письменные ответы по существу вопроса и новые доводы или обстоятельства по данному вопросу не приводятся;

- если в ней отсутствует наименование исполнительного органа государственной власти, решение, действия (бездействие) которого обжалуются;

- если в ней отсутствует существо обжалуемого решения, действий (бездействия) должностных лиц;

- если предметом указанной жалобы являются решения, действия (бездействие) должностных лиц государственного органа, не являющегося уполномоченным на исполнение государственной функции;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

80. Заявитель имеет право на получение в Архивном комитете, ГУ ЛОГАВ информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при исполнении государственной функции.

81. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается председателю Архивного комитета, директору ГУ ЛОГАВ. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана вице-губернатору Ленинградской области, курирующему деятельность Архивного комитета.

82. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.

83. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.

84. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) председатель Архивного комитета, заместитель председателя Архивного комитета, директор ГУ ЛОГАВ принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований.

85. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

86. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

87. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

88. О нарушении должностным лицом Архивного комитета, ГУ ЛОГАВ положений настоящего Административного регламента заявитель может сообщить по телефонам и адресу электронной почты Архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, приведенным в настоящем Административном регламенте.

Приложение 1

ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

             УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ
____________________________________   ____________________________________
(наименование должности руководителя   (наименование должности руководителя
___________________________________    ____________________________________
       организации-сдатчика)                  организации-приемщика)

_____________  _____________________   _____________  _____________________
  (подпись)    (расшифровка подписи)     (подпись)    (расшифровка подписи)
                                М.П.                                   М.П.
_____________                          _____________
   (дата)                                 (дата)

                                    АКТ
                         ______________ N _______
                             (дата)
              ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

___________________________________________________________________________
                           (основание передачи)
___________________________________________________________________________
                      (название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________ сдал,
                      (название организации-сдатчика)
____________________________________________________________________ принял
                 (название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

----+--------------------------+-------------------+-----------+-----------
¦ N ¦  Название, номер описи   ¦    Количество     ¦Количество ¦Примечания¦
¦п/п¦                          ¦ экземпляров описи ¦  ед. хр.  ¦          ¦
+---+--------------------------+-------------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦            2             ¦         3         ¦     4     ¦    5     ¦
+---+--------------------------+-------------------+-----------+----------+
¦   ¦                          ¦                   ¦           ¦          ¦
+---+--------------------------+-------------------+-----------+----------+
¦   ¦                          ¦                   ¦           ¦          ¦
----+--------------------------+-------------------+-----------+-----------

Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                    Прием произвели:
___________  _________  ____________   ___________  _________  ____________
(должность)  (подпись)  (расшифровка   (должность)  (подпись)  (расшифровка
                          подписи)                               подписи)
________________                       ________________
    (дата)                                 (дата)

Фонду присвоен N __________________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

____________________   ______________    __________________________________
    (должность)          (подпись)              (расшифровка подписи)

_________________________
        (дата)

Приложение 2

ФОРМА АКТА ПРИЕМА НА ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

               АКТ                                  УТВЕРЖДАЮ
     ____________ N _________          Директор ___________________________
        (дата)                                      (название архива)
приема на хранение архивных            ___________  _______________________
документов личного происхождения        (подпись)    (расшифровка подписи)

                                       _______________________________ М.П.
                                                   (дата)

На основании решения ЭПМК
(протокол от ___________________ N ___________)
и договора от ________________________________
______________________________________________________________________ сдал
                  (Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________________
                             (общая характеристика документов)
в количестве __________ ед. хр. (условных) ____________ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи

Фонду присвоен N ______________

Собственник/владелец
(нужное подчеркнуть) __________________ __________________________________
                         (подпись)             (расшифровка подписи)

__________________________________  _____________  ________________________
(наименование должности работника)    (подпись)      (расшифровка подписи)

__________________________________
            (дата)

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

__________________________________  _____________  ________________________
(наименование должности работника)    (подпись)      (расшифровка подписи)

__________________________________
            (дата)

Приложение 3

ФОРМА АКТА ВОЗВРАТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОБСТВЕННИКУ

               АКТ                                  УТВЕРЖДАЮ
     ____________ N _________          Директор ___________________________
        (дата)                                       (название архива)
   возврата архивных документов        ___________  _______________________
           собственнику                 (подпись)    (расшифровка подписи)

                                       Дата __________________________ М.П.

На основании решения ЭПМК (протокол от _____________________ N ___________)
по итогам описания архивных документов фонда N ____________________________
                                                    (название фонда)
___________________________________________________________________________
были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные документы:
___________________________________________________________________________
    (излагается краткая характеристика документов и причины их возврата
                               собственнику)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Всего: ___________________ ед. хр. __________________ документов (листов)

__________________________________  _____________  ________________________
(наименование должности работника)    (подпись)      (расшифровка подписи)
__________________________________  _____________  ________________________
(наименование должности работника)    (подпись)      (расшифровка подписи)

Документы получены                  _____________  ________________________
                                      (подпись       (расшифровка подписи)
                                    собственника)

Дата ________________________________

Изменения в учетные документы внесены

__________________________________  _____________  ________________________
(наименование должности работника)    (подпись)      (расшифровка подписи)

Дата ________________________________

Приложение 4

БЛОК-СХЕМА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

              ------------------------------------
              ¦      Определение источников      ¦
          ----+          комплектования          +---¬
          ¦   ----------------+-------------------   ¦
          \/                  ¦                      \/
----------------------------  ¦  ----------------------------
¦ГУ ЛОГАВ, Архивный комитет¦  ¦  ¦  Обращения юр./физ. лиц  ¦
----------------------------  ¦  ----------------------------
                              \/
       ------------------------------------------------
       ¦    ГУ ЛОГАВ составляют списки источников     ¦
       ¦комплектования и представляют на согласование ¦
       ¦           ЦЭПМК Архивного комитета           ¦
       ----------------------+-------------------------
                             \/
       ------------------------------------------------
       ¦Согласование списков источников комплектования¦
       ¦           ЦЭПМК Архивного комитета           ¦
       ----------------------+-------------------------
                             \/
       ------------------------------------------------
       ¦Утверждение списков источников комплектования ¦
       ¦       распоряжением Архивного комитета       ¦
       ----------------------+-------------------------
                             \/
       ------------------------------------------------
       ¦  Проведение экспертизы ценности документов.  ¦
       ¦   Утверждение описей дел постоянного срока   ¦
       ¦      хранения ЦЭПМК Архивного комитета       ¦
       ----------------------+-------------------------
                             \/
       ------------------------------------------------
       ¦Включение документов в состав Архивного фонда ¦
       ¦             Российской Федерации             ¦
       ----------------------+-------------------------
                             \/
       ------------------------------------------------
       ¦Прием-передача архивных документов в ГУ ЛОГАВ ¦
       ------------------------------------------------

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: