Приказ архивного комитета Ленинградской области от 22.03.2011 N 9

Об утверждении Административного регламента архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов

В целях совершенствования исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по государственному учету архивных документов в соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов" согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу приказ архивного комитета Ленинградской области от 25 декабря 2008 года N 14 "Об утверждении Административного регламента исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации".

3. Отделу формирования государственного архивного фонда методического обеспечения и контроля деятельности архивов организовать внедрение Административного регламента архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов" в практику работы комитета.

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Председатель
архивного комитета
Ленинградской области
В.Малинко

УТВЕРЖДЕН
приказом
архивного комитета
Ленинградской области
от 22.03.2011 N 9

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ АРХИВНОГО КОМИТЕТА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ"

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов".

1.1. Административный регламент архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов" (далее - Административный регламент) разработан в целях централизации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном учреждении "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ), государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, государственных органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ (далее - источники комплектования).

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области (организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Исполнение государственной функции осуществляется архивным комитетом Ленинградской области (далее - Архивный комитет).

3. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

4.1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 год, N 43, ст. 4169);

4.2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года);

4.3. Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации". Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 июля 1997 года, регистрационный N 1344 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 17, 1997 год);

4.4. Приказом Федеральной архивной службы от 23 октября 2000 года N 64 "Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";

4.5. Постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении положения об архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания архивного комитета Ленинградской области" (Вести, N 115, 25 июня 2008 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение в установленных единицах учета количества и состава архивных документов, хранящихся в ГУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования ГУ ЛОГАВ.

6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ГУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования в сводных документах государственного учета.

Физические и юридические лица и(или) их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти (организациями) при исполнении государственной функции

7. Учет архивных документов осуществляется в отношении следующих субъектов:

7.1. ГУ ЛОГАВ;

7.2. Государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации;

7.4. Источников комплектования.

Взимание платы за исполнение государственной функции

8. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Порядок исполнения государственной функции

Информирование о правилах исполнения государственной функции

9. Местонахождение Архивного комитета Ленинградской области: 191311, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3, тел. (812)274-93-62, факс (812)710-00-81, e-mail: [email protected].

10. График работы Архивного комитета:

----------------------+-----------------------+----------------------------
¦     День недели     ¦     Время работы      ¦       Приемные дни        ¦
+---------------------+-----------------------+---------------------------+
¦     Понедельник     ¦   с. 9.00 до 18.00    ¦       приемный день       ¦
+---------------------+-----------------------+---------------------------+
¦       Вторник       ¦    с 9.00 до 18.00    ¦       приемный день       ¦
+---------------------+-----------------------+---------------------------+
¦        Среда        ¦    с 9.00 до 18.00    ¦       приемный день       ¦
+---------------------+-----------------------+---------------------------+
¦       Четверг       ¦    с 9.00 до 18.00    ¦       приемный день       ¦
+---------------------+-----------------------+---------------------------+
¦       Пятница       ¦    с 9.00 до 17.00    ¦       приемный день       ¦
----------------------+-----------------------+----------------------------

11. Сведения о местонахождении Архивного комитета, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- при личном обращении;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- на сайте Архивного комитета по адресу http://www.lenobl.ru/gov/committee/archive.

13. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного комитета подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

14. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

15. При личном обращении работник Архивного комитета обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного комитета и предоставить информацию в соответствии с настоящим Административным регламентом.

16. При информировании по письменным обращениям работники Архивного комитета обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

17. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

18. Письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней.

19. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

20. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного комитета, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного комитета;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц Архивного комитета;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в исполнении государственной функции;

- выписка из текста настоящего Административного регламента.

21. Перечисленная в пункте 20 настоящего Административного регламента информация располагается также на портале государственных услуг Ленинградской области по адресу http://www.gu.lenobl.ru и интернет-странице Архивного комитета Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

Сроки исполнения государственной функции

22. ГУ ЛОГАВ представляет документы государственного учета в Архивный комитет ежегодно не позднее 15 января следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом.

23. Государственные музеи и библиотеки представляют документы государственного учета раз в три года до 15 января следующего за отчетным года.

24. Источники комплектования представляют документы государственного учета ежегодно до 25 декабря текущего года.

25. Архивный комитет Ленинградской области ежегодно:

- до 15 февраля следующего за отчетным года составляет сводные документы государственного учета;

- до 1 февраля следующего за отчетным года включает копию массива данных, введенных ГУ ЛОГАВ в Программный комплекс (ПК) "Архивный фонд" (далее - учетная база данных) в ПК "Фондовый каталог".

Документы, необходимые для исполнения государственной функции

26. В целях исполнения государственной функции ГУ ЛОГАВ представляет в Архивный комитет следующие документы:

26.1. Паспорт государственного архива на 1 января 20__ года (приложение 1 - не приводится) и пояснительную записку к нему;

26.2. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__ года (приложение 2 - не приводится);

26.3. Карточки фондов (приложение 3 - не приводится);

26.4. Копию массива данных учетной базы данных на 1 января 20__ года на электронном носителе в 1 экземпляре или по электронной почте (перечень реквизитов, обязательных для заполнения в учетной базе данных, представлен в приложении 4 - не приводится).

27. В целях исполнения государственной функции государственные музеи, государственные библиотеки представляют в Архивный комитет следующие документы:

27.1. Паспорт государственного музея на 1 января 20__ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

28. Паспорт государственной библиотеки на 1 января 20__ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему.

29. В целях исполнения государственной функции источники комплектования ГУ ЛОГАВ представляют в Архивный комитет следующие документы:

29.1. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря 20___ года (приложение 6 - не приводится).

Основания для приостановления исполнения государственной функции

30. Исполнение государственной функции приостанавливается в случаях:

30.1. Непредоставления (несвоевременного предоставления) учетных документов в Архивный комитет субъектами, указанными в пункте 7 настоящего Административного регламента;

30.1. Необходимости устранения недостатков в поступивших документах государственного учета.

Основания для прекращения исполнения государственной функции

31. Исполнение государственной функции прекращается в случае снятия с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, либо в случае невозможности устранения недостатков в поступивших документах.

Требования к местам исполнения государственной функции

32. Исполнение государственной функции осуществляется в здании Архивного комитета.

33. Местами для приема посетителей в Архивном комитете являются кабинеты.

34. Внутри здания размещаются указатели нахождения соответствующих кабинетов.

35. Места ожидания приема в Архивном комитете обеспечиваются стульями или скамьями.

36. Кабинеты должны быть оборудованы средствами охранно-пожарной сигнализации, соответствовать санитарным правилам и нормам.

37. В здании, где осуществляется прием посетителей, на информационных стендах размещается информация о порядке исполнения государственной функции.

38. Рабочее место работника Архивного комитета, осуществляющего прием посетителей, должно быть обеспечено телефонной связью (в том числе междугородной и внутренней) и компьютером.

III. Административные процедуры

39. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и регистрацию документов государственного учета, копии массива учетной баз данных и передача их на исполнение;

- анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета;

- обновление ПК "Фондовый каталог" и анализ массива данных учетной базы данных ГУ ЛОГАВ;

40. Блок-схема административных процедур представлена в приложении 7 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.

Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение

41. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документа государственного учета, учетной базы данных (далее - документы) к работнику Архивного комитета, уполномоченному осуществлять прием и регистрацию почтовой корреспонденции (далее - уполномоченный специалист).

42. При приеме документов уполномоченный специалист осуществляет их регистрацию.

43. После регистрации уполномоченный специалист передает документы на исполнение в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета (далее - отдел).

44. Срок выполнения административной процедуры составляет два календарных дня.

45. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов на исполнение в отдел.

Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета

46. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в отдел.

47. После поступления документов в отдел они передаются начальнику отдела.

48. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за проведение анализа документов и подготовку сводных документов государственного учета (далее - ответственный исполнитель), и передает поступившие документы ответственному исполнителю.

49. Ответственный исполнитель проверяет документы на предмет комплектности и правильности оформления.

50. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов ответственный исполнитель информирует об этом уполномоченного представителя органа или организации из числа субъектов, указанных в пункте 7 настоящего Административного регламента (далее - представитель органа или организации), направившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

51. Представитель органа или организации обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивный комитет копию исправленного документа по факсу или по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

52. Представитель органа или организации не позднее десяти дней с момента направления копии исправленного документа по факсу или электронной почте обязан направить (представить) оригинал исправленного документа в адрес Архивного комитета.

53. При установлении правильности оформления и комплектности документов ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета.

54. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.

55. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.

56. После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет сводные документы государственного учета и пояснительную записку к ним.

57. Сводные документы государственного учета визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела для визирования.

58. Начальник отдела визирует документы и представляет завизированные сводные документы государственного учета председателю Архивного комитета для подписания.

59. После подписания председателем Архивного комитета сводных документов государственного учета один экземпляр сводных документов государственного учета подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр направляется в Федеральное архивное агентство.

60. Срок выполнения административной процедуры составляет тридцать календарных дней с момента поступления документов в отдел.

61. Результатом исполнения административной процедуры является подписание председателем Архивного комитета сводных документов государственного учета.

Обновление ПК "Фондовый каталог" и анализ массивов данных учетной базы данных

62. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление копии массивов данных учетной базы данных ГУ ЛОГАВ в отдел.

63. После поступления документов в отдел копия массивов данных учетной базы данных передается начальнику отдела.

64. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за обновление ПК "Фондовый каталог" и проведение анализа массивов данных учетной базы данных ГУ ЛОГАВ (далее - ответственный исполнитель), и передает поступившие документы исполнителю.

65. Ответственный исполнитель проверяет представленные массивы учетной базы на предмет комплектности файлов.

66. При выявлении неполного состава файлов в представленном массиве данных ответственный исполнитель информирует об этом по телефону ответственного исполнителя ГУ ЛОГАВ с целью устранения выявленных недостатков.

67. Представитель ГУ ЛОГАВ обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивный комитет исправленную базу данных по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

68. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.

69. При отсутствии недостатков ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в ПК "Фондовый каталог".

70. После включения массива учетной базы данных в ПК "Фондовый каталог" ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей представленной базы данных.

71. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях базы данных производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.

72. Срок исполнения административной процедуры составляет 12 календарных дней с момента поступления копии массива учетной базы данных в отдел.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

73. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником отдела, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - председателем Архивного комитета или его заместителем.

74. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе выездных проверок), анализ и проверку документов государственного учета, а также отчетной документации, выявление и устранение ошибок и неточностей, принятие соответствующих решений.

75. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.

76. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

77. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

78. По итогам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

79. Действия (бездействие) и решения должностных лиц, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы заявителями во внесудебном порядке и(или) в суде.

80. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета, участвующих в исполнении государственной функции, могут быть обжалованы в том случае, если, по мнению заявителя, имели место принятие противоправных решений, нарушение прав и законных интересов заявителя, положений настоящего регламента, делового этикета.

81. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя.

82. Жалоба может быть подана в устной или письменной форме.

83. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема либо направлена по почте.

84. В письменной жалобе указываются:

- наименование государственного органа, в который направляется письменная жалоба;

- наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), от которой поступила жалоба;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;

- должность, подпись заявителя, дата.

85. Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если в ней не указаны наименование организации (фамилия гражданина), обратившегося с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержится вопрос, на который организации (гражданину) неоднократно давались письменные ответы по существу вопроса и новые доводы или обстоятельства по данному вопросу не приводятся;

- если в ней отсутствует наименование исполнительного органа государственной власти, решение, действия (бездействие) которого обжалуются;

- если в ней отсутствует существо обжалуемого решения, действий (бездействия) должностных лиц;

- если предметом указанной жалобы являются решения, действия (бездействие) должностных лиц государственного органа, не являющегося уполномоченным на исполнение государственной функции;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

86. Заявитель имеет право на получение в Архивном комитете информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при исполнении государственной функции.

87. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается руководителю Архивного комитета.

88. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана вице-губернатору, курирующему деятельность Архивного комитета.

89. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.

90. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.

91. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) руководитель Архивного комитета, заместитель руководителя Архивного комитета, принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований.

92. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

93. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

94. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

95. О нарушении должностным лицом Архивного комитета положений настоящего Административного регламента заявитель может сообщить по телефонам и адресу электронной почты Архивного комитета, приведенным в настоящем Административном регламенте.

96. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействия должностных лиц Архивного комитета в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сроки обжалования, юрисдикция суда и оформление соответствующих заявлений устанавливаются процессуальным законодательством Российской Федерации.

Комментарии
Комментирование через социальные сервисы Facebook и Вконтакте: